機關事業單位檔案管理工作幾點思考

摘 要：隨著機關事業單位管理工作改革的不斷深入，與單位發展、人員任用息息相關的檔案管理工作也在不斷的改進。當前的機關事業單位檔案管理中，由于陳舊的檔案管理理念影響、傳統的管理方式和手段比較落后，同時也缺乏高層次的復合性人才，導致工作效率不高，這是檔案規范化管理急需解決的問題。

關鍵詞：檔案管理；隊伍建設；信息安全

為了全面提高機關事業單位檔案管理系統化、標準化、規范化建設，使之更好地為機關事業單位工作和社會服務，根據當前檔案管理工作發展趨勢，特提出幾點思考：

一、注重檔案材料的收集和整理，把好質量關

檔案文件作為各種社會活動的伴生物，其產生和形成具有明顯的分散性特點，所以必須在調查研究基礎上，科學地分析和預測其形成、使用、管理的規律和特點，才能做好檔案的收集工作。同時，檔案的收集工作，必須根據各級各類檔案館（室）的收集檔案范圍來進行，不能違反國家規定，擅自收集不屬于本館（室）收集工作范圍的檔案，以保證收集工作能夠有目的、有重點的進行。

1、做好收集基礎文件材料工作，不斷提高檔案管理水平。一是做好收文登記工作。文秘檔案工作人員要嚴格登記手續，防止出現遺漏現象，要保證檔案資料準確、科學、及時；二是做好年度計劃工作。要主動了解熟悉單位的年度工作計劃，弄清一年內完成的工作，加強前期控制措施，按照計劃查詢催收有關文件材料；三是做好蓋章用印工作。凡是需要加蓋印章的文件，蓋章后即留足份數歸檔，以免事后再去催收；四是做好臨時性大型活動，主動收集有關文件及影像等各種載體材料，保證資料收集工作多元化。

2、做好歸檔立卷的文件資料。做好收集工作建立健全歸檔制度，是做好機關事業單位檔案收集工作的一項重要措施，抓好平時收集，則是保證歸檔制度落實的有效辦法，需要我們在日常工作中，負責檔案工作的同志要協助文秘部門做好文書處理工作，隨時將辦理完畢的文件進行收集整理，放在根據《案卷目錄》有關條款設立的卷夾內，有條理、分類別的管理起來，年終或年初再做些必要的復查和調整，即可正式立卷。這樣做可以把大量的收集、整理等工作放在平時進行，既有利于把文件資料收集齊全完整，防止丟失和遺漏，便于查找和利用，保證檔案收集工作的針對性和及時性，可以節省人力和時間，確保案卷質量，避免年終突擊立卷歸檔。

3、做好檔案整理工作。收集起來的大量檔案，內容十分復雜，如果不加以條理化和系統化，它們只不過是一堆零亂的材料。所謂檔案整理，就是對收集來的大量零散文件材料進行科學分類，重新進行排列組合，重新進行編目，使之檔案管理系統起來。檔案的整理，不僅為檔案的利用創造方便條件，而且也為整個檔案管理工作奠定良好的基礎。在檔案管理的諸多環節中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是起到承上啟下的關鍵環節。收集或征集來的檔案資料，經過檔案整理這個環節，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質量，對檔案收集工作有一定的促進作用。檔案在整理過程中，往往是與檔案價值的鑒定工作相結合進行，而鑒定檔案的價值和劃分檔案的保管期限，必須對檔案進行全面的考察和仔細認真的分析，只有經過系統整理的檔案，才能提供這樣的可能性。經過整理后的案卷，是檔案保管、統計、檢查的具體工作對象和基本單位，致使編制檔案檢索工具與編寫參考資料有了主要依據。因此，檔案整理工作對于充分發揮檔案作用，實現檔案工作的目的，奠定檔案管理工作的基礎，具有重要的意義。

二、深化檔案管理工作

1、建立健全檔案資料的歸檔制度。歸檔是辦理完畢的文件經系統整理后歸檔案室保存的過程。在我國“歸檔”已成為黨和國家明文規定的一項制度。《中華人民共和國檔案法》第10條規定：對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有。文書立卷歸檔是文書部門的任務，它是文書工作的終點，又是檔案工作的起點。實踐經驗證明，沒有歸檔制度，或者歸檔制度不健全，就不可能有完整的檔案，也就沒有健全的檔案工作。因為檔案是由各種文件材料轉化而來的，文件材料轉化為檔案一般又是通過“歸檔”來實現的。所以，建立和健全歸檔制度是非常重要的，它不僅能夠確保檔案室有連續不斷的檔案來源，為開展各項業務工作提供便利條件，而且也是為國家積累檔案財富的重要保證。所以建立健全文件資料的歸檔制度是實現科學化管理的重要前提和基礎，要做好歸檔工作就應形成制度，明確職責，落實到人。

2、做好檔案資料的組卷工作。要做好組卷工作應注意以下問題：（1）一個案卷內的文件材料應是一個類別的全部材料，并應形成順序進行組卷。（2）如果文件材料繁多，應將最能反映工作概況的文件排放在全部案卷之首。（3）案卷要美觀、整齊、清潔和干凈。（4）卷內文件應保持有機聯系，劃定保管期限，對影像資料要組卷保管，檔號要與相關案卷操持一致。（5）對破損的要加以裱糊完整，拆除文件中的訂書釘等金屬品，達到維持原狀、分類明確、裝訂齊整。（6）案卷要加裝封面，封面的標題應準確揭示出卷內文件材料的內容。

3、建立符合標準的庫房。庫房要有足夠的面積，開間大小適當，屋頂要絕對防止雨雪滲漏，并具有良好的隔熱性能；庫房的墻壁應堅固耐久，并具有隔熱、防濕、防塵的性能；庫房的地面要具有堅固性與耐久性，防水防潮效能要好；庫房門窗應緊密、牢固、防火，窗戶應具有防強光與防風沙的功能。同時，庫房的溫、濕度也是直接影響檔案“自然壽命”的環境因素，據有關研究結果表明，較為適宜的庫房溫度應在14℃—20℃之間，相對濕度應在50%—65%之間。

三、正確處理好檔案開發利用和保密的關系。檔案工作是服務性工作，它為服務者在工作上提供便利。同時檔案的利用和保密關系問題，在提供利用工作中表現得最為突出，應特別注意解決好。開發利用檔案不是將檔案資料大撒手，而是要限制在一定范圍內。既要防止怕失密而“固步自封”，又要防止變成“超級市場”而有求必應，使檔案處于無密可保。這就要求我們在實際工作中要以《保密法》和上級國家保密部門的要求為依據，結合本單位檔案內部和密級程度，建立健全必要的查閱制度，堅持必要的利用手段，使利用和保密達到完善與統一。檔案在什么情況下提供利用，給誰提供利用，以什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，范圍多大，什么情況下解密等，都要服從黨和國家的利益，在這個總的前提下，依據黨的方針政策為標準，把二者統一起來。凡是檔案提供利用經濟發展、促進安定團結和社會主義現代化建設就積極大膽地提供利用，反之則應注意保密。在具體處理提供利用和保密的關系時，要深入審查檔案內容，根據時間的推移、地點和條件的變化，調整檔案的密級，逐步擴大利用范圍，減少煩瑣的審批手續，方便利用者。

四、做好檔案管理工作應著重培養檔案工作者的敬業精神。一是要具備愛崗敬業的無私奉獻精神。檔案工作是保護和提供檔案信息為社會服務的工作，是一種默默無聞、專為他人“鋪路搭橋”做嫁妝的行業，檔案工作是不大為人所知的職業，但又是社會主義事業不可缺少的行業，所以要求檔案工作者要具備愛崗敬業無私奉獻精神。二是要具備全心全意為人民服務的精神。檔案工作是服務性工作，在接待查閱檔案的人員時，要注意工作態度，努力做到工作上積極主動，態度誠懇熱情，及時、準確地為他們提供資料，不能滿足的要耐心解釋。三是要具備開拓進取勇于創新的精神。檔案工作者不能只是“抱殘守缺”。新時代下，我們檔案工作者要以黨的十九大精神為引領，要有積極向上的進取精神。檔案工作是一筆寶貴財富，蘊藏著豐富的寶藏，需要檔案工作者去發掘，檔案學理論的發展更需要檔案工作者去研究、探索和充實。

隨著我國經濟的發展，檔案管理工作也必將面臨更大的挑戰，而對于目前我國的檔案管理工作或多或少都還存在這樣那樣的一些問題，這就需要相關單位部門充分重視檔案管理工作，雖然它沒有直接的經濟利益那么明顯，但其作用是不能忽視的。新時代當下，加強檔案管理工作是國家經濟建設和社會發展的需要，檔案管理工作必須要與時俱進，要緊密聯系新時代檔案管理工作的需求和要求，并結合單位的實際情況，培養高素質復合性人才，做好檔案管理工作，從而促進本單位的發展，促進新時代檔案管理工作的進步。

參考文獻

[1]中國人民大學出版社《檔案管理學》，作者：陳智為、鄧紹興、劉越男編著

作者簡介

李秋菊（1980-），女，漢族，中共中央黨校函授學院畢業，現任黑龍江省綏化市北林區地方志編纂辦公室檔案管理員，主要從事地方志編纂和檔案管理工作。