行政審批檔案信息化建設思考與對策分析

劉繼志

【摘 要】 行政審批是政府和群眾之間交流的主要通道，行政審批包含的內容非常繁多，檔案信息保存形式也是多樣化的。隨著人們需求的多元化，行政審批的對象也變多，導致行政審批檔案管理工作量與日俱增，因此進行檔案信息化建設是檔案管理的發展方向，不但可以加快行政審批檔案管理的進度，而且也能夠保證行政審批檔案的完整性。

【關鍵詞】 行政審批 檔案管理 檔案信息化 信息化建設

1 行政審批檔案信息化建設的現狀

1.1 行政審批檔案信息化建設的利用率不高

隨著大數據時代的到來，行政審批流程逐漸搬到了網絡上，讓行政審批更加的方便快捷，而且審批的檔案可以自動的保存。如果需要查找某項審批的檔案，只需要檢索關鍵字就可以呈現在大家的面前，因此其優勢不言而喻。但是目前很多地區的信息技術的使用程度不高，加上很多居民對行政審批檔案信息化建設的認識不足，依然沿用了之前的行政審批流程來申報需要處理的事項，使行政審批檔案信息化沒有充分發揮其優勢。

1.2 行政審批檔案信息化建設軟硬件設備不齊全

目前很多地方的行政單位對行政審批檔案信息化的建設投入不足，導致檔案信息化的建設進程很慢。首先是人力資源方面，由于缺乏信息技術的高精尖人才，導致檔案信息化軟件的運用存在問題。對于突發的技術問題，也不能立馬進行處理，導致檔案管理的效率比較低。其次是計算機的配置問題，很多行政單位因為資金的投入不足，采購的電腦存在一定的缺陷，在使用的過程中會出現卡頓、死機的情況發生，影響了辦公人員的工作熱情。然后是行政審批檔案管理軟件的建設和后期維護，有些行政單位使用的檔案管理軟件本身存在一些漏洞，導致在信息量比較大的時候信息的保存會出現錯誤或者保存不上，導致檔案信息丟失的情況出現，另外很多行政單位對軟件的后期維護不夠，只重視前期的安裝和使用，對后期的維護沒有加大投入，往往出現使用故障時才發現軟件出現了問題，嚴重影響工作效率。最后是信息的安全防護不夠，因為行政單位的審批內容很多，例如招投標信息審批流程，由于供應商很多，而且供應商需要審核公司的基本信息、人員執業資格、業績等等，內容包括文字、圖片等，信息量很大，往往在上傳時會暗含一些病毒或者木馬，但是由于信息的安全防護措施做得不到位，導致行政單位的計算機受損，甚至造成檔案信息丟失。

2 行政審批檔案信息化建設的對策

2.1 提高行政審批檔案管理人員的綜合素質

行政審批檔案信息化建設的核心在于人，不管信息化平臺搭建的好與壞，最終的使用都是管理人員，因此要做好行政審批檔案信息化建設，首先是要提高檔案管理人員的綜合素質。一方面是管理人員的職業道德素質，很多管理人員工作中沒有責任心，發現工作中問題，沒有及時的反映，更不用說及時的解決問題，總是將責任推脫給其他人員，導致檔案管理工作進行的效率很低。因此要提高檔案管理人員的工作責任心，堅持自己的職業道德，維護行政審批檔案信息的安全性。不能為了眼前的利益，就去出賣一些行政審批的檔案信息，要堅持自己的職業原則。另外一方面是提高管理人員的信息化技術水平，很多管理人員對信息化技術的使用水平不足，遇到簡單的技術問題也不知道如何解決，還需要請求相關技術人員的幫助，導致工作中總是麻煩不斷。因此行政單位需要提高管理人員計算機應用的技術水平，一些含金量比較小的問題要自己能夠單獨解決。盡量多安排一些培訓，邀請專業人員進行技術交流，對軟件使用的關鍵點進行講解，加強管理人員之間的交流，遇到問題大家一起商量解決，盡量不要耽誤正常的工作時間。

2.2 改善行政審批檔案信息化的基礎設施

為了保證行政審批檔案信息化建設能夠順利的進行，必須要加大相關的投入，不管是人力方面還是資金方面。通過對檔案信息化管理的軟件不斷修正，讓其能夠與行政審批軟件能夠無縫銜接，逐漸取消紙質版的審批流程，建立數據化的審批檔案信息。通過行政審批電子化，讓政務檔案信息更加的公開，受到人們的監督。另外由于地區的不同，行政單位的職能不同，導致行政審批檔案存于不同的軟件平臺中，導致檔案信息不能很好的實現共享。另外還有一些審批事項，需要多部門共同審批的情況，如果審批信息交流不暢，不僅會導致辦事人需要進入不同的平臺進行待審批事項的申報，而且也會造成檔案信息的重復錄入，影響資源的利用率。因此行政審批檔案信息化管理流程應該建立統一的管理平臺，更好的實現檔案信息的共享。

2.3 規范行政審批檔案信息化管理的流程

加強行政審批檔案信息化管理的宣傳，提高人們對信息化技術學習的緊迫感。在行政審批中逐漸淘汰紙質版的審批模式，多舉辦一些電子化審批的培訓，促進電子版審批辦公的推廣，讓企業單位或者居民更加的適應信息化辦公。在待審批事項的申報、審批辦理、審批結果公告、審批檔案管理等方面實現連續統一。對于需要多個行政單位聯合審批的事項，可以由審批人員直接轉交給下一步的行政審批單位，實現審批全程網上流轉，避免辦事人員各部門來回跑的情況，而且可以大大提高行政審批的效率，同時對于審批檔案的管理來說，可以避免信息的重復錄入，保持檔案信息的連貫性。規范行政審批檔案信息化管理不僅可以減輕工作人員的管理壓力，提高辦事效率，而且能夠在查找檔案信息時更加的方便。每個審批點都會留下相應的標記，如果審批事項出現錯漏的情況，也可以直接追究到相關責任人。

結束語

行政審批檔案信息化建設是我國在行政管理中取得的重大進展，通過檔案信息化的管理可以實現對行政審批流程的在線監督，讓行政審批更加的規范，提高行政審批效率，同時更好的實現行政審批檔案信息的共享。因此我們要加快行政審批檔案信息化建設的進程，更好的為人民服務。

【參考文獻】

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