探究在新形勢下如何加強社會養老保險業務檔案管理工作

蔣靜

[摘 要]文章對新形勢下如何加強社會養老保險業務檔案管理工作的意義進行了簡單闡述，分析了現階段我國社會養老保險業務檔案管理工作存在的問題，最后結合筆者工作實踐經驗，就在新形勢下如何加強社會養老保險業務檔案管理工作展開探究，并提出幾點建議，以供參考。

[關鍵詞]新形勢；社會養老保險業務；檔案管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.16.049

不可否認，現階段我國社會養老保險制度的完善程度依然有待提高。以社會養老保險業務中的檔案管理這一方面為例，受到多方面因素的影響與限制，檔案的完整性與安全性依然無法得到充分保障。在新形勢下人們對社會養老保險業務的重視程度越來越高，因此，完善檔案管理工作，進一步強化社會養老保險業務具有十分重要的意義。

1 概述

在我國社會保險改革不斷深化的背景下，如何做好檔案管理工作是社會養老保險業務的重點。特別是越來越多新的元素融入我國社會養老保險當中，如果依然采用傳統的管理辦法來應對檔案工作，那么檔案的價值與作用就會被嚴重削弱，最終無法為相關工作提供有力支持。作為社會保險部門及其工作人員，他們除了要履行自身職責，同時也要發揮參保人員的管理作用。站在參保人員的角度，他們參保的所有信息都在檔案中有所記錄，一旦檔案管理工作開展不善，那么就會對參保人的切身利益產生影響，進而損害到他們的權益。因此，在開展社會養老保險業務的過程中，必須對檔案管理工作予以高度重視。

2 我國社會養老保險業務檔案管理工作現狀分析

2.1 缺乏完善的管理機制

眾所周知，針對檔案管理工作，我國已經推出了一系列法律法規，然而在社會養老保險業務這一模塊，相應的檔案管理工作卻并不規范，在很多方面存在一些漏洞與缺陷，究其原因，就在于養老保險業務檔案管理沒有可靠的制度支撐。例如檔案沒有及時、清楚地分類，進而導致檔案出現遺失或者歸納錯誤等情況；再比如檔案的格式并不統一，缺乏規范性，這顯然會增加檔案歸類、管理以及查閱的難度；還有就是檔案管理工作中沒有硬性規定來約束其保存與調閱，如此一來，社會保險業務自然就會面臨諸多隱患，在開展檔案工作的過程中自然就無法避免一些舞弊行為。

2.2 軟硬件設施建設不到位

目前，我國有的單位對養老保險檔案管理工作的認識并不到位，具體表現在檔案管理工作沒有可靠的軟硬件設施的支持與保障。例如一些單位沒有專門的社會養老保險檔案工作室，或者工作相關設備配備不齊全，進而導致檔案保護工作開展不力，嚴重威脅到檔案管理的安全性。此外，科學技術的發展也推動著檔案管理工作的進步，檔案管理工作應朝著信息化、現代化的方向發展。然而有的單位對檔案管理工作卻按照傳動的方式方法開展工作，這顯然不能滿足新形勢下養老保險業務檔案工作的需求，造成檔案管理工作存在嚴重的滯后性，無法充分發揮作用。相關調查顯示，現階段實現我國社會養老保險業務檔案管理工作采用電子信息化的管理方法的僅占少數，在社會保險業務規模不斷擴大的背景下，很多參保單位或參保人員在查閱與核對自身參保信息的過程中存在諸多不便，這無疑增加了社會保險業務人員的壓力，使得社會養老保險機構的對外形象大打折扣。

2.3 檔案管理工作人員隊伍建設不到位

作為實施社會養老保險業務檔案管理工作的主體，檔案管理人員的業務水平如果無法滿足新形勢下社會養老保險業務的需求，那么必然就會給我國社會養老保險業務的開展造成不利的影響。因此，加強檔案管理工作人員隊伍建設勢在必行。然而事實上，現階段我國社會養老業務檔案管理人員的綜合素質依然有待提升，很多檔案管理工作人員并非專職，也沒有接受過專門的培訓，甚至對檔案管理相關專業知識一無所知。如此一來，檔案管理工作必然就無法順利開展，難以為人們提供高質量的服務，最終形成惡性循環，限制保險機構的發展，也降低了人們對養老保險的信任度。

3 新形勢下加強社會養老保險業務檔案管理工作的對策

3.1 加強檔案管理制度建設

社會養老保險業務涉及的范圍十分廣泛，其檔案管理工作也具有一定的復雜性。為了保障檔案管理工作順利開展，提高檔案管理工作的規范性，首先就必須建立嚴格的規章制度。而為了實現這一目標，在建設檔案管理工作制度的過程中，就需要明確檔案管理工作的具體職責，做到檔案分類合理、明確，記錄完整。站在檔案管理部門的角度，則需要對制度的合理性、有效性予以考慮。所謂的合理性，就是需要采用科學的管理方法以滿足現代養老保險業務檔案管理工作的需求。而有效性則指的是檔案管理工作涉及的內容都應與相關制度一一對應，如此才能夠在開展工作的過程中有據可依。此外，檔案管理工作制度的完善還需要嚴格遵循國家相關法律法規，確保社會養老保險檔案的分類合理，在管理上具有規范性與有序性。

3.2 提高檔案管理信息化程度

正如上文所述，在科技不斷發展的背景下，社會養老保險業務檔案管理工作的需求也在發生變化。針對此，作為社會養老保險業務機構及其管理部門，也需要注重與時俱進，努力提高檔案管理工作水平。其中信息化檔案管理則是現代檔案管理工作發展的主流趨勢，相較于傳統管理方法，信息化技術的融入使得檔案管理工作效率得到有效提升。而為了達到這一目標，則要求社會養老保險業務機構及相關部門積極引進先進的信息技術，極大地促進檔案管理工作的軟、硬件設施建設，促使檔案管理電子化發展，為檔案的查詢與檢索提供便利，降低信息檢索的錯誤率。此外，在檔案分類與管理的過程中，還需要對檔案的類型進行明確劃分，特別是要合理選擇歸類方法，做到記錄準確、清晰，提高后續檔案管理工作的有序性。

3.3 強化檔案管理人員工作隊伍建設

在社會養老保險業務檔案管理工作中，檔案管理人員發揮的作用十分重大，他們掌握著對檔案管理的控制權。眾所周知，社會養老保險業務檔案管理工作是為了向社會提供服務，針對此，站在檔案管理部門的角度，如果對檔案管理人員的業務水平不予重視，那么就無法真正實現檔案管理工作的進步與發展。為此，在工作實踐中，檔案管理部門應在檔案管理人員工作隊伍建設上投入更多，努力提高其業務素質。例如應配備專業的檔案管理人員來負責檔案管理工作，保證檔案管理工作人員配置齊全。與此同時，管理部門還需要為檔案管理人員提供更多培訓與學習的機會與平臺，讓他們不斷提高自身專業水平，掌握更加先進的管理理念與方法，并在工作中付諸實踐，只有這樣才能夠使檔案管理工作為社會大眾提供更加優質的服務。

總而言之，新形勢下我國社會養老保險業務規模在不斷擴大，人們對其提出的要求也越來越高。而作為養老保險業務的關鍵內容，強化檔案管理工作勢在必行。在未來的工作實踐中，檔案管理部門及相關工作人員必須融入更多創新元素，努力提高檔案管理工作水平，為社會養老保險業務的開展提供有力支持。

參考文獻：

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