檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

張益偉

摘要：如今社會發展速度越來越快，我們已經身處于信息化的時代。計算機網絡技術發展的越來越快，不僅給大家帶來便利的生活條件、改善了人們原來的通訊和生活的方式、使人們的生活也越來越便利。信息化的技術也應用到了人們的生活工作當中，就像各個企業、工作單位將原來老舊的紙質版人力保管的檔案、資料等等，都通過網絡，運用計算機技術，轉化成電子檔案，不僅有利于檔案數據的保管，同時也確保的檔案信息的準確性和完整性，不會因為原來人力保管時，因為時間的不斷推移，使檔案上自在的文字內容，變得模糊，導致檔案的數據不夠準確還有部分殘缺的現象。但因為現在計算機技術的發達，通過電腦將檔案進行統計，然后進行保管，就防止了尚書事勿放生的概率，并且當有事情需要查詢檔案的時候，也很便捷，能夠快速的查到有關內容，十分方便。很多人不能理解檔案管理相應的基礎工作到底有什么用處，本文就是來講述檔案基礎管理的相關用處，以及檔案管理的基礎工作對現代檔案管理所產生的相應的作用。

關鍵詞：檔案管理基礎工作；現代檔案管理；作用

1.檔案基礎管理工作是什么

檔案基礎管理工作不僅僅指的是對檔案進行保管這么簡單，基礎管理工作分工很復雜，它包括：采集信息、核實信息、登記信息、保存信息等。看著很輕松的工作，其實他的任務量是十分繁重的，檔案管理的相關工作人員不僅僅要挨家挨戶的進行人民群眾相關進本信息的采集，還要當天對采集的信息進行上報，然后另一部分工作人員需要核實采集到的信息是否準確，是否有遺漏的地方和填錯的地方，如果發現錯誤，要第一時間進行詢問，確保每一個人民群眾的信息都是正確無誤的，不僅僅是工作的本能，也是對人民群眾負責的一種態度。與此同時，當工作人員得到了正確的信息之后就要進行編輯，將得到的信息編入檔案當中，然后進行儲存保管。現如今，我們保存檔案的方法大多數都是使用電腦來進行一個信息的儲存，這就是跟隨著時代的變化，在這個信息全球化的時代，通過互聯網技術，計算機技術的相應支持，將原本不安全的檔案管理辦法進行相應的改進，使之能夠和時代的發展相吻合，然后也能夠使人們的工作更加的而方便快捷。檔案管理基礎工作不僅僅為現代檔案管理工作打下了一個良好的基礎，有一個良好的工作習慣，而且對現代檔案管理工作是在技術方面的一個保障，可以減少檔案丟失的情況，這樣就能夠保證具有歷史性的重要檔案即使經過了很長的時間，也依舊能夠保存的很好，并且在人們需要的時候，可以隨時把它拿出來查閱。也可以說，現代檔案管理技術之所以這么完整，可以很平穩的不斷與你姓工作。有絕大部分歸功于檔案管理基礎工作。

2.檔案管理基礎工作目前存在的問題

2.1每個檔案的號碼在標記的時候不夠規范

每個檔案都應該有自己專屬的號碼，并且根據類別應該有相應的標志進行一個明顯的區分，這樣才不容易整混。但是現在對檔案的管理在號碼標注的方面，還沒有一個明確的規范制度，很多檔案不是同一種類別，序號還一樣，這就導致造成很多雷同檔案的現象，而且內容不同，無法很好地進行區分，會造成這一類的內容缺失或是造成這一類的內容有一定的缺陷。

2.2每個檔案標注的標題不夠規范

每個檔案的內容都是不同的，有的時候會有一類相關信息的檔案，這個時候，區分檔案類別最直接最簡潔的辦法就是通過檔案上面標注的標題，進行相應的區分，根據標注的標題能夠了解這個檔案記載的相關內容，從而來確定是不是我們所需要的內容。但是，因為很多檔案沒有標注標題，標注標題的檔案寫的也不夠準確，無法讓人通過標題來明白這個檔案的內容，就會在查詢的時候浪費不必要的時間。最關鍵的是，很多檔案的標注了標題但是概括的不夠全面，就會造成里面的內容因為標題沒有概括的全面，在查詢的時候遺漏掉，而造成得到的相關信息不是完整的局面，帶來不利的影響。

3.根據目前檔案管理存在的問題進行一定改正指導

3.1制定標準、規范的記錄制度

通過建立有關于檔案標記制度的一些標準的帶有規范性的一些相關的制度，來明確和規范檔案的標注。這樣通過記載不同的類別和不同的序號，來尋找相應的查詢內容，就能夠給人們提供相應準確無誤的檔案信息，也是對檔案庫進行了一個整理，為之后的后續工作的發展奠定了一定的有利基礎，并且使現代檔案管理的線管工作有了一定的管理基礎，結局的沒有良好制度的難題，為現代檔案管理提供了基本的保障。

3.2針對于所有檔案進行全面的檢查

檢查檔案不僅要求檢查相關的號碼標識，還要進一步的檢查檔案的標題是否將整個檔案的內容進行一定的總結，要確保檔案的標題涵蓋了這個檔案的所有知識，不會造成丟失缺少的現象，這樣的情況下不僅有利于檔案進一步的細化管理，而且為現代化管理起到了一個很好的帶頭作用，能夠當做一個范本，進行下一步的檔案編輯保存，使現代檔案管理的相應技術進一步的得到完善，并且能夠得到相應的技術方面的一個提高和創新。

4.結語

通過對檔案管理基礎工作進行相應的一個分析，不能夠使大家全面的了解檔案管理基礎工作的相關工作內容，也能夠使大家了解到相應的作用，并且進一步的了解目前存在的問題和相應的改正措施。通過針對于檔案管理基礎工作所得到的相關的經驗，放在現代檔案的進一步工作當中，使現代檔案管理工作開展的更好，不僅僅在技術方面得到了一定的經驗支持和保障，也在經驗當中進行一定的創新，使現代檔案管理的工作模式更加的多變，更加的優秀。

參考文獻：

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