事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與措施

石春梅

摘 要：在最近幾年來，社會上各個領(lǐng)域都面臨著巨大的變化，事業(yè)單位必須要實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)才可以推動事業(yè)單位更好的發(fā)展，有利于提高檔案管理的有效性。伴隨著社會結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，社會上加大了對于檔案管理數(shù)字化的關(guān)注，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗分析的事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的具體問題和措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化建設(shè)；存在問題；有效措施

在新的歷史發(fā)展階段，科學(xué)技術(shù)的水平越來越高，社會的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化趨勢更加明顯，所以在事業(yè)單位工作過程里，必須應(yīng)用好數(shù)字化技術(shù)，這對于后續(xù)工作展開具有重要的意義，所以，怎樣優(yōu)化現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)在必須重點思考的問題。，下面是筆者進行的具體分析。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

從目前的情況來看，大部分事業(yè)單位已經(jīng)意識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義，不過，在實際建設(shè)時依然有很多不足，不利于事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)。和過去的檔案管理制度相比，數(shù)字化管理可以更好的引進人才，也更有利于擴大資源的共享性，推動我國事業(yè)單位建設(shè)進入到一個全新的階段。

1.1 尚未樹立對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的正確認識。

盡管社會上的大部分人都意識到數(shù)字化建設(shè)的重要性，但是他們并沒有把數(shù)字化工作融合到事業(yè)單位的檔案管理工作里，具體建設(shè)難度依然比較大。另外，由于很多事業(yè)單位沒有充分的了解數(shù)字化檔案管理，使得數(shù)字化技術(shù)便捷性高、靈活度大、保密性好等優(yōu)勢無法被真正發(fā)揮出來，從而大大降低事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效性。事業(yè)單位在進行建設(shè)時，必須要以發(fā)展的眼光看待問題，以符合社會發(fā)展需求作為基本建設(shè)原則。只有積極地嘗試接觸新鮮事物，才能在潛移默化中樹立對事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認識。

1.2 投入的資金有限。

對于事業(yè)單位來說，由于缺乏足夠的資金，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)沒有可靠的設(shè)備，加上很多事業(yè)單位的軟件系統(tǒng)不合理，所以很難推動事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作進行。盡管我國的硬件設(shè)施已經(jīng)比較成熟了，軟件開發(fā)也取得了一定的成就，但是通過閉著的實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，仍然有一部分事業(yè)單位存在資金投入較少、數(shù)字化設(shè)備不足、系統(tǒng)更新不及時等問題，從而對檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展造成不利影響。加大對數(shù)字化技術(shù)的投資力度，有利于及時完善檔案管理系統(tǒng)，有效保證檔案資料的安全性，減小資料泄露、丟失給個人和國家所造成的損失。

1.3 從事檔案管理工作的人員專業(yè)水平有限。

對于很多事業(yè)單位來說，在進行數(shù)字化建設(shè)中一方面要借助于高水平的設(shè)備，另一方面還需要專業(yè)的工作人員。然而我國現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案建設(shè)中缺乏足夠的檔案管理專業(yè)工作者，實際管理存在問題。數(shù)字化是一種更新?lián)Q代速度極快的科學(xué)技術(shù)，對工作人員專業(yè)技術(shù)水平要求較高。因此，在實現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的同時加快引進高素質(zhì)人才十分必要。

1.4 檔案信息材料存在問題

對于事業(yè)單位來說，其檔案信息比較多，在進行管理時程序也很復(fù)雜，另外由于很多部門的信息時比較獨立的，所以在進行信息管理時會面臨巨大的難題，導(dǎo)致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復(fù)率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動。在現(xiàn)有檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案信息收集后要經(jīng)過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程。一旦沒有在新檔案管理中進行工作，就會浪費大量的時間和資源，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。另外，現(xiàn)在的很多檔案信息的利用率比較低，通常情況下，在利用事業(yè)單位的檔案信息時要發(fā)揮人工的作用傳遞信息，這樣直接導(dǎo)致效率低下，不利于充分利用信息，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準確的信息，為科學(xué)決策提供重要的依據(jù)了。在新的檔案管理模式下，要想查閱檔案信息是非常困難的，在查找了目錄以后尋找相關(guān)的檔案架，然后在檔案架上找到信息，這樣的模式下很容易出現(xiàn)工作紕漏，也很難快速的找到檔案。 這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業(yè)單位的工作效率，也達不到檔案的合理有效利用。

2 加快事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的有效措施分析

通過上面的分析可以得知，現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中依然有很多不足，這極大的阻礙著事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，針對這些問題，筆者提出了具體的事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

2.1 重視對檔案記錄工作的數(shù)字化管理。

對于整個檔案管理工作來說，檔案記錄工作的質(zhì)量扮演著重要的角色，過去的檔案管理模式比較落后，工作人員要肩負巨大的工作量，同時工作效率也不高，所以，必須借助于檔案記錄工作效果的好壞將直接決定檔案管理工作開展的順利與否。在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，文書人員需要在各機構(gòu)中不斷奔走，工作壓力也比較大，而現(xiàn)在則可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)，將各部門人員的個人信息上傳到局域網(wǎng)終端，根據(jù)工作需要對所需資料進行查詢、調(diào)閱，有利于更好的進行檔案數(shù)字化建設(shè)。

2.2 注重對檔案資料共享性的提高。

為了提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平，就要實現(xiàn)檔案材料的共享，這樣可以更好的傳遞檔案材料，也就是說，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)非常復(fù)雜，它主要包括了對系統(tǒng)的設(shè)計、硬件設(shè)備的選用、軟件系統(tǒng)的開發(fā)、檔案的錄入與輸出、信息的備份與刪除以及系統(tǒng)的安全維護等。對于任何一個事業(yè)單位來說，其設(shè)計的工作種類繁多，所以必須完善信息處理體系才可以實現(xiàn)檔案信息的共享。

2.3 加強對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平的提高。

在事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)中專業(yè)人才是最核心的因素，所以要想提高檔案管理數(shù)字水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，具體來看要從以下幾個角度出發(fā)：第一，重視對于專業(yè)的技術(shù)人才的培養(yǎng)，提高整個現(xiàn)代化檔案管理水平；第二，明確各個崗位的人才需求，讓他們可以在各個崗位上發(fā)揮自己的價值；第三，做好對技術(shù)人員的培訓(xùn)工作，以確保他們能夠及時了解到最新的數(shù)字化技術(shù)。在當前這個網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的時代，只有不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，才能最大程度降低應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時的安全隱患，實現(xiàn)智能化、自動化與數(shù)字化技術(shù)的完美結(jié)合，提高整體檔案數(shù)字化建設(shè)水平。

2.4 不斷提高檔案管理的安全性。

現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理平臺必須創(chuàng)建一個安全的檔案管理平臺，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代檔案信息系統(tǒng)的有機結(jié)合，提高整體網(wǎng)絡(luò)化水平，營造良好的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，借助于這個平臺可以更好的保存和修改檔案，同時還可以及時的傳遞信息。

在網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺的作用下可以更好的錄入文件和收集文件， 又可以由不同部門不同層級的使用者根據(jù)用戶權(quán)限通過登入網(wǎng)絡(luò)來進行檢索，調(diào)用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關(guān)的檔案信息等，并進行各種操作。這樣一來，檔案信息需求者可以更快的獲得信息，有利于提高整體服務(wù)質(zhì)量，減輕了檔案管理人員的工作強度。

3 結(jié)束語

通過上面的分析可以得知，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進了整個時代的發(fā)展，在新時期，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)是大勢所趨，所以，必須科學(xué)的認識數(shù)字化技術(shù)，積極面對在檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到的問題，為我國事業(yè)單位建設(shè)水平的提高奠定基礎(chǔ)。文章通過分析現(xiàn)在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的問題，提出了檔案數(shù)字化建設(shè)的措施，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

參考文獻

[1]王梅.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與對策研究[J].卷宗，2015（11）：51-52.

[2]陳運先.芻議圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性與具體策略[J].考試周刊，2011（50）：156-157.

[3]劉亞.事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2014（23）：151.