大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案工作初探

鐘金順

摘 要：現(xiàn)階段，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的越來(lái)越迅速，我國(guó)檔案部門(mén)的管理也越來(lái)越完善。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過(guò)海量、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的有效集成，推動(dòng)社會(huì)治理的精細(xì)化和科學(xué)化進(jìn)程，并有效節(jié)約社會(huì)治理的成本，已經(jīng)吸引了世界多個(gè)的國(guó)際組織以及國(guó)家的關(guān)注。在大數(shù)據(jù)浪潮的引領(lǐng)下，我國(guó)檔案部門(mén)迅速掀起了研究大數(shù)據(jù)的熱潮，大數(shù)據(jù)、檔案信息、大數(shù)據(jù)檔案等概念在學(xué)術(shù)界反復(fù)地出現(xiàn)，那么到底大數(shù)據(jù)與檔案之間有怎樣的關(guān)系，是我們研究大數(shù)據(jù)必須首先弄懂的一個(gè)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案工作；初探

1大數(shù)據(jù)背景下的檔案工作的概述

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)需要注意以下三個(gè)方面：第一，要讓相關(guān)工作人員確立大檔案的意識(shí)。大檔案意識(shí)指的就是對(duì)檔案的理解，在普通人眼里，一部分特殊的資料才稱作檔案，可是在大檔案意識(shí)中，員工需要把所有存在價(jià)值的信息資料當(dāng)作檔案處理。第二，完善檔案存儲(chǔ)觀念。在以往的檔案存儲(chǔ)理念中，檔案的存儲(chǔ)意義就是將檔案儲(chǔ)存在檔案館?，F(xiàn)如今，檔案方方面面都與以前不一樣了，如果一味地死守過(guò)往的檔案存儲(chǔ)理念，就會(huì)對(duì)企業(yè)的檔案工作造成不好的影響?，F(xiàn)如今檔案的采集、截取并不需要全都下載到檔案館的電腦中，現(xiàn)在能夠?qū)n案存儲(chǔ)于各個(gè)節(jié)點(diǎn)的通信設(shè)備、資料櫥柜、計(jì)算機(jī)里面，如果需要調(diào)出或修改檔案，可以方便快捷地找到相應(yīng)的檔案，我們可以將存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)也看作是檔案的一部分。第三，檔案整理方式出現(xiàn)了變革。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，檔案中具有非常多的數(shù)據(jù)，只依靠企業(yè)本身的檔案管理人員及技術(shù)水平難以有效地對(duì)如此龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。所以，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候需要選擇更加現(xiàn)代化的方法。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1檔案管理信息化的重視程度有待提高

單位檔案管理工作能否得到重視，很大程度上影響了檔案管理工作的水平和質(zhì)量。只有得到足夠的重視，才能有足夠的資源支持檔案工作，檔案管理運(yùn)行才能更加順暢和有效。而很多單位由于對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作重視不夠，檔案管理水平低、檔案管理信息化建設(shè)滯后，檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)低等現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。檔案管理信息化更需要重視，不論是硬件建設(shè)，還是軟件建設(shè)，都需要比以往更多的支持。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，就不僅要對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，也要對(duì)全體職工進(jìn)行檔案方面的培訓(xùn)，從而樹(shù)立檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值，規(guī)范檔案借調(diào)程序，支持檔案管理工作。

2.2存儲(chǔ)與處理有待發(fā)展

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理數(shù)據(jù)呈幾何式增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，現(xiàn)有的檔案管理機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)設(shè)備難以勝任大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)要求，即便應(yīng)用云盤(pán)存儲(chǔ)也難以徹底解決困境。大數(shù)據(jù)需要對(duì)所有的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上依據(jù)對(duì)應(yīng)算法進(jìn)行所需信息提取，將TB級(jí)別的數(shù)據(jù)上傳到云盤(pán)耗時(shí)較大，而且新時(shí)期這些數(shù)據(jù)是在隨時(shí)變化的，云盤(pán)上數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性大打折扣。同時(shí)，云計(jì)算的分布式性質(zhì)也和大數(shù)據(jù)分析需求存在出入，大數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)首先需要將數(shù)據(jù)從存儲(chǔ)點(diǎn)傳輸?shù)教幚睃c(diǎn)，如果同時(shí)進(jìn)行大量的大數(shù)據(jù)分析很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)堵塞，嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)處理速度。對(duì)此，我們可以改變數(shù)據(jù)處理方式，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)點(diǎn)直接進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，這樣大數(shù)據(jù)分析唯一需要進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸之處就是傳輸處理結(jié)果，但是這種數(shù)據(jù)處理方式對(duì)數(shù)據(jù)完整性和數(shù)據(jù)來(lái)源的要求較高。大數(shù)據(jù)處理所需時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)集進(jìn)行掃描以找到合適的檔案顯然是不現(xiàn)實(shí)的，所以在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)之時(shí)，檔案管理工作就要去探索建立搜索引擎也縮短數(shù)據(jù)掃描和處理時(shí)間。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代完善企業(yè)檔案工作的方案

3.1深入開(kāi)展檔案數(shù)字化，積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化

數(shù)字化是指將模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為用“0”和“1”表示的二進(jìn)制碼；數(shù)據(jù)化則是指一種把現(xiàn)象轉(zhuǎn)變?yōu)榭芍票矸治龅牧炕问降倪^(guò)程，數(shù)據(jù)代表著對(duì)某件事物的描述，數(shù)據(jù)可以記錄、分析和重組它。數(shù)字化是數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)，但數(shù)字化還無(wú)法取代數(shù)據(jù)化。現(xiàn)階段檔案數(shù)字化是通過(guò)掃描的方式將非數(shù)字化信息變成數(shù)字化形式以便通過(guò)計(jì)算機(jī)閱讀，數(shù)字化的內(nèi)容多以圖像形式儲(chǔ)存而未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，無(wú)法對(duì)數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別、分類(lèi)、著錄、標(biāo)引等。企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)在繼續(xù)深入開(kāi)展檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化工作。檔案部門(mén)要將以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為主要工作內(nèi)容的檔案數(shù)字化工作做好、做精，并逐步將工作重心聚焦在對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行識(shí)別、分類(lèi)、著錄、標(biāo)引的檔案數(shù)據(jù)化上。

3.2創(chuàng)新服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)

一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代，大眾的信息利用需求呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，相對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上冗余雜亂的信息資源而言，檔案館（室）所保管的檔案數(shù)據(jù)信息具備其他資源無(wú)法企及的真實(shí)性、可靠性，具有更高的公信力，因而，在檔案的特性和大眾需求的引導(dǎo)下，檔案利用者將更加廣泛，這就要求檔案管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變工作思路，改變過(guò)去“有什么就利用什么、我編研你利用”的被動(dòng)思維，樹(shù)立“數(shù)據(jù)即是服務(wù)”的理念，重視特色檔案的收集編研、提供更為便捷的檢索工具、擴(kuò)大檔案開(kāi)放的范圍、借助網(wǎng)絡(luò)等多元形式主動(dòng)地提供優(yōu)質(zhì)高效的利用服務(wù)。另一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)最重要最直觀的應(yīng)用是基于“全數(shù)據(jù)”的數(shù)據(jù)對(duì)比分析，也就是用檔案數(shù)據(jù)說(shuō)話；利用知識(shí)挖掘技術(shù)，對(duì)有較高價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理和深度挖掘，即通過(guò)“數(shù)據(jù)加工”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)“增值”的能力是檔案管理部門(mén)所應(yīng)追求的。

3.3大數(shù)據(jù)技術(shù)使得檔案管理可拓展性發(fā)展有了機(jī)會(huì)

在檔案數(shù)據(jù)不斷增加的情況下，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)是不能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)拓展的目標(biāo)，長(zhǎng)以此往，檔案管理工作會(huì)變得非常吃力，呈現(xiàn)出明顯的小牛拉大車(chē)的局面。大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了云計(jì)算技術(shù)，云計(jì)算是對(duì)計(jì)算資源和存儲(chǔ)資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)拓展的有效手段，能夠精準(zhǔn)地實(shí)現(xiàn)按需分配。檔案管理系統(tǒng)只需要按照云計(jì)算的要求和需求進(jìn)行技術(shù)架構(gòu)，檔案管理系統(tǒng)的可拓展性問(wèn)題就能得到妥善地解決，可以動(dòng)態(tài)即時(shí)地增加計(jì)算資源和存儲(chǔ)資源，足服務(wù)器的快速擴(kuò)容及數(shù)據(jù)量的快速增長(zhǎng)，同時(shí)大幅降低IT系統(tǒng)投資及維護(hù)成本。

3.4提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人員的信息素養(yǎng)和信息技術(shù)能力提出了新的要求，檔案工作人員要以自主學(xué)習(xí)和繼續(xù)教育培訓(xùn)相結(jié)合的方式，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)提升業(yè)務(wù)技能，更好地為用戶提供服務(wù)。檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)、跟蹤及掌握最新的信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、新媒體技術(shù)，探索和實(shí)踐云檔案系統(tǒng)和云存儲(chǔ)，以滿足企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的海量存儲(chǔ)和高效分析處理的需要，從而提升文檔工作價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)進(jìn)步和技術(shù)發(fā)展都為檔案工作的發(fā)展提供了源源不斷的動(dòng)力。因此，檔案工作要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代做出一番成績(jī)，就必須在認(rèn)清楚現(xiàn)有基礎(chǔ)的情況下，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的分析、管理和應(yīng)用，主動(dòng)創(chuàng)新檔案行業(yè)的服務(wù)模式，提升競(jìng)爭(zhēng)力和內(nèi)涵。但同時(shí)，在大數(shù)據(jù)熱潮下我們也要保持一定的冷靜，在不斷變化前進(jìn)的時(shí)候不能盲目去做削足適履與本末倒置的事情，那樣就適得其反了。我們?cè)谶M(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新與管理轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，應(yīng)保持理性，檔案信息化工作有其本身的規(guī)律、特點(diǎn)和任務(wù)，不必為了貼上大數(shù)據(jù)標(biāo)簽而透支大數(shù)據(jù)概念。總之，我們要在做好傳統(tǒng)檔案工作的基礎(chǔ)上，再去不斷突破和創(chuàng)新，在法律的框架下做出更有益于檔案工作的事情。

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