提升企業辦公室管理工作的措施分析

楊勇

【摘要】辦公室作為企業運營的中轉樞紐，起著協調各部門的重要作用，但是當下諸多企業中辦公室管理存在著問題，直接影響到企業的整體工作效率。因此針對辦公室出現的問題進行及時的調整變的刻不容緩。因此企業應該重視辦公室管理工作，與時俱進，不斷摸索，完善優化辦公室管理工作，增強企業的核心競爭力，提高企業管理水平，促進企業效益的提升。

【關鍵詞】現代企業 辦公室管理 作用 措施

一、現代企業辦公室管理工作的意義與作用

企業的長遠發展，離不開日常中細節的管理，尤其是對于辦公室工作的管理，能夠在一定程度上外化為一個企業內部競爭實力?，F代企業的競爭日益激烈，企業的任何決策，若沒有得到良好的實施，很有可能造成不必要的損失。企業的決策由企業各個辦公室來完成閉，因此，加強現代企業辦公室管理工作具有重要意義，其意義主要包括兩方面，第一，辦公室管理能夠有效促進信息交流。辦公室管理工作承擔著信息傳遞的工作任務，是上下級之間溝通的媒介，有時還具有一定的參謀權利，給予上級一些建議，從而促進整體與局部之間的有效協調。第二，辦公室管理具有一定的參與權利，能夠提高管理者決策制定的準確性，并且高效地執行決策，促進企業問題的順利解決。

辦公室的有效、高質量的管理可以極大地提高企業在當今日益競爭激烈的市場下的競爭力，保障企業快速穩定發展。辦公室管理的目的就是保障企業內各項工作的順利進行，其作用主要有以下幾方面：承上啟下的連接作用、決策規劃的參謀作用、平衡各項工作的協調作用以及窗口服務作用等。承上啟下即連接決策、指揮以及執行部門，保證日常工作能夠順利地進行，對上給予決策層幫助，對下起到疏導作用；在企業領導進行企業的規劃以及決策的時候，辦公室可以提供完整真實數據信息以供領導參考，另外辦公室還需要針對企業的發展現狀或者存在隱患從而提出建設性意見；辦公室對各部門之間進行整體掌握，協調各項工作，在保證企業的效益下，提高各部門的工作效率，減少不必要的資源浪費；辦公室作為企業對外交流的窗口，需要提高公關能力，搞好外部關系。

二、現代企業辦公室管理工作中出現的問題

（1）現代企業辦公室管理制度不規范。市場不斷擴大，經濟在飛速的發展中，為了提高企業的效益，許多企業不斷出臺各種措施，意圖進行擴大化的生產，并且讓工作效率能夠有效提高，例如，有的企業會購買先進的大型設備，以提高生產效率，有的企業在生產中不斷擴招工人，提高生產，這些都是企業發展中進行的各項決策，但是，許多企業在進行決策時，在辦公室管理上卻還是運用傳統的制度，這樣的話，就會造成現代企業辦公室管理中逐漸出現許多問題。例如，擴大生產后會出現新的問題，但是辦公室管理卻由于沒有規范化的管理制度不能進行有效的管理，會造成辦公室管理工作的水平和效率不斷下降，問題不能有效解決，嚴重影響企業的形象，而且會造成企業管理中不斷增加對人力物力的投入，造成這樣的問題主要原因是由于現代企業辦公室管理制度不能做到有效的科學規范性。所以，現代企業要重視辦公室管理制度，并不斷進行完善和優化，實現現代企業的高效運營和發展。

（2）現代企業辦公室管理工作上，操作能力需要有效提高。現代企業辦公室管理工作相對其他管理工作復雜，這樣的復雜程度要求現代辦公室管理人員在工作中要具備耐心、細心和責任心，認真進行每一項工作，保證工作的正確性，因為一旦辦公室管理工作中的某一個環節出現問題，就容易造成整體性的失誤，出現這樣的事情，其他辦公室工作人員的認真工作不能得到有效認同，領導會進行懲罰，公司中其他的同事還會抱怨，導致辦公室人員出現一定程度的消極心理，這樣的陰影會一直伴隨著工作，極大程度上影響工作效率的提高，甚至影響工作的不斷落實和開展。這樣問題的出現，要求企業必須進行有效的創新和改革，提高辦公室工作人員知識素養和綜合能力以及一定的心理承受能力，滿足當前企業發展中對辦公室管理工作的需求，提高工作效率，促進企業發展。

（3）管理思想并不能有效實現與時俱進。改革開放后，我國社會主義市場經濟不斷發展，外來的管理模式和管理制度不斷沖擊著中國企業傳統的管理模式和管理制度，在不斷的發展中，企業逐漸認識到了管理中隱藏的問題和在某些方面管理上的不足，在有效吸收先進的管理經驗和學習先進的管理制度后，企業對管理制度和管理模式進行了有效的完善，現代企業的辦公室管理也得到了一定程度上的發展，然而，這樣的改變卻不能實現企業長足的發展，因為企業在進行改革和創新時，還保持著傳統的管理思想，在思想上并沒有進行有效的改變，在學習之后，未認真分析和研究傳統管理思想中存在的不足，長此以往，會造成企業管理制度不能有效落實，并且，傳統的管理思想并不能完全使用現代化企業的生產和發展節奏，傳統的辦公室管理理念會讓辦公室管理工作逐漸落后于生產，無法讓企業實現長足穩定的生產和經營。

三、以有效措施促進辦公室管理工作的發展

（1）科學合理利用人力資源。現代企業辦公室管理工作的正常開展，不但需要公司規章制度作為其重要的前提保證，而且也要對辦公室員工所能夠發揮的作用給與充分的肯定和足夠的重視。只有辦公室人員大膽設想，大膽創新，才能突破傳統管理理念和管理方式的束縛，才能形成有效的以人為中心，和企業自身特點相吻合的現代企業辦公室管理工作方法，進而將企業的管理方法和生產經營有效結合起來，實現企業長遠管理，形成一個適合企業發展的管理戰略。只有充分利用企業人力資源，科學合理的調整人力資源配置，讓員工在企業中找到自己的位置，發揮個人潛能，才能充分發揮個人的主觀能動性，從而使員工與企業融為一體，真正增強現代企業的核心競爭力。

（2）通過各種手段提高辦公室管理工作人員的綜合素質能力。在現代企業中，為了避免辦公室工作人員不能完全勝任現代化辦公室工作，必須通過各種方式提高他們的綜合素質，促進辦公室人員具備更加全面的知識和素質，保證工作正常進行的同時，提高工作效率，有效適應現代化企業生產管理中的各項任務，為企業節省各種資源的投入，建立企業良好的外部形象，促進企業的發展。在這方面，中鐵建企業作為現代化企業，其辦公室管理中的工作人員素質，在采取各種措施后，辦公室工作人員的素質以及工作能力得到了有效的提高。提升辦公室工作人員素質和工作能力上，主要的措施是通過建立完善的考評制度促進工作人員不斷進行學習，這是第一點措施。第二點，在辦公室管理中，相關領導要重視辦公室管理工作，并提拔優秀的工作人員進行公費學習和深造等，這樣也能夠起到示范帶頭的作用，促進辦公室工作人員積極學習。第三，完善和健全獎勵和懲罰機制，對工作認真負責的工作人員要給予一定的鼓勵，在工作中不謹慎不認真的工作人員要進行相應的懲罰，但是獎懲機制要保證公平性，這樣才能夠讓辦公室工作在健康的環境中運行，保持企業發展的良好氛圍。

（3）完善內部管理制度，構建科學化的辦公室管理系統。在時代的發展中，現代化市場經濟不斷發展，作為現代化企業應該重視企業內部的辦公室管理水平和管理制度，在結合實際發展的情況下，完善辦公室內部的管理運行機制，讓其保持科學性，并且能夠具備較高的效率以及規范的特點。完善的內部管理制度，科學化的辦公室管理系統，能夠讓辦公室工作人員在面對工作時，有其科學化的理論依據，這樣做在一定程度上確保了辦公室管理工作的規范化和信息的及時。完善內部管理制度，首先在面對事物性工作時，就要有效優化其中的環節，并且每個環節在進行的過程中，都有內部制度的支持，做到工作上有法可依，如果辦公室管理工作中出現冗員的情況，就要及時進行調整，反之，則要落實責任制度，把工作落實到辦公室每個工作人員的身上，避免出現推諉工作以及推卸責任的情況，讓工作能夠良好地進行。例如，某企業的辦公室管理工作人員非常少，該企業在進行有效的考察后，逐漸建立了目標考核制度，工作結果考核制度，并且細化了各項工作需要達到的標準，建立了相當完善的工作過程監督小組以及相應的監督制度，這樣雖然辦公室工作量很大，但是在進行有效的管理和內部制度優化后，在工作上不會出現失誤，保證工作的效率和質量。

（4）樹立以人為本思想，提高各部門之間的溝通和協調能力，提高企業職員的工作積極性。辦公室管理的主體在于公司職員，同時辦公室中工作人員也屬于管理范圍，因此企業應該樹立以人為本的管理理念，而辦公室也需要進行人事改革，激發工作人員的工作激情，充分調動工作人員的主觀能動性，增強辦公室內凝聚力。辦公室管理實行人性化管理，為員工服務，盡力解決職員的各種問題，減少公司職員的憂慮，在企業中營造溫暖輕松的氛圍，使職員全身心地投入到工作當中。在企業管理思想中，現代企業應該對思想觀念進行有效的更新，這樣才能保證企業先進的制度和管理模式能夠一直促進辦公室管理工作效率不斷提高。在管理上首先應該改變傳統的管理思想，確立企業中以人為本的管理思想，認真聽取企業中辦公室工作人員以及企業管理人員的意見，對企業的工作進行有效的了解和改革。第二，進行柔性化管理，讓辦公室工作人員自主維護公司的形象和公司的各項制度，在管理中，凝聚公司中所有員工的力量，讓企業的現代化制度和管理模式不斷推進，保證實現現代企業辦公室管理工作的優化和完善，促進企業的發展。