淺談政府機關檔案計算機管理的有效應用

歐陽如意 王金華

摘 要：在許多政府機關中都是重視教學的效果，打造良好的政府機關口碑，殊不知在政府機關的人民管理之外，檔案的整理也十分重要，管理效率的高低，也在一定程度上影響到各項工作的順利開展。文章主要對目前政府機關管理工作中存在的問題做下簡要分析，探索政府機關檔案計算機管理的有效應用。

關鍵詞：政府機關 檔案管理 有效應用

隨著社會的發展和進步，政府機關管理各部門之間的職責更趨于細分化，檔案管理工作的規范化發展是十分重要的，政府機關的工作就是連接政府和人民的紐帶，也是政府機關快速發展的強大后盾，政府機關更應該發揮帶頭作用，不斷提高辦公質量，保證政府機關各項工作的有效運轉。

一、政府機關檔案管理常見問題

1.領導對檔案管理工作重視程度不夠。在政府機關中，雖然人員檔案管理這些后方工作是不可或缺的，但是檔案工作沒有被納入進政府考核體系中，政府機關領導對于政務業績十分重視，而對檔案管理工作重視程度較低，導致各方面支持不夠，同時檔案管理工作者也意識薄弱，還沒能意識到檔案管理工作的重要性，其管理工作發展規劃缺乏規范性、全面性與深入性。從而造成檔案管理工作的實效性缺失，影響到政府整體工作的開展。

2.檔案管理的工作人員能力不足。正因為政府機關領導對檔案管理的不重視，有的人員沒有經過嚴格的培訓。許多管理者工作者能力不強，水平不能滿足實際工作要求。還有的人手資金不夠，兼任檔案管理工作，他們都缺乏檔案管理的相關經驗，更缺乏專門的學習和培訓，所以導致檔案管理工作混亂，工作效率低。

3.檔案管理工作方式僵化。隨著科技的發展，我們現在已經是全網時代，但是許多地方的管理方式還是手寫和紙質檔案的收藏，造成儲存壓力，查找困難，極大地降低了辦事效率，也造成了資源浪費。另外，檔案管理工作需要多個部門的協助，但是在檔案的創辦組當中每個步驟需要的細料都要走繁瑣程序，這讓復雜的管理工作變得更加繁瑣。

4.基礎設施較差，防范意識薄弱。政府機關的資金分配是有一定的計劃的，因為檔案工作的不重視導致資金分配也是有所偏重，許多地區的檔案管理教室沒有消防、保衛、溫濕度控制等設備，有可能造成檔案資料損壞，另外投入資金不足也會造成軟硬件基礎設施得不到有效的維修與養護，就會給不法分子可乘之機，導致檔案信息資料泄露。

二、政府機關檔案計算機管理的有效應用

1.管理者需要重視計算機管理檔案管理工作。政府機關檔案管理是我們政府機關管理工作的一部分，將檔案管理工作融入進政府機關發展規劃中，領導需定期去視察并進行工作指導，加強檔案管理工作的監督，以提升檔案管理人員對于自身工作的責任感。另外要設立專門的檔案管理工作崗，具體明確化每個人的工作責任，對政府機關檔案管理工作定期得到考核與督察，以促進檔案管理工作的健康開展。

2.招聘專業計算機管理檔案管理人才。我們的檔案管理工作是一個繁瑣復雜的工作，需要有專業的人員來操作，我們應該嚴格規定招聘標準，同時也要對員工進行專業知識培訓。組織他們定期開展會議談論問題，解決問題，可以派主干人員區去別的政府機關學習檔案管理經驗，另外檔案管理人員也要做好機密文件的管理工作，保證檔案的安全性。

3.加強檔案計算機管理最大化。隨著時代的發展科技的進步，我們應該與時俱進，對于部分檔案，如：會議記錄與決策、人事資料、重要電話記錄、重要圖片以及帶有實用價值的文書稿件等，我們需要妥善保存，管理人員對檔案只需要檢索與查閱信息就可快捷查找資料，同樣政府機關信息資源各個部門人員也可以通過登錄網址的方式直接共享檔案信息，我們實現電子化管理可以替代人工避免實際工作中出現的問題。電子化管理把紙質文件、聲像文件這些傳統文件轉型為電子檔案，這樣可以減少資源浪費和查找困難等問題。另外各個單位應該通力合作，積極協調內部關系，努力加強政府機關檔案管理的信息化建設。

4.傳統檔案與電子檔案做好優勢互補。電子檔案管理的使用還難以完全代替傳統的檔案管理，畢竟許多政府檔案工作的管理許多是需要本人簽字的，這些都是需要紙質版的檔案和計算機網絡的共同使用。能夠保證文件的真實性和憑證性。將兩套體系做到有的放矢，而且，計算機網絡檔案管理能實現隨時隨地查找，而傳統檔案管理又可以避免丟失的可能，為政府檔案管理加上雙保險。

5.注重檔案計算機管理的基礎建設。對于檔案管理工作我們應該加大資金投入，配置的現代化的檔案設施，在政府機關的檔案管理教室配備消防、保衛、溫濕度控制等設備，并定時檢查，同樣招聘專業的技術維修人員，定時對軟硬件基礎設施進行有效的維修與養護，加強電腦防護墻的建設，防止不法分子竊取資料。

三、結語

我們要積極加強政府機關檔案管理工作的合理化利用，努力實現信息化與數字化管理，加大資金投入力度，落實基礎設施建設工作，同時加強管理工作者的相關專業的培訓，提高其專業技能和相關的知識。政府機關的工作就是連接政府機關和人民的紐帶，也是政府機關快速發展的強大后方，新時代，我們政府機關政府機關更應該發揮帶頭作用，不斷提高辦公質量，保證政府機關各項工作的有效運轉。

參考文獻：

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