新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理體會

李新 柳操

王成章 北京中電普華信息技術有限公司人力資源業務管理事業部

中圖分類號：C962 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 由于社會的進步，檔案管理工作發生了很大的變化，但是應當看到，雖然檔案管理有了很大的進步，但是在發展的過程中依然面臨許多的問題需要解決，所以有必要采取相應的措施，提升檔案管理工作的效果。

關鍵詞 新形勢 人力資源社會保障 檔案 管理改進

在新形勢下，人力資源和社會保障發生了很大的變化，而人力資源和社會保障的管理部門也要緊跟時代的發展。檔案管理是人力資源重要內容，因此如何在新形勢下不斷完善檔案管理工作是人力資源管理需要面對的課題。

一、人力資源檔案管理涉及的內容

（一）實現人力資源的合理配置

在人力資源管理部門，檔案管理工作要緊密結合人力資源管理的目標，結合用人單位的要求，為用人單位提供相應的人力。人力是社會發展和進步的基礎，人力資源的配置要合理，這樣才能有效發揮出人力資源的效果。因此，檔案管理工作要掌握人員的信息，實際人力資源的合理配置。

（二）對人力資源進行開發和利用

人力資源要通過合理的開發和有效的利用才能發揮出實際的作用，檔案管理要結合人力的情況，分析人力的專業技能和結構特點，結合時代的發展對新型人才的需求，通過開發和利用實現人力的價值。

（三）對人力資源進行評估

人力資源的管理需要建立在評估體系的基礎上，通過評估可以起到激勵作用，通過檔案管理可以反映出人員的工作表現以及工作業績的情況，形成了評估的基礎。因此在新形勢下，檔案管理和人力資源的評估緊密結合。

二、檔案管理在新形勢下面臨的問題

（一）檔案管理和人力資源管理存在脫節現象

在檔案管理工作中，管理人員沒有意識到檔案管理對人力資源的作用，檔案管理和人力資源管理存在脫節現象，檔案管理不能為人力資源管理起到服務的作用，檔案管理僅停留在對個人信息的記錄整理，檔案管理的很多作用沒有完全發揮出來，這種現象已影響到人力資源管理的效果。在當前新形勢下，檔案管理會直接影響到人才價值的發揮，直接關系到用人單位的勞動生產率，所在檔案管理要適應形勢的發展，將檔案管理和人力資源管理緊密相連。

（二）檔案管理的效能問題

檔案管理工作會涉及到人員信息的收集和整理以及保存等環節。但是當前檔案管理工作沒有創新發展，缺少和人力資源管理配套的管理體系，檔案管理沒有發揮出應有的效能，檔案中的信息沒有被有效的利用起來。

（三）檔案管理的工作方式比較落后

檔案管理工作中，許多部門和單位還停留在原有的采用人工管理的方式，由于管理硬件的落后，檔案管理的質量不能得到保證。由于檔案管理工作缺少信息化建設的支持，檔案管理影響到人力資源管理的效果。

（四）檔案管理體系還有待完善

檔案管理是實施人力資源的基礎，但是由于檔案信息的利用問題制約著人力資源管理的發展。由于檔案管理的體系不夠完善，檔案管理缺少標準，缺少規范的流程，人力資源不能保證歸檔的統一性。

三、新形勢下如何檔案管理的效果

（一）檔案管理制度的完善

檔案管理工作要有完善的管理制度，制度是檔案管理的基礎。因此，檔案管理部門要對現有的管理的制度進行疏理，針對存在的問題，對制度進行不斷地完善。檔案管理制度要結合新形勢下人力資源管理工作的特點，提升人檔案管理的整體質量。檔案管理制度的完善要有助于提升管理的效果。

（二）借助信息化實施檔案管理

當前，信息技術有了很大的發展，檔案管理也要借助信息技術提升管理的效果。檔案管理通過信息化的方式可以改變原有的管理方式。在信息條件下，檔案管理的內容是電子檔案，由于借助信息技術檔案管理的質量和效率得到了很大的提升。和原有的檔案管理相比電子檔案具有許多的優勢，電子檔案可以快速完成檢索、查閱，并且消除了傳統檔案在保存中發生的磨損、老化、丟失等問題。電子檔案可以實現長久性的保存。此外，在網絡條件下，電子檔案可以實現異地查閱，信息資源共享，有效提升了檔案信息的利用率。

（三）提升管理人員的技能

檔案管理效果提升需要管理人員素質的提升，檔案管理人員是保證檔案管理效果的基礎。在原有的管理模式下，檔案管理人員由于缺少專業知識的更新，管理方式和管理模式已經不適應當前形勢的發展。所以檔案管理人員需要通過培訓提升個人的專業技能。通過系統的學習掌握現代的檔案管理方法，通過檔案管理提升人力資源管理的效果。人力資源和社會保障部門要充分意識到提升檔案管理人員素質的重要性，采取切合實際的方式，提升管理人員的技能。

四、結語

檔案管理是人力資源管理的重要內容，對用人單位的發展起著推動作用。在當前發展中，人力資源和社會保障局要主動適應時代的發展變化，不斷完善檔案管理工作，將檔案管理和人力資源緊密結合，針對存在的問題，采取有針對性的措施，提升檔案管理的效果。

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