小型企業辦公自動化系統開發與設計初探

彭治

【摘要】本文論述了辦公自動化系統的設計原則，辦公自動化系統的整體技術架構，結合工作實際，提出辦公自動化系統的安全措施。從而為企業的現代化管理提供依據。

【關鍵詞】小型企業；辦公自動化系統；開發；設計

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將計算機網絡功能與現代化辦公進行結合而產生的新型辦公方式，通過實現數字化辦公、辦公自動化，能夠有效優化管理組織結構，變更管理體制，提高管理效率與辦公協調能力，并加強了管理組織者決策的一致性，最終實現提升決策對企業效能影響的目標。本文探討了小型企業辦公自動化系統的開發與設計，以系統整體目標的建設為原則，分析了系統構架、安全策略等內容，以期為小型企業辦公自動化系統的開發與設計提供參考依據。

一、辦公自動化系統的設計原則

（一）安全性與保密性。在對辦公自動化系統進行設計時要將系統的安全性與保密性作為設計原則進行周密的考慮，并在系統中提供權限管控、單據附件保密控制等多項功能，為企業數據信息的安全提供保障。

（二）開放性與靈活性。開放性與靈活性作為辦公自動化系統的設計原則是因為，通過靈活、開放的模塊結構可以提高各個模塊的獨立性，從而降低模塊間數據的偶合度，進而實現各個模塊對數據依賴的降低。另外，辦公自動化系統可借助于小型企業所使用的業務系統接口進行設計，從而更好地符合企業的實際情況，實現系統與外圍系統區域性的互聯互通。

（三）系統性與先進性。系統性，即：從整個辦公自動化系統的角度出發，將設計的標準、代碼的編寫進行規范統一，并將系統采集的數據進行統一輸入，以此來實現一次輸入，全局共享。先進性則是指，使用當今時代較為成熟的信息技術，在滿足當前業務需求的同時，留有功能拓展的空間。

（四）滿足企業的多方面需求。為企業決策者、管理者對公司實施業務數據的了解服務，并為其提供符合項目管理要求的項目管理模塊，彰顯重點項目的人員、問題、匯報、計劃、進度、知識文檔等信息，且在設計時將系統使用簡易程度作為優先考慮的問題。另外，還需將企業人力資源部門的需求作為設計原則，為其提供解決員工考勤、培訓、社保、薪酬等問題的對策。

二、辦公自動化系統的整體技術架構

（一）服務器與數據庫服務器的部署方式。采用分層的技術架構將服務器與數據庫服務器進行分別部署，以此來增加安全性。應用服務器相對面向使用者較容易受到威脅，將其分開部署，即使服務器出現差錯，仍可保證數據的完好。另外，分層的技術架構也便于日后對服務器或數據庫服務器的擴展與改進。

（二）系統的部署方式。此系統應采用B/S結構進行統一的集中部署，使不同區域人員的辦公可在同一平臺上進行，并使用數據加密機制，保證數據在公網上傳輸時的安全性。

三、辦公自動化系統的安全措施

（一）防火墻。防火墻作為一種常見且較為安全的網絡安全保護措施，因其良好的性能在計算機中得到了普遍的應用，外部人員對企業信息服務器進行入侵時，必須先經過防火墻，才可接觸到目標數據，在開發辦公自動化系統時可對防火墻的安全等級進行自行配置，降低網絡中病毒、木馬傳播的幾率。

（二）移動U-Key。此安全措施常見于政府、銀行等對安全需求較高場所的辦公系統，移動U-Key指的是系統管理端將每一位用戶分別制定一組身份識別嗎，并且將用戶的身份識別碼作為唯一驗證方式儲存于與U盤相似的移動U-Key中，當使用時，需將隨身攜帶的移動U-Key插入電腦，系統自動確認其身份后才可登陸系統接觸數據，由此可見，采用移動U-Key能夠有效降低公司數據、信息等資源外泄傳播的風險。

（三）用戶名與密碼。用戶名與密碼是一種較為常見的系統安全策略，使用者通過預先注冊號的賬號與密碼進行登錄與身份的確認，通常登錄后可直接接觸符合其權限等級的數據。

四、辦公自動化系統中數據信息的備份

（一）存儲備份。存儲備份指的是，工作人員對業務往來所產生的數據進行自行備份，較為常見的則是使用U盤進行備份，工作人員將U盤隨身攜帶，安全性較高。

（二）雙機熱備。雙機熱備指的是將中心服務器改裝為兩臺互為備份的服務器，且兩臺服務器不可再同一時間一起運行，當其中一臺運行的服務器發生故障時，另一臺服務器會自行啟動，為整個辦公系統的穩定性提供保障。

五、結束語

信息化建設是小型企業的畢經之路，應用辦公自動化系統可以為小型企業的領導者、決策者提供更為清晰的企業走向，也可為企業各級管理工作提供便利條件，進而提高管理效率，加強員工的工作意識，為企業帶來良好的影響。

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