做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的思考

黃鴻云

【摘 要】辦公室作為綜合性結(jié)構(gòu)，承擔(dān)著調(diào)查，協(xié)調(diào)等工作職能，承擔(dān)著起草文件，信件收發(fā)等業(yè)務(wù)與工作，還關(guān)系到后勤處理，因而，有效開展辦公室工作，做好辦公室行政管理工作十分必要，也十分重要，發(fā)揮著重要的作用。因此，分析辦公室行政管理工作現(xiàn)狀，提出做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的建議具有重要的現(xiàn)實(shí)意義與價(jià)值，以此展開研究，提出恰當(dāng)?shù)慕ㄗh，提供參考十分重要。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；辦公室；行政管理；工作；思考

辦公室是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的組織，主要起到上傳下達(dá)的目的，發(fā)揮著重要的作用，可以對(duì)單位進(jìn)行有效地協(xié)調(diào)，還可以發(fā)揮辦公室工作的重要作用，因此，做好新時(shí)期辦公室行政管理工作，提高工作效率與質(zhì)量十分必要。本文分析了辦公室行政管理工作現(xiàn)狀，提出了解決措施，希望可以達(dá)到拋磚引玉的目的，提高行政管理質(zhì)量。

一、辦公室工作的重要作用

第一，辦公室行政管理工作是組織上傳下達(dá)的關(guān)鍵與核心。從行政管理角度著手，有效開展辦公室工作，最為重要的就是完成上下級(jí)部門的傳達(dá)工作，處理好各部門以及領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，發(fā)揮辦公室的重要作用，做好組織工作，貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)部署的工作與任務(wù)，監(jiān)督檢查實(shí)施結(jié)構(gòu)，發(fā)揮其參謀作用，了解基層情況的需求，聽取基層意見建議，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性意見，提出改進(jìn)措施[1]。

第二，辦公室行政管理工作是組織協(xié)調(diào)的紐帶。辦公室作為一個(gè)綜合性辦事部門，是保證組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的橋梁與中介，發(fā)揮其紐帶作用。通過辦公室行政管理工作，可以將工作人員與事物進(jìn)行合理的，及時(shí)的銜接，完成上級(jí)下達(dá)的工作，保證食物的時(shí)效性與重要性，確保辦公室工作的周密，快捷，保證工作的順利實(shí)施，提高工作節(jié)奏，保證工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。除此之外，還可以為組織與基層服務(wù)，及時(shí)掌握基層的需求，決策的方向，做好出謀劃策工作，為員工服務(wù)，發(fā)揮辦公室工作的紐帶作用。

二、辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，辦公室行政管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，存在較多問題，影響了辦公室行政管理效果，不利于管理工作的順利實(shí)施。辦公室行政管理工作現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，辦事效率較低，無法發(fā)揮其重要的作用。辦公室作為一個(gè)全面綜合的辦事結(jié)構(gòu)，肩負(fù)著執(zhí)行，傳達(dá)，監(jiān)督等問題，在起草文書，處理文件，接收信息，傳遞信息等方面也發(fā)揮著重要的作用。但是現(xiàn)階段，也存在辦事效率低下，職能無法發(fā)揮等問題，中間傳達(dá)部門與人員較多，造成了不必要的浪費(fèi)，影響了辦事效率，使辦事程序更加復(fù)雜，繁瑣，浪費(fèi)了時(shí)間，資源，降低了辦公室行政工作效率[2]。第二，辦公室行政工作人員能力較差。由于辦公室行政事務(wù)繁瑣，復(fù)雜，部分工作人員缺乏求真務(wù)實(shí)的精神。在出現(xiàn)問題后，無法及時(shí)解決，在出現(xiàn)意見相左問題時(shí)，無法進(jìn)行客觀的對(duì)待，會(huì)產(chǎn)生敷衍情緒，導(dǎo)致出現(xiàn)問題無法解決，辦公室行政人員能力較差等問題，影響工作效果。除此之外，還存在各人能力問題，如工作人員辦事馬虎，粗心大意，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的精神，極易出現(xiàn)問題，影響辦公室行政管理效果。第三，辦公室工作規(guī)劃細(xì)致，程序繁瑣。現(xiàn)階段，辦公室的工作職能規(guī)劃越來越多，規(guī)劃越來越細(xì)，一件事情，需要好幾道程序甚至需要走幾個(gè)部門，工作內(nèi)容較為繁瑣，在進(jìn)行信息傳達(dá)過程中，會(huì)出現(xiàn)大量的浪費(fèi)，影響辦公室行政管理質(zhì)量與效率。總而言之，程序復(fù)雜繁瑣，工作效率低下，工作能力有限是辦公室行政當(dāng)啊管理工作存在的主要現(xiàn)狀問題，影響了辦公室行政管理工作質(zhì)量。

三、做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的建議

（一）提高工作人員的服務(wù)意識(shí)

新時(shí)期，在辦公室行政管理工作開展過程中，想要保證辦公室行政管理效果，確保工作的順利實(shí)施，需要提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)效果。提高工作人員的服務(wù)意識(shí)需要注意以下幾點(diǎn)，第一，清楚工作人員的矛盾與問題。為提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，需要清楚工作存在的問題與矛盾，找到問題的關(guān)鍵與重點(diǎn)，保證工作的順利實(shí)施，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，確保辦公室工作的順利實(shí)施，保證工作質(zhì)量[3]。第二，提升工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)工作人員而言，想要提高工作質(zhì)量，提升工作人員的服務(wù)意識(shí)，就需要激發(fā)工作人員的服務(wù)熱情，通過嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，樹立一絲不茍的工作作風(fēng)，遵循紀(jì)律要求，嚴(yán)格控制自己，遵守工作規(guī)范，確保工作不會(huì)誤辦、漏辦、錯(cuò)辦，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，保證服務(wù)效果，提高服務(wù)能力。第三，加強(qiáng)思想政治教育，提升工作人員的服務(wù)意識(shí)。相關(guān)工作者需要使工作人員意識(shí)到，提高服務(wù)意識(shí)，開展一站式微笑服務(wù)的重要性與必要性，確保服務(wù)的針對(duì)性與有效性，提高工作人員的工作能力，工作質(zhì)量。

（二）精簡(jiǎn)辦公部門與機(jī)構(gòu)，提高辦事效率

調(diào)查研究顯示，工作內(nèi)容繁瑣，程序復(fù)雜是新，時(shí)期辦公室行政管理工作效果較差的主要原因，因而，針對(duì)性解決措施就是精簡(jiǎn)辦公部門與機(jī)構(gòu)，提高辦事效率與質(zhì)量，通過精簡(jiǎn)部門機(jī)構(gòu)，不僅可以達(dá)到理想的管理效果，提高辦事效率，還可以降低工作人員的工作難度，提高服務(wù)質(zhì)量，以免出現(xiàn)時(shí)間的浪費(fèi)。精簡(jiǎn)辦公部門與機(jī)構(gòu)，提高辦事效率需要注意以下幾點(diǎn)，第一，意識(shí)到精簡(jiǎn)辦公部門和機(jī)構(gòu)的必要性，自覺減少中間部門設(shè)置，確保命令與精神更快的下達(dá)，確保意見與建議快速有效地上傳，提高辦事效率與質(zhì)量，確保辦公管理工作的順利實(shí)施。第二，需要切實(shí)負(fù)責(zé)本職工作，確保每一環(huán)節(jié)都操作準(zhǔn)確，確保各個(gè)機(jī)構(gòu)，各個(gè)部門協(xié)調(diào)一致，積極努力的為領(lǐng)導(dǎo)辦事，為員工謀利，為基層人員服務(wù)，保證服務(wù)效率與質(zhì)量，提高辦事效率。除此之外，通過精簡(jiǎn)辦公部門與機(jī)構(gòu)，還可以實(shí)現(xiàn)人員的合理優(yōu)化與配置，確保物盡其用，人盡其責(zé)，實(shí)現(xiàn)人力，物力，財(cái)力資源的節(jié)約，精簡(jiǎn)辦公部門與機(jī)構(gòu)，確保辦公工作的順利實(shí)施，提高辦事效率，保證辦公質(zhì)量。第三，精簡(jiǎn)辦公部門與機(jī)構(gòu)，將一些不必要的環(huán)節(jié)，部門進(jìn)行簡(jiǎn)化，提高辦事效率，對(duì)辦公部門與機(jī)構(gòu)進(jìn)行簡(jiǎn)化，控制，保證辦公室行政管理質(zhì)量[4]。

（三）加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)

在工作人員培訓(xùn)過程中，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，保證培訓(xùn)質(zhì)量，提升工作人員的工作能力十分必要，也十分重要，不僅關(guān)系到工作效果，還關(guān)系到培訓(xùn)工作的順利實(shí)施，因此，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)十分重要，直接影響到辦公室行政管理效果。加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)需要注意以下幾方面內(nèi)容，一方面，需要明確培訓(xùn)的內(nèi)容，培訓(xùn)的目的，培訓(xùn)的手段，爭(zhēng)取達(dá)到理想的培訓(xùn)效果，保證培訓(xùn)工作的順利開展。另一方面，需要做好培訓(xùn)工作，加大培訓(xùn)力度。為提高工作人員的工作能力，需要加大培訓(xùn)力度，定期開展培訓(xùn)工作，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，提升工作人員的工作能力，避免出現(xiàn)誤辦等人為錯(cuò)誤，確保培訓(xùn)效果。

四、總結(jié)

對(duì)新時(shí)期辦公室行政管理工作進(jìn)行思考，提出有效地建議，解決辦公室行政管理存在的問題，發(fā)揮辦公室工作的重要的作用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。由此可見，有效進(jìn)行辦公室行政管理，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)十分必要，可以提高辦事效率，提高工作質(zhì)量，達(dá)到理想的辦公室行政管理效果，確保工作的順利實(shí)施。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]劉裴.淺析實(shí)施精細(xì)化管理，提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].人力資源管理，2018（04）：255.

[4]秦曉霞.辦公室行政管理工作的“角色”與效率[J].人力資源管理，2018（04）：337-338.