中學檔案管理工作的現(xiàn)狀和對策分析

陳姿紅

摘 要：在中學管理工作中，檔案管理是其中非常關鍵的一部分。檔案管理工作能夠實現(xiàn)信息的有效利用，從而提高中學的整體管理水平。除此之外，檔案管理水平還關系到教學工作的有效開展，從而影響到上級領導對學校現(xiàn)狀的評價。因此，加強中學檔案管理工作有著十分重要的意義。基于此，本文首先對中學檔案管理工作進行了概述，針對當下存在的問題提出了改進工作的意義及對策，以供參考。

關鍵詞：中學；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

學校檔案是指教職工開展教學活動、校園管理以及學生在學校的生活學習過程中產生的重要資料。學校檔案不僅關系到教職工，而且還會對學生的成長軌跡作出真實的記錄。一方面，中學檔案可以實現(xiàn)對教職工的監(jiān)督，同時對教職工有著重要的監(jiān)管作用，另一方面，學校可以通過檔案中對學生的記錄了解學生的特點，實現(xiàn)因材施教，同時還能夠為學生的升學提供充足的依據(jù)。加強中學檔案管理工作，可以提高中學檔案的真實性和準確性，充分反應學生的學習情況以及學生的工作情況，并通過對自身的反思完善校園工作，促進教學工作的進步以及學生的健康成長。因此，加強中學檔案管理工作勢在必行。

1中學檔案管理工作的發(fā)展概述

在過去的二十年里，我國的檔案管理事業(yè)得到了快速的發(fā)展，一方面給政府及事業(yè)單位的改進工作提供了充分的理論依據(jù)，幫助其規(guī)正發(fā)展方向，重新建立發(fā)展目標，另一方面加強了中學對管理工作的重視，學校通過檔案管理工作實現(xiàn)了宣傳、招生、建設、教育、升學等工作水平的全面提高，例如學校通過檔案建設，可以對歷年的升學率和學校進行全面的比較，從而為學生的升學擇校提供一個選擇的方向。如今，檔案管理工作中仍然存在著許多的問題，需要有關人員不斷做出改進。

2中學檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1中學檔案管理工作意識欠缺

在目前大多的中學中，領導以及相關工作人員對檔案管理工作缺乏正確的認識，無法實現(xiàn)檔案的有效利用。我國已經出臺了相關法規(guī)對學校檔案管理工作進行了明確的規(guī)定，但中學對檔案管理工作的重視程度不夠，加上管理崗位上人才的缺乏，使得中學檔案的管理工作得不到重視，影響檔案管理工作的工作效益。

2.2工作經驗缺乏

中學學校不重視檔案管理工作，在檔案管理工作崗位上配備工作人員的業(yè)務水平遠遠不夠，對工作缺乏正確的認識，沒能意識到檔案管理工作的重要性，在實際工作中缺乏職業(yè)素養(yǎng)，不能全身心地投入到工作當中，影響檔案管理工作的工作效率。中學也欠缺對管理人員的培訓工作，只是隨意讓將人員調配到崗位上，沒能對其的工作能力進行有效的評價和改進；部分中學缺乏人手，直接指派教師兼職負責該崗位的工作，一方面可能會影響教師的教學工作，另一方面教師缺乏相關的經驗，無法保證檔案管理工作的工作質量。

2.3設備水平落后

中學檔案能夠對學校的發(fā)展歷程進行真實的記錄，但在實際情況中，學校檔案管理工作相關的硬件設施缺失問題嚴重，影響檔案管理工作的進行。除此之外，大部分中學的檔案儲存條件十分落后，缺乏對空間設施的管理，學校往往將檔案儲存到某個長時間無人使用的陰冷小房間當中，檔案在這種環(huán)境下容易受潮、發(fā)霉，長時間的儲存會使文字檔案的字跡模糊，給檔案查閱的準確性帶來影響。如若發(fā)生火災，將會對檔案的信息造成嚴重的損壞。檔案歸檔的環(huán)境往往都是很狹小的空間，設施過于陳舊，無法準確實現(xiàn)檔案的分類歸檔，不僅給檔案的查閱工作帶來一定的影響，而且還容易造成檔案的丟失。

3改進中學檔案管理工作的意義

改進中學檔案管理工作，可以打破領導和師生對傳統(tǒng)檔案的固有看法，對檔案產生新的認識。通過對中學檔案管理工作的加強，中學檔案的管理工作將會變得更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化，從而保證檔案內容的真實完整，全面記錄學校各個環(huán)節(jié)的情況，提高檔案的有效性，增加教職工對檔案的使用頻率；科學技術的引入能夠實現(xiàn)中學檔案管理工作的信息化和數(shù)字化，使檔案管理工作的效率得到有效的提升，檔案在歸檔過程中只需要簡單地通過查詢、保存兩個步驟就可以快速、準確地完成工作；檔案管理工作人員的業(yè)務能力直接關系到檔案管理的工作水平，隨著檔案管理工作的發(fā)展，對崗位人才的要求也越來越專業(yè)化，優(yōu)秀的檔案管理工作人才不僅可以完成現(xiàn)有的工作，還能夠積極創(chuàng)新，加速行業(yè)的變革與發(fā)展。

4改進中學檔案管理工作現(xiàn)狀的對策

4.1加強學校領導檔案管理的意識完善中學檔案管理工作體系

首先是學校領導要加強中學檔案管理工作的意識，在各個方面都設立起完善的規(guī)章制度。校領導可以充分利用中學的櫥窗、宣傳黑板、校報、廣播、校園網等一系列校宣傳工具和手段來向大家普及中學檔案管理的相關法律規(guī)定、規(guī)章制度及其意義，充分增強學校各級領導和教職員工還有學生們的檔案意識。建立以校長作為組長，各個科室為成員的檔案管理小組，全部積極參與到檔案管理工作中去，養(yǎng)成自覺維護檔案的安全性和完整性的意識。相關領導還要按照《綜合檔案室工作職責》《檔案工作管理規(guī)定》《檔案利用制度》等相關工作管理規(guī)定制定本校的管理制度和標準，創(chuàng)造一個學校中人人關心檔案管理、人人參與檔案管理的良好氛圍，完善本校的檔案管理工作體系。

4.2設置專員管理強化中學檔案管理工作基礎

中學要將檔案管理工作列入各個部門的日常工作，需要選取優(yōu)秀的檔案管理相關專業(yè)人才來從事本校的檔案管理工作，其不僅要具備較高的專業(yè)能力，思想覺悟、職業(yè)道德方面也要通過檢驗才能夠錄用。錄取人才本身要足夠優(yōu)秀，學校也要定期地對這些檔案管理工作人員進行培訓和成果驗收，督促檔案管理人員不斷提高自身能力和素質，積極學習相關知識。檔案管理人員要按照中學自身的特色和相關的規(guī)章制度，分工合作，齊心協(xié)力，共同努力，有序開展檔案管理工作，為學校的檔案管理工作貢獻出卓越的力量，幫助學校健康穩(wěn)步發(fā)展。

4.3更新硬件設施保證中學檔案管理的質量和現(xiàn)代化

設置專門進行檔案管理的檔案室，該檔案室必須保證能夠正常通風、防潮、防霉、防光、防蟲、防盜等條件。同時學校還需要不斷與其他學校交流，分享和借鑒彼此的經驗，實現(xiàn)共同進步。另外還要投入一定資金去引進購置檔案管理的設備，對不符合標準的設備也要及時更新，實現(xiàn)用戶搜索檔案資料的自動化、高效化，保證檔案管理的安全、便捷，打開中學檔案管理工作的新局面。

4.4明確檔案管理工作目標以服務校園為重要目的

檔案管理工作是服務于學校的，因此要與校園文化建設進行有效的結合，將校園文化特色充分融入到檔案管理工作當中。作為學校建設事業(yè)的重要記錄載體，中學檔案要注重有關文化建設的記錄，給學校文化建設提供充分有效的依據(jù)。除此之外，中學檔案管理工作應當提高信息化水平，加強信息建設工作，為學校的文化建設提供真實有效的數(shù)據(jù)支持。學校也要注重檔案是功能性的開發(fā)，把檔案室作為類似于圖書館的文化機構，從而為學校的全面建設作出應有的貢獻。

5結束語

總而言之，中學學生檔案管理工作對于學校的全面建設有著非常重要的作用。領導教職工要正確認識到中學檔案管理工作的意義，認真分析在管理工作中遇到的問題，并及時解決。學校要明確管理的目標，注重設備、人才以及理念的更新，從而使中學檔案管理工作得到有效的改進，以此促進我國教育事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻

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