大數據時代的檔案工作初探

鐘金順

摘 要：現階段，我國的經濟發展的越來越迅速，我國檔案部門的管理也越來越完善。大數據技術能夠通過海量、動態數據的有效集成，推動社會治理的精細化和科學化進程，并有效節約社會治理的成本，已經吸引了世界多個的國際組織以及國家的關注。在大數據浪潮的引領下，我國檔案部門迅速掀起了研究大數據的熱潮，大數據、檔案信息、大數據檔案等概念在學術界反復地出現，那么到底大數據與檔案之間有怎樣的關系，是我們研究大數據必須首先弄懂的一個問題。

關鍵詞：大數據時代；檔案工作；初探

1大數據背景下的檔案工作的概述

在大數據時代背景下，企業需要注意以下三個方面：第一，要讓相關工作人員確立大檔案的意識。大檔案意識指的就是對檔案的理解，在普通人眼里，一部分特殊的資料才稱作檔案，可是在大檔案意識中，員工需要把所有存在價值的信息資料當作檔案處理。第二，完善檔案存儲觀念。在以往的檔案存儲理念中，檔案的存儲意義就是將檔案儲存在檔案館。現如今，檔案方方面面都與以前不一樣了，如果一味地死守過往的檔案存儲理念，就會對企業的檔案工作造成不好的影響。現如今檔案的采集、截取并不需要全都下載到檔案館的電腦中，現在能夠將檔案存儲于各個節點的通信設備、資料櫥柜、計算機里面，如果需要調出或修改檔案，可以方便快捷地找到相應的檔案，我們可以將存儲的數據也看作是檔案的一部分。第三，檔案整理方式出現了變革。在當前的時代背景下，檔案中具有非常多的數據，只依靠企業本身的檔案管理人員及技術水平難以有效地對如此龐大的數據進行管理。所以，企業在開展檔案管理工作的時候需要選擇更加現代化的方法。

2大數據時代給檔案工作帶來的挑戰

2.1檔案管理信息化的重視程度有待提高

單位檔案管理工作能否得到重視，很大程度上影響了檔案管理工作的水平和質量。只有得到足夠的重視，才能有足夠的資源支持檔案工作，檔案管理運行才能更加順暢和有效。而很多單位由于對檔案管理工作認識不足，對檔案管理工作重視不夠，檔案管理水平低、檔案管理信息化建設滯后，檔案管理從業人員素質低等現象經常出現。檔案管理信息化更需要重視，不論是硬件建設，還是軟件建設，都需要比以往更多的支持。加強對檔案管理工作的重視，就不僅要對從業人員進行培訓，也要對全體職工進行檔案方面的培訓，從而樹立檔案意識，認識檔案價值，規范檔案借調程序，支持檔案管理工作。

2.2存儲與處理有待發展

大數據時代，檔案管理數據呈幾何式增長態勢，現有的檔案管理機構存儲設備難以勝任大數據時代的數據存儲要求，即便應用云盤存儲也難以徹底解決困境。大數據需要對所有的相關數據進行分析，并在此基礎上依據對應算法進行所需信息提取，將TB級別的數據上傳到云盤耗時較大，而且新時期這些數據是在隨時變化的，云盤上數據的實時性和準確性大打折扣。同時，云計算的分布式性質也和大數據分析需求存在出入，大數據進行數據處理時首先需要將數據從存儲點傳輸到處理點，如果同時進行大量的大數據分析很容易出現數據堵塞，嚴重影響數據處理速度。對此，我們可以改變數據處理方式，在數據存儲點直接進行數據處理，這樣大數據分析唯一需要進行數據傳輸之處就是傳輸處理結果，但是這種數據處理方式對數據完整性和數據來源的要求較高。大數據處理所需時間較長，對整個數據集進行掃描以找到合適的檔案顯然是不現實的，所以在數據存儲之時，檔案管理工作就要去探索建立搜索引擎也縮短數據掃描和處理時間。

3大數據時代完善企業檔案工作的方案

3.1深入開展檔案數字化，積極推進檔案數據化

數字化是指將模擬數據轉換為用“0”和“1”表示的二進制碼；數據化則是指一種把現象轉變為可制表分析的量化形式的過程，數據代表著對某件事物的描述，數據可以記錄、分析和重組它。數字化是數據化的基礎，但數字化還無法取代數據化。現階段檔案數字化是通過掃描的方式將非數字化信息變成數字化形式以便通過計算機閱讀，數字化的內容多以圖像形式儲存而未實現數據化，無法對數字內容進行識別、分類、著錄、標引等。企業檔案管理部門應在繼續深入開展檔案數字化的基礎上，積極推進檔案數據化工作。檔案部門要將以檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫及多媒體檔案數據庫為主要工作內容的檔案數字化工作做好、做精，并逐步將工作重心聚焦在對數字資源進行識別、分類、著錄、標引的檔案數據化上。

3.2創新服務方式，實現檔案大數據服務

一方面，大數據時代，大眾的信息利用需求呈現出多樣化的特點，相對于網絡上冗余雜亂的信息資源而言，檔案館（室）所保管的檔案數據信息具備其他資源無法企及的真實性、可靠性，具有更高的公信力，因而，在檔案的特性和大眾需求的引導下，檔案利用者將更加廣泛，這就要求檔案管理部門要轉變工作思路，改變過去“有什么就利用什么、我編研你利用”的被動思維，樹立“數據即是服務”的理念，重視特色檔案的收集編研、提供更為便捷的檢索工具、擴大檔案開放的范圍、借助網絡等多元形式主動地提供優質高效的利用服務。另一方面，大數據時代的檔案數據最重要最直觀的應用是基于“全數據”的數據對比分析，也就是用檔案數據說話；利用知識挖掘技術，對有較高價值的數據進行專業化處理和深度挖掘，即通過“數據加工”實現數據“增值”的能力是檔案管理部門所應追求的。

3.3大數據技術使得檔案管理可拓展性發展有了機會

在檔案數據不斷增加的情況下，傳統檔案管理系統是不能實現動態拓展的目標，長以此往，檔案管理工作會變得非常吃力，呈現出明顯的小牛拉大車的局面。大數據時代帶來了云計算技術，云計算是對計算資源和存儲資源進行動態拓展的有效手段，能夠精準地實現按需分配。檔案管理系統只需要按照云計算的要求和需求進行技術架構，檔案管理系統的可拓展性問題就能得到妥善地解決，可以動態即時地增加計算資源和存儲資源，足服務器的快速擴容及數據量的快速增長，同時大幅降低IT系統投資及維護成本。

3.4提升檔案管理人員的信息素養

大數據時代對人員的信息素養和信息技術能力提出了新的要求，檔案工作人員要以自主學習和繼續教育培訓相結合的方式，不斷更新知識結構提升業務技能，更好地為用戶提供服務。檔案管理人員要主動學習、跟蹤及掌握最新的信息技術、互聯網技術、新媒體技術，探索和實踐云檔案系統和云存儲，以滿足企業檔案數據的海量存儲和高效分析處理的需要，從而提升文檔工作價值。

4 結語

社會進步和技術發展都為檔案工作的發展提供了源源不斷的動力。因此，檔案工作要想在大數據時代做出一番成績，就必須在認清楚現有基礎的情況下，加強檔案業務數據的分析、管理和應用，主動創新檔案行業的服務模式，提升競爭力和內涵。但同時，在大數據熱潮下我們也要保持一定的冷靜，在不斷變化前進的時候不能盲目去做削足適履與本末倒置的事情，那樣就適得其反了。我們在進行技術創新與管理轉型的過程中，應保持理性，檔案信息化工作有其本身的規律、特點和任務，不必為了貼上大數據標簽而透支大數據概念。總之，我們要在做好傳統檔案工作的基礎上，再去不斷突破和創新，在法律的框架下做出更有益于檔案工作的事情。

參考文獻

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