新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新

高真

【摘要】檔案管理工作是事業(yè)單位進行其他工作的基礎(chǔ)，因此應(yīng)重視對辦公室檔案的管理，在新形勢下不斷革新管理體系和管理模式，使檔案管理更加智能化、信息化，從而提高管理效率和質(zhì)量，減少人力資源的使用，實現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化。本文主要分析了當(dāng)前我國事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題，并指出新形勢下辦公室檔案管理的創(chuàng)新辦法。

【關(guān)鍵詞】新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

一、當(dāng)前我國事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題

（一）缺乏信息化的檔案管理。如今電腦和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于人們的生活中，事業(yè)單位辦公室檔案的管理也在逐漸從紙質(zhì)材料向電子版材料發(fā)展，但是仍然存在電子檔案的使用率不高以及查詢效率較低等現(xiàn)象。究其原因，電子檔案管理模式屬于新生事物，一些事業(yè)單位的檔案管理人員還沒有了解其中技術(shù)。另外，對一些新聘用的檔案管理人員沒有進行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，還無法掌握電子檔案系統(tǒng)的操作方法。所以，從當(dāng)前情況來看，事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)水平仍有待進一步提高。

（二）檔案管理過于形式化。很多事業(yè)單位在檔案信息管理方面過于形式化，對于信息記錄、管理沒有嚴格按照相關(guān)規(guī)范進行，使得記錄的信息缺失了真實性和有效性，無法為相關(guān)部門提供有效的參考。即使已經(jīng)使用電子版進行信息記錄，也沒有做到對信息及時更新處理，因此無法為事業(yè)單位提供精準的信息，資料的累積僅僅是一種形式，使檔案管理缺失了實際的作用。

（三）檔案管理職能意識性不高。隨著科技的發(fā)展，事業(yè)單位更加注重經(jīng)營和收益方面的管理，而忽視了對事業(yè)單位方案資料管理方面的管理，尤其是對檔案管理所需資金的投入，部分事業(yè)單位將這項工作進行了簡化，甚至將檔案管理工作規(guī)劃到了其他部門，成為其他部門的兼職工作，缺乏專門的管理人員，這便降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新方式

（一）建設(shè)信息化的檔案管理模式。新形勢下，社會正趨向于信息化和數(shù)字化發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)與時俱進，積極建設(shè)信息化檔案管理模式，使數(shù)字化信息化的事業(yè)單位檔案管理充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，提高檔案管理效率。信息化的檔案管理不但能夠降低檔案管理工作的成本費用，同時也便于和其他部門進行交流溝通，這樣便有效提高了事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量。具體可以從以下方面進行：在協(xié)調(diào)檔案管理時，針對信息處理和信息收集設(shè)立專門的檔案管理服務(wù)窗口，將人事檔案信息與工作信息進行綜合整理。此外，還應(yīng)升級檔案管理服務(wù)中心的窗口，使其處理電子信息的能力得以提升。同時，要想切實提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還要對工作方式進行創(chuàng)新，利用電子軟件對電子信息進行統(tǒng)計和歸納，對于不同類型的信息采用適合的管理手段，然后通過表格將其匯總和管理，進而實現(xiàn)各部門的資源共享。利用信息技術(shù)調(diào)查和統(tǒng)計相關(guān)資料，可有效提高事業(yè)單位各部門的溝通效率，進而促使事業(yè)單位整體運行效率得以提升。

（二）加強培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才。事業(yè)單位應(yīng)重視人員合理配置的問題，積極提高檔案管理人員的水平。但是就目前情況來看，事業(yè)單位不但要提升檔案管理人員的管理能力，還應(yīng)提升管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能保障檔案管理的成效。因此，有必要對檔案管理進行相關(guān)培訓(xùn)。這就要求事業(yè)單位建立完善的培訓(xùn)機制，有針對性地進行檔案管理培訓(xùn)，進而促進檔案管理人員提升自身的工作水平，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。比如可舉辦相關(guān)講座，也可通過多媒體視頻培訓(xùn)，如今互聯(lián)網(wǎng)為人們生活提供了便捷，事業(yè)單位也可開展線上培訓(xùn)，不但簡便省時省力，同時也能保證培訓(xùn)效果。此外，還應(yīng)注意對檔案管理人員進行道德素質(zhì)的培訓(xùn)，提高其工作意識，從而保證工作質(zhì)量。

（三）提高對檔案管理工作的重視度。檔案管理工作對事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)有重要作用，要想保證事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)，就應(yīng)加大對檔案管理工作的重視度，充分認識其對事業(yè)單位產(chǎn)生的影響，積極創(chuàng)新檔案工作的管理。事業(yè)單位首先要明確檔案的作用，準確記錄事業(yè)單位內(nèi)部人員的相關(guān)狀況、單位運行狀況等，并以此為依據(jù)有針對性地管理單位的工作人員，及時發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位存在的不足，并制定相關(guān)解決措施。所以，事業(yè)單位應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理的方法和手段，建立健全檔案管理制度，強化自身的服務(wù)意識，通過提升檔案管理促進自身的發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，辦公室檔案的管理是事業(yè)單位的重要組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量直接影響事業(yè)單位的發(fā)展狀況，因此事業(yè)單位要想更健康、穩(wěn)定、持久地發(fā)展，就應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理方式。在新形式下，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需求，有必要實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化管理，與時俱進，從而提升管理質(zhì)量和效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

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