新時代檔案安全管理淺談

龐艷麗

【摘要】新時代檔案安全管理面臨新的要求和挑戰，針對檔案發展新環境下實體安全、電子數據安全的管理現狀，本文梳理存在的問題，就提升檔案安全管理提出建議，以便提高檔案服務利用能力，提升管理水平。

【關鍵詞】檔案；安全；管理

檔案記錄企業經營管理活動的全過程，是不可再生的寶貴資源。隨著信息技術的快速發展，實體檔案的安全保管、電子檔案數據安全管理涉及到企業的商業安全；一旦損毀、泄密或被不當利用發生安全事故，都會造成難以預計的損失。結合檔案安全管理的現狀，針對存在問題，就進一步做好檔案安全管理提出措施和方法，切實維護檔案安全。

一、檔案安全管理的現狀

檔案管理工作隨著時代的變化和信息化發展的要求，檔案安全成為管理工作的重要部分。這是一項重要而又基礎性的工作，它貫穿于檔案管理的各個環節中，新時代下重點關注檔案實體安全和電子化數據安全，對檔案部門的管理要求不斷加大。目前行業中檔案館室為保證檔案安全，做了大量基礎性工作，但也存在管理理念滯后、管理經費欠缺、設備設施不完善、制度缺失、尤其是電子化數據管理制度和措施滯后、管理人員業務水平薄弱，不能適應新時代檔案安全管理要求。

二、檔案安全管理目前存在的問題

（一）檔案人員安全管理意識淡薄。隨著信息時代的發展，檔案管理已經從傳統管理方式轉化為信息化管理，目前安全管理薄弱意識體現在兩個方面：一是安全管理認識不全面。對檔案安全管理停留在做好館室實體資料方面，忽略新時代電子數據的信息管理，沒有及時轉換管理思路。二是提升安全管理技能不足。針對檔案事業發展的新變化和需求，在檔案大數據時代，做好電子檔案接收、管理、備份、存儲技能欠缺。

（二）檔案安全管理制度缺失。做好檔案安全管理工作，要以健全的制度實現全方位管理，從工作機制上落實檔案安全防范措施，將檔案安全工作貫穿于檔案管理各項環節。在實際業務中，目前檔案安全管理制度存在缺失現象。

（三）維護安全的管理設施不足。在做好檔案安全軟環境與硬件設施同步的同時，除了從規章制度、人員配置等因素做好基礎工作之外，館室建設設施設備也要相應配套。實體檔案庫館要按照“八防”要求配置齊全，電子存儲設施管理要及時跟進配置。目前檔案安全管理中硬件設施明顯不足。

三、做好檔案安全管理的幾點建議

（一）提升檔案管理人員安全管理責任。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整，確保檔案安全。檔案管理人員需要對檔案安全工作的重要性有清晰的認識，這是檔案安全管理的前提，定期進行檔案法律、法規、制度宣傳， 定期進行檔案專業知識以及安全常識相關的培訓，這樣可以改善檔案管理人員的業務水平以及安全管理意識。在接收檔案時，認真仔細核對，確保檔案收集時完整規范；接收后，要集中保管及時整理。防止整理過程中疏忽大意，發生遺失和被竊現象；入庫時，要排架整齊規范，有目可查；庫房要嚴格按照“八防”要求執行，使檔案不致因溫度、濕度、蟲蛀、灰塵、光線等不利因素，遭受損壞；檔案利用時，要嚴格按照檔案借閱制度進行，做好檔案利用的監督和保護宣傳工作。在檔案歸還時，要仔細清點，發現問題及時查處。檔案基礎工作的開展，要求檔案人員在工作中不僅要加強理論學習，提高理論修養和業務水平，充分認識檔案的價值，扎實做好檔案基礎工作。牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，切實保護好檔案。堅決防止松懈、僥幸心理，確保檔案萬無一失。

（二）完善檔案安全管理制度。在檔案安全管理中要建立工作長效機制，按規矩辦事，以制度管人。從工作機制上對檔案安全防范措施進行落實，在檔案接收、保管以及利用工作的各個環節中落實檔案安全防范措施，制定出切實可行的檔案安全責任制、突發事件應急預案等規章制度，以應對隨時出現的各種情況，將檔案安全管理工作責任落實到具體的人員，并就檔案安全保管中的各項規定進行嚴格落實，確保檔案安全。為保證檔案的完整與安全，應及時編制《檔案管理辦法》《檔案電子數據管理規定》《密級檔案管理規定》《檔案應急預案》等相關管理制度，以制度保障檔案安全工作的順利開展。

（三）加強檔案設施設備的配置。加強檔案硬件設施設備建設，是檔案安全管理工作的基礎。硬件建設的合理與否，直接關系到檔案安全管理工作的成效。檔案館室在檔案設施建設方面，嚴格執行檔案安全保管的各項規定，配置防火防盜設施、煙霧報警器、攝像監控器，除濕機、滅火器材等檔案安全所必需的設施設備，檔案員配有工作電腦、打印機、碎紙機等檔案管理設備。檔案庫房指定專人負責檢查檔案設施，從硬件上為檔案安全管理工作奠定堅實的基礎，構筑人防、物防、技防相結合的綜合防范體系。同時要適應新時代檔案工作的新形式和要求，注重計算機及信息載體的管理，確保檔案信息安全。檔案工作人員要有網絡安全意識，在計算機上安裝防病毒軟件；工作電腦設定開機密碼和屏幕保護密碼，定期對計算機運行狀況進行檢查，嚴禁使用來路不明的軟件、磁盤和移動硬盤，防止計算機病毒侵入，保證檔案電子數據信息的安全運行。

為確保電子文件和電子檔案的安全保管和有效利用，要及時建立數據備份與恢復系統，從而在管理和技術上有效地保證檔案信息的安全。

四、結語

檔案安全管理在新時代檔案工作的發展新要求下，要高標準做好工作，需要提升檔案人員的安全意識，建立長效管理制度，加強館室設施設備的配置，進一步提高檔案安全管理的程序化、科學化、規范化，時刻確保檔案的安全和完整，為企業建設發展做好支持服務。

【參考文獻】

[1]楊光.檔案安全新要求[J].檔案論壇，2015（3）.

[2]翟云娜.淺論檔案安全建設[J].城建檔案，2016（8）.