“互聯網+”環境下高校財務報銷模式變革探析

牛星 陳桂榮

【摘 要】 高校財務報銷模式經歷了從窗口式報銷、投遞式報銷到網上報銷的演進，互聯網在其中發揮了助推器作用。網上報銷利用互聯網的聯通性和智能化，極大地提高了財務人員的辦公效率和財務管理水平，將是未來中國高校財務報銷發展的主流模式。文章首先介紹了三種報銷模式的特點及利弊，然后以K高校為載體說明其目前財務報銷中存在的問題和困惑，通過發揮“流程優化”思想的引導作用對該校財務報銷的工作流程進行再設計，并從工作效率、信息資源、控制機制和管理水平四個方面對網上報銷的優勢進行深入分析，最后提出為了推動網上報銷的順利開展需要從組織、制度、技術、人員等方面加強建設同時注意適應性和過渡性并舉的建議，這對網上報銷的廣泛應用將起到示范作用。

【關鍵詞】 “互聯網+”； 網上報銷； 流程優化； 模式變革

【中圖分類號】 F234.4；G647.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）10-0105-05

在科教興國和人才強國戰略指引下，我國高等教育發展迅猛。以科研經費為例，2005年至2015年11年間，我國高校參加R&D;活動的人數從22.7萬人/年增加到35.5萬人/年，高校的R&D;經費從242.3億元增加到998.59億元，增長率分別為56.39%和312.13%[ 1 ]。除此之外，財政補助收入、學雜費、經營性收入、社會捐贈也呈現出遞增狀態，隨之而來的是教育支出、科學技術支出等逐年遞增。高校經費收支量的大幅增加以及科研活動的多元化和復雜化給高校財務管理工作尤其是報銷管理工作提出越來越多的挑戰。長期以來，高校財務處呈現排隊長、報銷難、效率低、工作環境差等特點，這是經費快速增長、財務工作量加劇和落后的報銷管理理念以及報銷模式之間矛盾的結果。互聯網和信息技術的廣泛應用為高校財務管理科學化發展帶來了新的契機。

一、高校財務報銷模式的類型與特點

（一）窗口式報銷

窗口式報銷是指報銷人排隊等候報銷，輪到自己時當面將報銷單據交與財務人員審核、修改、復核并面對面完成刷卡或現金付款的報銷過程。在計劃經濟和市場經濟初期，我國高校一直采用窗口式報銷模式，這種模式簡單、直觀，為高校財務管理工作發揮了基礎性作用。它具有以下特點：簡單易操作，靈活多變；溝通時效性強，信息安全度高；填寫單據繁多，審批環節復雜，預算控制水平差；時間成本高，工作效率低，辦公環境嘈雜等。

（二）投遞式報銷

2008年后，中國經濟在互聯網的沖擊下快速演進，進入后市場經濟時代。互聯網無論在思維方式還是技術手段方面都使高校財務報銷煥然一新，投遞式報銷和網上報銷就是互聯網與傳統高校財務管理融合的產物。投遞式報銷是指報銷人將報銷單據放在投遞專用袋，由自己或者他人投遞到財務投遞箱里，財務人員在特定時間內按順序完成袋內票據審核、修改、復核及網銀付款的報銷過程。投遞式報銷是窗口式報銷的進一步發展，本質上依然屬于傳統式報銷。它具有以下特點：報銷單據排隊，而非報銷人排隊；具有一定信息化水平，信息安全度較高；辦公環境相對寬松，報銷效率有所提升；能在一定程度上控制預算；問題單據易積壓，溝通成本高，報銷信息不對稱等。

（三）網上報銷

網上報銷是未來高校財務報銷的發展趨勢和主流模式，將對高校財務管理體系產生實質性變革。網上報銷是指報銷人通過網上平臺填寫報銷信息、上傳電子票據并由各級主管人員電子簽批后傳遞到報銷系統進行初審、遞交紙質票據、復審及網銀付款的報銷過程。它具有以下特點：管理理念先進，對各類資源的整合度高；信息溝通順暢，傳遞及時準確；預算控制精準；營造舒適辦公環境，極大提高工作效率；需要強有力的組織和制度體系作保障，對技術平臺和網絡安全管理有較高要求，對財務人員和報銷人員的計算機操作能力有一定要求。

二、K高校財務報銷模式變革案例分析

（一）現狀與問題描述

K高校是天津市重點建設高校，是一所以工為主，工、理、文、農、醫、經、管、法、藝等學科協調發展的多學科性大學。該校科研項目眾多，經費量較大，目前采用投遞式報銷模式，具體流程如圖1。

K高校為了推動學校報銷工作的發展不斷努力，由窗口式報銷模式轉變為投遞式報銷模式，口碑明顯改善，報銷工作水平在天津市各大高校中處于前列，但仍存在以下問題。

1.多環節低效率時有發生

隨著項目結題或者年終結賬期間單據量劇增，工作人員不能同比例增加，管理層通過延長工作時間、加大工作強度應對增量單據的能力明顯受到限制，報銷完成量遇到瓶頸。

雖然目前的財務系統中加入了額度控制功能，但系統設置不夠精確和嚴密，財務人員通常將全部分錄錄入完畢才發現某項內容不能報銷或者金額超支，不得不放棄制好的憑證，既做了無用功又增加了溝通成本。

該校兩地辦學，領導可能不在報銷人常駐校區辦公，為了完成簽字報銷人需要耗費大量往返和等候時間。

經常發生報銷人不能及時取走問題單據的情況，財務人員要不定期保管票據并多次聯系報銷人，造成空間和時間的無端損耗。

2.存在信息孤島現象

由于信息不對稱及信息傳遞不通暢，同時個人財務系統尚未對報銷單狀態實時記錄，報銷人“丟單”現象時有發生，通常情況是該單據已經報銷完成而報銷人不知情，少數情況是單據滯留于某一環節。

3.職責分工不明晰

投遞式報銷只是在形式上改變窗口式報銷嘈雜的環境和排長隊等候的狀態，沒有從根本上減少工作量，依然需要財務人員手敲鍵盤錄入會計信息，完成從審核到制單的全過程，工作內容繁多。

為了緩解財務報銷及問詢壓力并普及報銷常識，K高校在各學院設置預審員，要求投遞前進行預審簽字。預審員通常是兼職，不能很好地理解并掌握全部財務報銷政策，簽字只是流于形式，發揮預審報銷單的作用有限。

隨著K高校經費量不斷增加，報銷壓力越來越大，即便是投遞式報銷也不能完全滿足日益增長的財務報銷需求。圖2為2014—2017年K高校報銷量曲線變化圖，考慮到寒暑假影響的不確定性，在統計時剔除2月份和8月份。由圖2可見近年來K高校報銷量逐年遞增，在10—12月份區間呈陡峰式上升。

（二）網上報銷流程優化設計

流程優化（Business Process Improvement，簡稱BPI）的思想來源于麻省理工學院邁克爾·哈默先生（Michael Hammer）提出的業務流程再造（Business Process Reengineering，簡稱BPR）。與BPR的核心思想“對企業的業務流程作根本性的重新思考和徹底的重新設計”不同，BPI是對現有流程進行柔和的、循序漸進式的改進，使之符合變革目標的需要[ 2 ]。BPI的基礎是信息化平臺的建設，從而實現組織不同部門之間、內部與外部的信息集成與共享，促進組織運行程序化、數字化，流程運行跨時空化，從而更好地滿足服務對象的需求[ 3 ]。為了緩解報銷壓力，同時也為了順應國家推動高校信息化和數字化建設工作的發展趨勢，筆者認為K高校在財務報銷方面應根據自身需要和特點，采用先進的信息技術，不斷發揮互聯網的聯通性和高效性優勢，改良或局部變革現有報銷模式，優化為網上報銷模式[ 4 ]。

圖3為K高校經過優化的網上報銷流程示意圖。

具體步驟和關鍵點如下：

第一步：網上填報。報銷人登錄個人財務系統，通過代碼選擇項目類型、項目名稱、報銷內容。按類別展開粘貼報銷票據并上傳圖片或電子發票。選擇付款方式：網銀對私、網銀對公、沖借款或者校內轉賬，填寫付款信息。系統根據項目類別、單張票據最大金額及是否本人出行等要素提示簽字權限和簽批部門，報銷人根據提示選擇簽批人并提交簽批單據。

本步驟是網上報銷最為關鍵的一步，相對傳統報銷變化比較大，關鍵點：（1）系統設計要清晰、簡明，使報銷人能夠快速準確地根據票據內容找到對應門類；（2）填報系統和賬務系統之間耦合性要強，數據轉化準確、順暢；（3）明確內部控制的關鍵節點，充分發揮事前控制作用，減少后續工作；（4）各方人員積極參與很重要，報銷人要逐漸學習并熟練使用填報系統，預審員充分發揮溝通、審核作用。

第二步：電子簽批。簽批人在個人財務系統里電子簽批報銷人提交的單據，如沒有問題會提示通過，如有問題則寫明退回意見，由報銷人修改補充后再次遞交簽批。

關鍵點：（1）問題單據標明原因；（2）初次簽批和返回簽批的單據分類顯示，簽批人一目了然，提高簽批效率。

第三步：初審。經過簽批的憑證，到達財務人員報銷系統進行初步審核。如有問題，寫明退回意見或者電話聯系報銷人修正后重新提交審核。初審無誤的單據，財務人員提示投遞紙質單據。

關鍵點：（1）關注票據的合法性、合規性和簽字權限；（2）專人負責初審電子單據；（3）初次上傳和返回修改的電子單據分類顯示，財務人員審核時有的放矢，提高審核效率。

第四步：投遞。報銷人在系統中打印自動生成的帶有二維碼標志的支出報銷單等，并將初審無誤的紙質單據送到學院，加蓋公章，由預審員統一投遞至財務處。

關鍵點：投遞的紙質單據與初審通過的電子單據保持一致。

第五步：復審。財務人員對紙質單據及原始發票再次進行審核，按照投遞順序掃描支出報銷單上的二維碼，調出對應單據，根據系統記錄內容核對紙質單據與電子單據是否一致，重點核對科目的準確性、發票的真實性，若有不符電話及時聯系報銷人。核對無誤后，自動打印記賬憑證。

關鍵點：（1）關注科目的準確性；（2）妥善保管問題單據，及時聯系報銷人取回并修改。

第六步：付款。記賬憑證經過復核無誤后，由出納人員在銀校互聯系統提交支付申請，并確認支付。付款成功后系統向報銷人自動推送支付信息。

（三）網上報銷模式與傳統報銷模式差異比較及優勢分析

1.互聯網實現了高校財務報銷的高效性和智能化

傳統報銷要求報銷人手工填寫支出報銷單，由于報銷人不能全面掌握報銷政策或者對審批流程不夠熟悉，導致所附票據、填寫內容和簽字不準確、不完整，需要多次往返于審批和報銷大廳。領導往往身兼數職，工作繁忙，有時不能及時簽字，增加了報銷人的時間等待成本。財務人員花費大量時間和報銷人電話或當面溝通，并且手動核算、編制會計憑證，影響了工作效率。

采用網上報銷，報銷人可以通過校園網或者手機APP隨時隨地登錄個人網上財務系統填寫報銷信息、提交電子單據，實現數據采集的信息化[ 5 ]。問題簡單時，報銷人可以根據網上反饋意見提交電子單據，確認無誤后再提交紙質單據，減少了其往返于各個部門的時間損耗。領導不再需要當面簽批，而是通過互聯網遠程審核并電子簽批，突破了簽批單據時間和地域的局限性，提高了簽批效率。對于財務人員，系統根據報銷人選擇的內容大類和金額直接生成記賬憑證，財務人員只需核對信息并進行局部修改即可，節省了憑證錄入時間。此外，網上報銷將更多發揮機器的替代作用，實現數據處理的自動化和智能化。比如在差旅費報銷中，系統根據行程的始末時間自動計算公出時間，再根據人員類型判斷補助標準，匯總得出補助金額；在人員經費發放中涉及扣稅問題，報銷人在輸入勞務費發放金額后，系統根據預先設置的公式自動核定稅額，計算出實發金額。

2.網上報銷促進了高校財務信息資源的共享性和集成化

傳統報銷中，信息通道閉塞，信息資源割裂，各個職能部門只掌握本部門信息，而這些信息轉化成財務信息時需要財務人員二次加工，耗費了不必要的時間。由于個人報銷系統不夠完善，當時間間隔較長、處于學期轉換期或者協助他人報銷時無法摸清報銷單據所處的環節和狀態，導致報銷人連同財務人員花費大量時間尋找某筆經費去向。

網上報銷借助先進的網絡技術，將校園網數據、銀行網銀系統數據等外網數據與財務內網數據順利對接，充分發揮了互聯網在報銷工作中的聯通作用，促進信息流通以及財務資源共享，對提高報賬效率，破除信息孤島現象起到根本改變作用[ 6 ]。網上報銷系統可以和實驗室管理處的資產管理系統、人力資源處的薪酬管理系統、學生處的學生管理系統對接，實現資產數據、薪酬發放數據、學費減免及貸款發放數據的共享，確保了高校資產賬實相符，提高了薪酬發放效率，減少了退費的重復處理工作。另外，網上報銷系統將對每一筆經費的來龍去脈實時記錄，使財務人員、項目負責人、報銷人等在一定權限內可以隨時關注報銷進程或經費使用狀況，掌握資金動向，防止“丟單”現象發生。報銷完畢，微信或短信平臺可以將付款信息實時推送至報銷人手機上，報銷人立刻獲知結果。網上報銷系統還可以通過設置專欄匯總財務制度和報銷政策信息，實現財務資訊的集成和共享。

3.網上報銷形成了高校內部控制機制的嚴密性和可靠性

傳統財務報銷審核工作的重點停留在最基本的報賬方面，編制憑證時不控制預算，在期末由財務人員手工摘錄各項支出合并計算是否超預算；如果項目負責人執行預算不夠嚴格，很容易在審計時被告知超預算發生，耗費財務人員大量時間調賬，這種控制屬于事后控制。到了投遞式報銷的中后期，財務軟件增加了額度控制功能，也就是報銷時如果某項目超出經費預算就不能再支出，如果超支要聯系報銷人調整金額或者更換項目，但仍然耗費時間做了無用功，這種控制屬于事中控制。

采用網上報銷，由于預算指標已經被錄入系統，當報銷人選擇內容大類輸入金額時，個人財務系統直接對應財務報銷系統的科目、經濟分類及功能分類，對預算進行滾動實時控制；不能報銷某類項目或者金額發生超支時，系統直接提示錯誤及原因，報銷人可以立即在預算范圍內修改金額或更換項目，避免了后續無效勞動。財務人員和報銷人還可以通過查詢系統隨時關注經費的使用進度，調整不合理支出，做到對預算的事前控制。

4.網上報銷推動了高校財務管理的精細化和科學化

傳統的財務報銷只需要一次審核原始憑證，但在這個過程中，一名財務人員需要耗費全部時間和精力完成票據審核、數據計算、票據整理、編制會計憑證、聯系報銷人修改單據、保管問題單據、答疑等數項基礎性工作。這種職責分工的不明晰和管理的粗放式一方面導致了財務報銷工作的低效率，另一方面限制了財務人員職業發展能力的提升。投遞式報銷雖然加入了預審單據環節，但只是分工細化的第一步，只能在一定程度上減少票據不規范或手續欠缺對報賬效率的影響。

網上報銷對會計核算分工進一步細化，由不同角色完成：將信息填寫交給報銷人，將答疑等輔助性工作交給財務助理，財務人員集中精力審核單據。審核又分為初審和復審兩步，分別由專人負責，相輔相成，各有側重。初審看似重復卻很重要，它將問題化解在萌芽階段；到了復審，審核工作變得簡單而集中。財務人員需要更多關注分析決策能力、協調溝通能力的提升，從而應對互聯網帶來的技術和管理的雙重挑戰。網上報銷是通過標準化、規范化的方式以及深入化、系統化的原則組織報銷工作，使管理職能前移，形成完善而嚴密的報銷流程體系，促進高校財務管理工作精益求精，實現科學管理的目標[ 7 ]。

（四）努力方向與改進措施

1.強化組織、制度建設并做好宣傳工作

網上報銷模式的推行是高校數字化校園建設的重要組成部分，強有力的組織和制度保障是基礎。首先應成立財務信息化建設小組。財務部門在學校高層管理者的領導和信息化辦的協助下，與各職能部門、學院充分溝通，統一系統軟件，保證數據輸出格式的一致性，實現數據的實時共享。其次在財務部門內部形成一個以處長為首、科長為中間力量、每名財務人員各司其職的組織機構體系，自上而下推動、自下而上整合，促進資源的整體規劃和流程的局部優化[ 8 ]。再次建立嚴格的內部控制制度，對不同層級的使用者進行權限設置，減少內部道德風險、系統風險造成的危害，明確相關人員的職責，實施不相容崗位分離制度。最后建立嚴格的網絡安全使用操作流程，對網站的使用規則、后期維護和系統升級有詳細明確的規定。

財務處應采取多種形式宣傳。如召開動員大會向廣大教職員工宣傳網上報銷先進、便捷、高效、靈活的特點，使使用者從思想意識上接受這種模式；向各個學院、部門發放網上報銷操作指南；在財務處網站上開設政策法規專欄傳遞重要資訊，上傳各類自制報銷憑證；設立答疑專區，公開電子郵箱、微信公眾號等，報銷人可通過多種方式提問，財務專人答疑，多渠道推廣網上報銷模式。

2.加強技術支持

為了推進網上報銷的順利進行，良好的技術支持是關鍵。K高校選擇了在高校財務軟件開發運營方面技術成熟、經驗豐富的神州浩天作為該校財務軟件的開發商，已使用賬務處理、學生收費、輔助賬處理、報表管理、銀校互聯等模塊，使用效果良好。下一步如果推行網上報銷，K高校應該和軟件工程師在用戶需求方面進行深入溝通，根據經費預算和實際使用特點設計適合該校財務管理的報銷界面，包括財務人員賬務處理系統和個人網上報銷填報系統。考慮眾多非專業人士能夠自如使用，界面設計應做到科學、簡潔、易用，并及時反饋后續使用中存在的問題，定期進行系統升級。在進行軟件研發中，技術人員要考慮到病毒、黑客攻擊帶來的威脅和危害性，安裝專業殺毒軟件，做好數據的保密工作，保持系統的安全和穩定。

3.重視人員建設

財務部門定期組織財務人員參加業務學習，及時傳達財務制度和政策法規的最新規定，相互交流報銷中存在的問題和解決方法，對兩地辦學尤其要注意統一報銷標準。同時重視信息化應用能力的培養，要求財務人員掌握財務軟件的基本操作規范，提高其運用計算機進行預測、決策和財務分析的能力。作為服務性窗口崗位，財務人員應把牢固樹立正確的職業道德價值觀放在第一位，嚴格遵守國家法律、法規和職業紀律，按章辦事，充分履行監督職能，不斷提高服務意識和服務水平；自覺參加課程培訓、研討會、職業技能競賽，有機會到專業機構進修，主動了解國家有關會計、稅收、財務管理、法律等方面的知識，提高決策分析力和職業判斷力，由傳統的報賬會計轉變成關心學校發展、主動參與高校財務管理的管理者。

預審員應充分發揮報銷人員和財務人員間溝通的橋梁作用，為報銷人員解決實際問題，同時也可以緩解財務人員的壓力。預審員要選擇合適的人選，比如財務專業的學生、對數字比較敏感的教職工等，并定期培訓，培訓內容包括基本的財務規章制度、管理辦法、報銷流程、網上報銷填報方法、票據粘貼注意事項、票據合法性等。當財務政策發生變化時，財務處及時向預審員傳遞最新信息，預審員積極參與學習。由于高校財務工作有很強的時效性，在學期末及項目結題期間工作量突然增大，需要更多人手，可以聘用兼職學生分擔簡單票據核算、裝訂憑證等工作。

4.推行方式合理化

考慮到改革的效果及教職員工的適應性，在推行網上報銷的最初階段應采取以下政策：投遞式和網上報銷并行，由報銷人自行選擇報銷方式，如果選擇網上報銷，優先受理。投遞式報銷是過渡，最終要實現全面網上報銷，但是需要各方的適應和磨合，所以循序漸進、分階段推進十分必要。

三、結語

隨著科研量和經費量的不斷增加，傳統報銷模式越來越無法承受報銷量大、人員需求量大、等候時間長的負荷。網上報銷是高校財務管理模式的探索和創新，更是互聯網與教育乃至公共服務領域等深度融合的產物和必然趨勢。本研究以流程優化理論作為思想指導，充分發揮互聯網的聯通作用，對K高校報銷管理中存在的問題提出切實可行的優化方案和實施措施，同時從工作效率、信息資源、控制機制和管理水平四個方面對網上報銷的優勢展開了深入探究，既具有針對性，又對網上報銷的推廣起到了理論和實踐指導作用。

【參考文獻】

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