中職院校檔案信息化建設的實踐與思考

張曉江

【摘要】在中職院校中，必須將檔案信息建設的數(shù)字化、網(wǎng)絡化進行到底，制定符合本校實際情況的管理制度，從而在根本上提升檔案信息建設的綜合水平。本文介紹了檔案信息建設的重要性，分析了其建設中存在的問題，并且，對在數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設進行了思考。

【關鍵詞】中職院校；檔案信息；數(shù)字化；網(wǎng)絡化；建設

近些年，信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)得到了很好的發(fā)展，在我國諸多的中職院校中，都對自身的各項工作進行了改革，尤其是檔案信息建設方面，加大了投入力度，對檔案建設工作提供了諸多便利。比起傳統(tǒng)的檔案建設方式，在數(shù)字化、網(wǎng)絡化的環(huán)境下，彌補了傳統(tǒng)方式的不足，使中職院校檔案建設的水平上升到一個新高度，也促進檔案建設工作穩(wěn)定發(fā)展。

一、當前中職院校檔案信息建設的重要性

檔案可以體現(xiàn)了一個學校的發(fā)展歷程，對學校的未來發(fā)展提供了重要參考依據(jù)，而且，對工作的效率，以及工作質(zhì)量的提高具有關鍵作用，因此，檔案建設工作還需要進一步完善，提高重視程度。就中職院校的檔案建設工作而言，其重要性可直接影響高層領導了解本學校的實際情況，影響對其全面性以及真實性的認識。同時，本學校在日后的發(fā)展中，可以實現(xiàn)資源貢獻，給予準確的參考數(shù)據(jù)。此外，其他關聯(lián)的企業(yè)也能對本學校的經(jīng)營狀況進行客觀的判斷，促進了雙方的交流，為校企合作打下了堅實的基礎。

二、檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設存在的問題

（一）檔案儲存的保密性難以保證。隨著網(wǎng)絡技術(shù)的進步，網(wǎng)絡安全也存在很大的威脅，檔案文件的儲存存在很大的安全隱患，保密性就成了重點問題。對于電子文件來說，不具有固定的形式，特定的字體以及簽名等，由于特殊標記的缺失，資料很容易被修改，且修改起來比紙質(zhì)文件還方便，保密性很難被保障，嚴重威脅著學校的信息安全。

（二）缺少專業(yè)的檔案建設人員。在數(shù)字化、網(wǎng)絡化的環(huán)境下，檔案的儲存、管理是多種形式的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很大不同，儲存技術(shù)存在很大的差異。對檔案信息進行建設時，習慣于傳統(tǒng)模式的工作人員，往往學歷較低，知識面也比較窄，對檔案知識缺少系統(tǒng)性的培訓，未能跟上現(xiàn)代化的腳步。如果只是懂得計算機技術(shù)，又或者是網(wǎng)絡技術(shù)的人員，在檔案的建設原則、理論上的經(jīng)驗有所不足是不能做好的，因此，檔案建設人員既要懂得數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術(shù)，又要掌握現(xiàn)代檔案建設的相關知識。

（三）檔案信息化、網(wǎng)絡化建設十分緩慢。檔案建設是一項復雜又繁重的工作，要整理的資料很多。在傳統(tǒng)的工作模式中，只是對紙質(zhì)資料進行保存，不僅丟失的幾率很大，也形成了浪費現(xiàn)象。如今，網(wǎng)絡化技術(shù)不斷發(fā)展，我們又迎來了數(shù)字化的時代，但是，檔案建設工作還未能跟上社會的步伐，發(fā)展速度緩慢，電子文檔還未能有效取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，信息建設也未能受到高度的重視，這就影響了檔案建設水平的提升，也存在很多的漏洞。

（四）相關規(guī)章制度不夠健全。在中職院校中，檔案信息的管理制度非常關鍵，但是，在大部分院校中，還未能建立一個完整的制度，所以，檔案信息建設也就不能取得較高的效率，檔案信息的職能不能被發(fā)揮出來。如果在信息化、網(wǎng)絡化的建設中，沒有一個系統(tǒng)的管理模式，檔案信息建設工作就會過于分散，缺少集中性。此外，由于工作人員缺少明確的目標，嚴重制約了檔案信息建設的進程。

三、中職院校檔案信息建設的實踐

（一）加強檔案信息的安全建設。網(wǎng)絡系統(tǒng)的組成包括硬件和軟件，也包含基礎設施，以及其存儲的數(shù)據(jù)材料，這些因素共同組成了計算機系統(tǒng)。網(wǎng)絡安全的主要任務就是對網(wǎng)絡系統(tǒng)中的各組成部分進行保護，使其免受破壞、更改，以及泄露等現(xiàn)象，要想系統(tǒng)處于正常的運行狀態(tài)，連續(xù)的網(wǎng)絡服務是必須給予保證的。對于網(wǎng)絡安全來說，防火墻，或者是數(shù)據(jù)加密，還有攻擊檢測，以及數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等都要進行利用，從而保證檔案信息的安全性。

（二）制定合理的檔案管理標準。在制定檔案信息的建設標準時，首先要保證其科學性，符合國家的各類標準和相關規(guī)定。在標準化信息建設中，要充分結(jié)合學校檔案的實際情況、管理特點等，對歸檔材料要嚴格把關，科學規(guī)整，從而實現(xiàn)檔案信息資源的價值。此外，檔案管理制度要定期進行修改，檔案工作人員位責任制也要清晰明確，這樣能保證檔案信息的規(guī)范化管理。

（三）深化改革，提高工作人員的素質(zhì)。中職院校的檔案信息建設工作有著一定的系統(tǒng)性，這與質(zhì)量管理人員的水平有直接關系，所以，在實際的建設中，必須對相關工作人員的專業(yè)能力進行提升。首先，調(diào)動檔案信息建設人員的積極性，發(fā)揮主觀能動性，以及創(chuàng)造性，豐富檔案人員的專業(yè)知識。其次，引進現(xiàn)代化設備，增加了檔案的種類，也使載體變得多樣化，這就必須對建設方法進行創(chuàng)新，培養(yǎng)一批專業(yè)的人才，不僅會運用新的技術(shù)，還掌握全面的信息建設知識，從而更好地完成檔案信息建設的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。

（四）實現(xiàn)信息同步化與實時化。檔案的信息資源是學校的核心內(nèi)容，對其進行妥善的管理對學校自身的發(fā)展具有關鍵的作用。因此，要順應時代的發(fā)展，加快數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設的步伐，將電子信息化的管理模式取代傳統(tǒng)的管理模式。同時，充分應用計算機的存儲功能，通過網(wǎng)絡的信息平臺，對電子檔案的數(shù)據(jù)庫進行建設，而且操作簡單，這對保存資料的完整性，以及快速查找都有積極作用，也提高了工作的效率。

四、結(jié)束語

對于中職院校的檔案信息建設，應該充分了解檔案管理存在的問題，分析如何才能實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設。為了使這項工作得到落實，促進組織的良好發(fā)展，所以提出了相應的數(shù)字化、網(wǎng)絡化策略，這有利于中職院校的檔案建設長久發(fā)展，在競爭中保持較強的核心競爭力。

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