關(guān)于高校教學(xué)秘書工作的實(shí)踐與思考

孫濤　王婭姿

摘要：高校是我國教育體系中一個不可或缺的組成部分，肩負(fù)著為我國社會主義培養(yǎng)合格建設(shè)者的重任。在高校的管理工作中，教學(xué)管理工作是其中心內(nèi)容，對課內(nèi)外教學(xué)的有序和高效進(jìn)行，起著有利的支撐和保障作用。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)；秘書工作；實(shí)踐；思考

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）26-0218-02

高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中一個不可或缺的角色，而教學(xué)管理工作是高校所有管理工作中的核心內(nèi)容，在培養(yǎng)高素質(zhì)合格人才、保證教學(xué)質(zhì)量、提升教學(xué)效率、穩(wěn)定教學(xué)秩序、貫徹國家教育方針等方面，有著非常重要的作用。

一、高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的基本職能和特點(diǎn)

（一）高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的基本職能

1.監(jiān)督管理的職能。高校教學(xué)秘書的工作質(zhì)量，在一定程度上直接決定著高校教學(xué)工作的運(yùn)行情況。在高校教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書的一個重要工作任務(wù)是對高校院校領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行協(xié)助，同時(shí)對院校教學(xué)工作的正常運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督，為其提供良好的保障，借助“召開教學(xué)座談會”、“發(fā)放評教問卷”等方式，對教學(xué)活動進(jìn)行隨堂掌握。同時(shí)，高校教學(xué)秘書還要對“遲到早退”、“臨時(shí)調(diào)課”等一些教學(xué)問題做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改，為高校教學(xué)活動的正常運(yùn)行提供有效保障，不斷提高高校整體教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。除此之外，高校教學(xué)秘書還要負(fù)責(zé)歸檔和整理“教學(xué)計(jì)劃”、“教學(xué)授課表”、“學(xué)生成績單”等各種教學(xué)檔案[1]。

2.服務(wù)保障的職能。對學(xué)校正常教學(xué)秩序進(jìn)行維護(hù)，是高校教學(xué)秘書的重要工作職責(zé)之一。為高校教學(xué)任務(wù)的順利完成，創(chuàng)建良好的外部環(huán)境，是高校教學(xué)秘書的工作任務(wù)。在實(shí)際工作過程中，教學(xué)秘書要樹立“為師生服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)”的工作理念，兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，要經(jīng)常同學(xué)生、教師以及各個職能部門進(jìn)行信息溝通，對教學(xué)情況做到及時(shí)反饋，為高校日常管理活動和教學(xué)活動的有序和高效運(yùn)行，創(chuàng)造良好的環(huán)境。

3.參謀助手的職能。在高校教學(xué)工作中，高校教學(xué)秘書是工作在“一線”上的管理人員。一般情況下，高校教學(xué)管理過程中的事務(wù)性工作，基本上是由教學(xué)秘書完成的。高校教學(xué)秘書的工作一般是教學(xué)管理中的基礎(chǔ)工作，所以在工作過程中，要接觸各種各樣的教學(xué)信息資源，同時(shí)要對教學(xué)運(yùn)行實(shí)際情況進(jìn)行有條件的調(diào)查和研究。這樣就可以對可能出現(xiàn)的新問題和新情況進(jìn)行及時(shí)和靈活的處理，從而為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，在第一時(shí)間為領(lǐng)導(dǎo)提供全面且真實(shí)的資料情況，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性[2]。

4.組織協(xié)調(diào)的職能。在學(xué)校的教學(xué)活動中，高校教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)對高校各項(xiàng)組織工作和教學(xué)管理工作進(jìn)行落實(shí)，是師生間、教學(xué)職能部門間的紐帶和橋梁，在科學(xué)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)聯(lián)系以及信息溝通等方面發(fā)揮著重要的作用。教學(xué)秘書要將教學(xué)職能部門下達(dá)的教學(xué)信息和教學(xué)工作任務(wù)告知和傳遞給院系的領(lǐng)導(dǎo)。與此同時(shí)，高校教學(xué)秘書還要與學(xué)校教學(xué)職能部門進(jìn)行對接和聯(lián)系，對本院系的教學(xué)工作落實(shí)情況進(jìn)行有效反饋。

（二）高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的特點(diǎn)

在高校教學(xué)管理工作中，高校教學(xué)秘書具備以下幾個特點(diǎn)：①政策性。無論是什么機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，還是任何一個單位，在工作和運(yùn)營過程中都必須對國家和黨的政策方針進(jìn)行有效落實(shí)。高校教學(xué)秘書作為一個助手，其工作內(nèi)容和政策緊密相連。高校教學(xué)秘書在工作過程中，無論是辦事、辦公還是輔助領(lǐng)導(dǎo)，都要對相關(guān)規(guī)定和政策做到有效貫徹落實(shí)。②綜合性。高校教學(xué)秘書的工作非常繁雜，涉及的內(nèi)容比較廣，幾乎牽涉高校的全部教學(xué)工作。作為助手，高校教學(xué)秘書既要對教學(xué)方面的具體事務(wù)進(jìn)行處理，同時(shí)要對領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)進(jìn)行協(xié)助。總而言之，要協(xié)調(diào)好方方面面的關(guān)系，因此具有一定的綜合性。③服務(wù)性。作為高校基層管理人員，高校教學(xué)秘書的主要工作是為高校師生以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)的決策工作提供便利條件。對于高校教學(xué)秘書來說，其服務(wù)對象主要有高校學(xué)生、高校教師以及各個部門。教學(xué)秘書必須要為這些對象提供全心全意的服務(wù)，才能保證高校教學(xué)任務(wù)順利完成。④輔助性。高校教學(xué)秘書屬于基層管理人員，主要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供協(xié)助和參謀[3]。因此，輔助性措施是高校教學(xué)秘書工作的重要特征。

二、高校教學(xué)秘書工作存在的問題

（一）重視程度不夠，秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定

一直以來，人們對于秘書工作缺少一種正確的評價(jià)和認(rèn)識。實(shí)際上，在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書發(fā)揮著非常重要的作用，而這一作用往往被人們所忽視。還有一些人，對教學(xué)秘書的工作存在一種錯誤認(rèn)識，認(rèn)為教學(xué)秘書就是勤雜工，教務(wù)管理就是一些非常簡單的事務(wù)性工作。所以，教學(xué)秘書工作是一種機(jī)械、簡單的勞動。

（二）工作缺乏活力，創(chuàng)造能力較低

在高校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書是一線的管理者和組織者，看起來工作任務(wù)不重，但是實(shí)際工作內(nèi)容千頭萬緒，細(xì)致而且繁重，在教學(xué)管理過程中起著中間的橋梁作用，上傳下達(dá)，對下服務(wù)高校廣大師生，對上聽命于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處。

（三）綜合素質(zhì)較低，難以適應(yīng)社會需要

從當(dāng)前高校教學(xué)秘書整體情況看，教學(xué)秘書的學(xué)歷普遍較低，大多數(shù)教學(xué)秘書的專業(yè)與秘書這份工作并不對口。教育管理學(xué)和教育學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生較少，綜合素質(zhì)普遍較低，大多數(shù)教學(xué)秘書是一邊工作一邊學(xué)習(xí)秘書行業(yè)的知識和技能，無論是知識結(jié)構(gòu)還是綜合素質(zhì)，對教學(xué)管理的需要都是難以適應(yīng)的[4]。

三、高校教學(xué)秘書工作的實(shí)踐

（一）提升教學(xué)秘書人員素質(zhì)

教學(xué)秘書的素質(zhì)，對教學(xué)管理工作的整體質(zhì)量和效率，有著直接的影響。高校要重視教學(xué)秘書人員素質(zhì)的提升，提高教學(xué)秘書管理科學(xué)水平，要求和鼓勵教學(xué)秘書學(xué)習(xí)一些管理科學(xué)知識，特別是教學(xué)管理和教育行政管理的專門知識。

（二）重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，但是這些作用往往被高校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。很多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，教學(xué)秘書的工作非常輕松，只是一些重復(fù)的機(jī)械式勞動。正是這些錯誤觀念的影響，導(dǎo)致教學(xué)秘書的崗位培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以及人員配備在高校都沒有得到應(yīng)有的重視，在評獎評優(yōu)、利益分配、職稱評定以及干部聘任等一系列的活動中，也沒有受到公平公正的待遇。

（三）協(xié)調(diào)工作的被動性與主動性關(guān)系

高校教學(xué)秘書在高校中屬于基層管理人員，主要是輔助高校領(lǐng)導(dǎo)，為其決策提供一定的參考意見。由于高校教學(xué)秘書工作涉及范圍多，涉及面廣，工作要求細(xì)致、繁雜，導(dǎo)致很多高校教學(xué)秘書在工作過程中上喪失活力，比較被動。

（四）把控工作中的事務(wù)性和思想性

高校教學(xué)秘書工作過程中的事務(wù)性和思想性是相互滲透的，缺一不可。在實(shí)際教學(xué)管理過程中，高校教學(xué)秘書要保證工作整體具有一定的思想性，同時(shí)保證每一具體環(huán)節(jié)具有事務(wù)性。比如，對實(shí)習(xí)材料進(jìn)行歸檔，對學(xué)生論文進(jìn)行收集整理，打印課表等。高校教學(xué)秘書要認(rèn)識到事務(wù)性是從屬方面，思想性是主導(dǎo)方面，從而保證教學(xué)管理工作的秩序性[7]。

（五）協(xié)調(diào)經(jīng)常性工作和突擊性工作

高校教學(xué)管理工作中，既有一些工作是經(jīng)常性，比如對學(xué)生的學(xué)分進(jìn)行核算、對教學(xué)情況進(jìn)行檢查等，還有一些工作是突擊性的，比如各類競賽活動的報(bào)名組織等。高校教學(xué)秘書需要協(xié)調(diào)處理好經(jīng)常性工作和突擊性工作間的關(guān)系，分清事情的輕重緩急，從而提高教學(xué)管理服務(wù)質(zhì)量。

綜上所述，在高校教學(xué)管理中，教學(xué)秘書起著不可替代的作用。目前，高校教學(xué)秘書工作存在諸多問題，高校領(lǐng)導(dǎo)以及教學(xué)秘書都要加以重視。高校首先要提升教學(xué)秘書人員素質(zhì)，重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)；其次，教學(xué)秘書本身要協(xié)調(diào)好工作被動性與主動性的關(guān)系，把控工作中的事務(wù)性和思想性，同時(shí)要協(xié)調(diào)經(jīng)常性工作和突擊性工作，從而提升服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]王晶晶，楊曉星，趙金萍.新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)知及思考[J].科教導(dǎo)刊（上旬刊），2017，（06）：23-24.

[2]司瑩瑩.淺析如何提升高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平[J].高教學(xué)刊，2017，（17）：11-12.

[3]金歡.如何提高高校教學(xué)秘書的教學(xué)管理水平[J].西部素質(zhì)教育，2017，（16）：54-55.

[4]楊珊珊，佟沐霖，溫寧.高校教學(xué)秘書教學(xué)管理能力提升途徑研究[J].經(jīng)營管理者，2016，（35）：76-77.