設備儀器檔案科學化管理的重大意義

高興俊

【摘要】有效加強醫院設備儀器檔案管理，可以真實完整地記錄設備儀器從申請購置、使用到報廢處理的整個過程，使其在醫療診斷和治療工作中發揮出最大的作用，起到診斷數據檢測的準確性和有效性的作用，促進臨床各項工作的發展。

【關鍵詞】醫療儀器；設備；檔案；管理

醫療設備儀器的實力已成為反映一個醫院醫療水平的重要條件之一，是一個醫院生存和發展建設的基礎條件，也是一個醫院開展新業務、新技術的重要保障。然而，如何使醫療儀器長期保持良好的正常工作狀態，如何提高設備的使用效率，如何降低設備故障率，延長設備儀器的使用壽命，是每個醫院管理者管理醫院的必備條件。

醫療設備儀器檔案是一個醫院所有的醫療設備儀器在申購、使用、報廢過程中形成的，具有保存利用價值的各種載體材料，它包括形成的文字、圖紙、照片等等。它對臨床醫生出具的診斷報告、醫療治療的準確與否具有重要的影響。醫療設備儀器檔案屬于醫院科技檔案管理的范疇，是醫院檔案管理的重要組成部分之一。因而，在“三級甲等”醫院評審標準中就有對醫療設備儀器檔案的管理要求，并作出了具體的規定和要求。現針對我院醫療設備儀器檔案管理的經驗和問題，提出個人的見解。

一、我院醫療設備檔案管理中存在的主要問題

（一）管理制度形同虛設。根據醫院管理要求，我院制定了設備儀器檔案管理的辦法，對歸檔范圍和歸檔內容做了詳細的要求，但由于部分科室對檔案儀器管理工作認識不足，導致設備儀器在使用過程中形成的、應該歸檔的資料沒有收集完整，更沒有按照要求進行歸檔，從而使制度的執行不到位，制度形同虛設。

（二）缺乏對檔案管理的監督。由于部分科室沒有意識到建檔管理的重要性，在檔案管理工作中存在著消極的被動情緒，缺乏對檔案管理進行監督。這使得儀器設備難以發揮應有的作用。

（三）科室之間缺乏組織協調性。設備檔案的收集保管需要各科室之間共同協調完成，如果各科室之間不互相配合工作，各自為陣，單靠檔案管理部門和儀器設備管理部門提出要求，就會制約醫院的醫療設備儀器檔案管理工作。

（四）兼職檔案管理人員缺乏管理相關知識和責任意識。在設備的使用過程中，部分的科室雖有兼職檔案員，但缺少規范的獎懲激勵機制，檔案人員由于缺乏檔案管理知識，設備使用中人員流動頻繁，部分設備使用人員辭職或者調離崗位，造成部分設備儀器在使用、維修中形成的歸檔資料未及時收集、整理和歸檔，甚至有價值的資料遺失，導致大量有歸檔價值的檔案資料沒有得到歸檔管理。

二、建立完善檔案管理制度并貫徹落實

（一）建立完善檔案管理制度，實施獎懲機制。只有充分調動起職工的積極性、主動性，使他們在實現組織目標的同時實現自身的需要。設備儀器檔案管理往往采用一個部門主抓、多部門協助配合的方式，筆者認為需要在單位職工中大力宣貫檔案工作的重要性、設備儀器檔案知識及其意義，使設備檔案管理知識制度深入每一個科室職工心中。醫院設備科設立專職的設備檔案管理員崗位，負責從設備的申購、驗收、使用、維修、報廢資料管理，各科室設立兼職的設備檔案管理員，具體負責本科室設備儀器資料的收集管理。且在兼職設備檔案管理人員調離本工作崗位時，落實檔案接收人員交接工作，避免資料收集出現空檔。并根據醫院要求每年定期將科室及設備科收集的設備檔案按時移交到醫院檔案科，進行統一管理，避免資料流失。這就要求臨床各科室和設備科密切配合，互相溝通使得設備儀器檔案資料收集完整、全面。

（二）需要明確設備檔案的歸檔范圍。現在“三級甲等”醫院所有設備儀器均列入國家強制檢定范圍并直接用于臨床各科室的診斷、醫療衛生、行政監測等方面。醫院應該制定明確的設備檔案的歸檔范圍，保管期限。

（三）應該建立設備儀器管理臺賬。由醫院設備科設備檔案管理人員建立完整的儀器設備臺賬。設備儀器臺賬主要包括以下內容：設備的名稱型號、設備使用科室申購表、招標采購資料、采購合同（合同應該包括保修年限）、隨機附帶的使用說明資料、產品合格證、開箱驗收記錄、設備儀器使用及維護維修檢修記錄，設備檢測報告等資料。這樣，設備一旦發現問題由設備科負責及時聯系供貨商進行處理，或者由使用的科室及時聯系廠商及時處置問題。

三、科學管理設備儀器檔案的重大意義

科學地管理設備儀器檔案對最大限度發揮醫院設備儀器的作用，延長設備儀器的使用年限具有重大的意義。還能幫助設備儀器檔案查閱人員通過檔案盡快掌握設備儀器的性能和各種參數要求，以便提高設備的工作效率。

設備儀器檔案的科學管理，能直接提供儀器設備檔案的各種信息，如選擇型號、使用情況、維修保養時間次數、報廢原因記錄，能為醫院重新購買新的設備儀器提供參考依據。

總之，加強設備儀器檔案的管理，建立健全完善的設備儀器檔案管理制度，嚴格落實各項制度，使設備儀器在使用、維護中的技術資料及時得到收集、整理、歸檔，不但能夠充分發揮醫院設備科對購置使用設備儀器的動態管理跟蹤作用，還能為綜合評價設備儀器的技術性能，提高設備使用率，提高經濟收入提供科學有效的依據，確保醫院持續穩定發展。

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