高校檔案管理信息化建設的思考

邢月霞

摘 要：隨著全球經濟化的不斷發展，信息化技術已經覆蓋當今時代，因此，為了符合目前新時代發展的要求，相關的高校人事檔案也呈現信息化管理的方式，這也是高校服務和管理水平的一個重要體現。這種信息化的內容使得這種管理效率呈現出十分有利的特點，高效化并且十分的有秩序，對于檔案的管理也變得非常的系統。文章會進一步分析在當管理的信息化建設存在的一些問題，從而進行方式展開，進一步推動檔案信息化工作的管理。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設；思考

1 前言：

隨著我國高校升學率的進一步提高，高校檔案管理工作迎接了前所未有的挑戰，在這種大背景下，信息化的技術有效的推動了高校檔案管理的進程，進一步使其變得更加便捷，并且在很大程度上大大增加了其效率，這也將高效的檔案管理工作推向了一個新的階層，因此，文章將主要研究這種高校檔案管理的現狀，并且結合相關的問題所在，對于高校檔案的管理和保存進一步提出階段性的思考。

2 我國高校檔案管理信息化建設現狀

在二十世紀九十年代，我國對高校的檔案基本上開始進行系統化的管理，迄今為止也取得了很高的成效，在一些具體的管理事宜上也有獨特的心得。目前，所謂的這種檔案管理信息化，也就是采用網絡技術將檔案整理成一種科學合理的形式，并且對其進行儲存，進一步實現一種社會共享資源，大大增強檔案的利用率。在這個過程中，由于發展歷程比較短，從而存在很多經驗不足的情況這種狀況也是十分常見的，因此在檔案管理的過程當中，進一步提高相關的工作經驗以及當管理人員的基本素質是十分重要的，爭取進一步將數據庫和現實進行融合，進一步提高這個技術的發展[1]。

3 高校檔案管理信息化建設的幾點建議

由于高校檔案管理工作的復雜化，在很大程度上對這種管理工作造成了一定的干擾，因此也阻礙了信息化建設發展的步伐，我們需要對這種管理工作進行全面的分析，并且加之思考，進一步解決這種管理工作中出現的問題，從而推動信息化管理的快速發展。

3.1建立健全的高校檔案信息管理系統

如果在這種高校檔案管理工作中能夠有效的實現自動化管理模式，將有助于進一步開發出更加適合高校管理檔案的信息化系統軟件，它有非常顯著的高效、快速的方法，相對來說也比較的簡便，這對于加強檔案管理做到標準統一化是十分有利的，這種軟件系統一旦成立，在很大程度上能夠方便資源共享達到這種建設數據庫的功能，這種數據庫一旦建成，后期一定要及時的對數據庫容量進行更新，并且及時做到維護，使數據庫內的相關數據，不但能夠完整并且能夠保質保量的進行保存。

3.2加強高校檔案專業隊伍建設

高校的檔案管理信息工作除了跟信息管理系統本身的狀況有關之外，在很大程度上還取決于信息化專業隊伍的建設，如果這個隊伍的水平以及專業知識、專業技術都達到一定的標準，那么在后續開展工作時，也會達到事半功倍的效果，它可以在后期的開展過程當中，非常有力的對于管理工作進行指導。其次，對于這種專業的人員，應該進行定期考核和培訓，爭取不斷更新其本身的知識儲備，做到與時俱進，或者對其進行適當的考核，如果其工作理念達不到標準的話，需要對其進一步提高技術上的培養，在這個過程當中，也需要逐漸培養其自主學習的態度，這樣才能夠在日新月異的新變化時代站穩腳跟，才能夠打造出一個專業的高素質的人才隊伍，這樣才能進一步推動高校檔案信息化的建設[2]。

3.3完善高校信息化工作機制

為了進一步加強這種檔案機制的建立，以及后續的完善其工作機制，有效的推動高校檔案管理工作的后續展開，因此，為了符合這種戲劇化的大背景，高效管理，但工作還需要具有一定的創新意識，明確其管理理念，從源頭開始，職責分明。同時相關的國家政府部門要對這種工作制定出一些基本的規章制度，這在一定程度上也能對其起到一定的監督作用，也可以保證檔案信息管理工作合法合理的進行展開。其次，為了有效的推動高校檔案工作的發展，要在檔案工作中有效激發其創新意識，進一步對于專業人員進行考核，可以建立一些獎罰競爭制度，從內在激發其工作的熱情和動力，避免工作人員在長期的管理工作中出現的新思維，從而阻礙檔案工作的發展[3]。

3.4實現檔案管理的信息共享

其實最初針對于高校檔案管理作出的信息化管理模式，只是為了進一步使得這種管理方式比較便捷化，也可以達到社會上的資源共享的一個環節，在整個系統內，要想將這些資源進行合理的分配，是一件非常復雜的事情，并且網絡信息化也存在著一定的隱秘性和復雜性，建立一個高效的網絡系統，必須使得全國各高校協調統一，盡可能的建立一個具有特色化，并且配置合理的統一網絡配置，并且這種大服務水平要盡可能的保證其質量和隱私程度，這樣一來才能建立起大的檔案庫，才能真正的實現高效化的信息之間的共享，從而達到信息的可協調性，盡可能地滿足高校對于檔案信息之間的共享建立，使得社會對這種檔案信息能夠做到有跡可循[4]。

4 信息化管理模式

目前為了進一步規范高校的這種信息化檔案的建設，《中華人民共和國檔案法》已經基本實施，進一步對高校檔案管理工作有了新的準則，高校從招生開始以及后期的科研管理工作都需要進行這種不同形式的記錄，而且這種記錄得保管工作已經成為了高校最為基礎的工作之一，因此對于這種情況，高校應該進一步加強基本的檔案管理，將這種發展方式納入學校的整體規劃之中。國家也相應的對于各部門的負責人員進行了業務指導，使他們可以做到真正對這種檔案管理工作進行監督和檢查，進一步保障了這種工作的有效實施性[5]。

目前的這種信息化管理是為了達到更為獲得最佳效益的一種方法，對其進行業務化的管理，而這個管理的過程當中，流程是一個很重要的核心，因此，為了進一步追求信息系統的準確性和快速性，要對于這種管理服務模式進行專業的培養和不斷的創新，有些信息化的管理模式還會與IT技術進一步的進行融合，如果這個系統中一但有不合格的管理過程出現時，系統會自主性的啟動多種多樣的修復模式，使得信息系統和高效的管理制度，如果一旦發生碰撞和沖擊時，它就會啟動自我創新修復模式，對其提供更多的幫助，并進一步帶動高效管理的系統，真正達到技術與管理模式相融合的一種狀態，從而實現可控制性[6]。

5 結束語

總而言之，高校的檔案管理細化工作也是一個慢慢提升的過程，它不可能一次到位，也離不開各種專業人員的工作態度，這種系統一旦建立起來就需要各部門人員的緊密配合，對其進行及時的優化，進一步完善工作體制。高校檔案管理工作的信息化進程也是這個社會發展的一種必要推動形式，因此，社會各階層人士要充分意識到這種形式的重要性，改革創新迫在眉睫，要進一步使得這種信息共享模式深入到人心，對整個社會的科學研究層面作出必要的貢獻。

參考文獻

[1]萇燕.對高校檔案管理信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務， 2015（19）.

[2]鮑元芬.高校檔案信息化建設的幾點思考[J].山西大同大學學報（社會科學版）， 2007， 21（1）：111-112.

[3]梅瓊.高校檔案管理信息化建設的幾點思考[J].中國西部科技， 2011， 10（2）：57-58.

[4]黃海英. 關于加快高校檔案信息化建設的幾點思考[J].考試周刊， 2011（76）：195-195.

[5]董博宇.關于新時期高校檔案管理信息化建設的幾點思考[J].知音勵志， 2016（17）.

[6]范雪香.基于推動高校檔案信息化建設的幾點思考[J].城建檔案， 2015（8）：15-16.