企業采購與付款內部控制探析

周麗萍

【摘 要】采購是企業經營活動中第一個環節。企業在采購付款中應以《企業內部控制應用指引第7號—采購業務》的規定，整理采購流程，明確采購業務的關鍵風險點，及對貨款支付做出針對性的控制方法，統籌安排采購計劃，明確采購申請部門，審批權限，購買、驗收、付款等流程加強內部控制，合理保證企業目標實現。

【關鍵詞】采購與付款；內部控制；探析

一、企業采購與付款相關內部控制理論制述

（一）采購業務概述

采購與付款業務是企業經營活動的首要環節，它與銷售預案密切相關，企業業務發生頻繁工作量加大，運行環節多，直接形成貨幣資金的支出，在貨幣資金支付管理這個環節如果管理不嚴謹是很容易產生漏洞。像對于我們這類商業企業，采購是銷售的準備階段，為了讓企來在銷售過程中實現目標利潤，務必在價格上，質量上，特別是在款式上選擇最適合的商品。制定采購業務的內部控制制度，就是根據企業的經營特點，對采購業務的工作特性，制定出規范整個業務流程和特別需引起注意共知點的規定、方法，并使流程與規定落實到位，嚴格監督執行。

（二）企業內部控制概述

企業內部控制是以專業的管理制度為基礎。以有效監管和防范風險作為目標，通過全方位建立過程描述關鍵控制點、控制體系、以流程形式直觀的表達生產經營過程形成得管理規范。企業內部控制是隨著外部競爭加劇和企業內部經營管理過程中的需求而不斷發展和完善，它是社會經濟發展的所必然的產物，隨著社會的不斷發展及經濟的不斷強化，使得我國的企業更迫切的需要建立企業內部控制制度。財政部、銀監會、證監會、保監會、審計署五部門于2008年6月聯合發布了我國第一部《企業內部控制基本規范》，使得企來可以有依據來執行內部控制。

（三）企業采購控制的目標

（1）采購要與企業的生產、銷售業務的要求保持一致。

（2）以最優惠的價格采購到品質最優的商品。

（3）防上采購環節中侵吞企業利益等不法行為的發生。

（4）保證采購業務在內、外部各環節運行通暢和高效率。

（5）以最有利于公司但不影響公司信譽的付款方式支付采購款。

（6）及時、提供采購的會計信息及核算。

（四）企業采購內部控制應遵循的原則

（1）崗位責任原則。采購業務內部控制的設立是與企業的管理模式緊密聯系。企業按照管理模式設立工作崗位，并賦予其責任，權利，規定相應的操作過程和處理流程。在設置崗位時必面考慮到授權崗位和執行崗位的分離，執行崗位和審核崗位的分離，保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職務分離，起到制衡作用，各部門之間相互審查核對，避免一個人管理采購業務的各個環節。

（2）成本效益原則。企業關心的是價值最大化，如果單純從內部控制角度來考慮，參與內控人員越多和環節越多，控制越效果就越好，但是控制活動造成的成本就越高，因此在制定采購業務控制時，一定要考慮成本與效益。要根據企業自身經營的實際情況，權衡實施成本與預期收益。力爭企業價值最大化。

（3）相互制衡性原則。一項完整的采購業務，如果是通過兩個以上相互制約環節對其進行監督和核查，其發生的漏洞可能性就會很小。就具體內部控制措施來說，相互制衡必須考慮橫向和縱向控制兩個方面的制約關系。從橫向關系來說，完成某項采購工作需要兩個或兩個以上部門相互協作，相互監督。從縱向關系來講，完成某個采購工作需要通過互不相關的兩個以上的崗位和環節，以使下級受上級監督，上級同時也受下級監督。

二、采購與付款環節關鍵風險點

隨著我國經濟的不斷發展，社場業務的不斷開拓，有些企業因企業法律法規意識淡薄、信息不暢、管理不嚴謹，不注重企業文化建設，獎勵和懲罰都沒有設立相關制度，管理的理念不先進，沒有合格的管理人才；財務不透明，會計發生嚴重失真，因此我國采購和付款內部控制的風險點就會暴露，阻礙了企業的發展。其風險點為：

（一）崗位分工不明確。請購與審批，詢價與確定供應商，采購合同的訂立與審批、采購與驗收、付款審批與執行等業務都是由同一部門或一個領導同時管理采購部與財務部。也有企業雖然有分工但是執行力很差。

（二）采購支出不真實。采購人員與供貨商私下協商以高價支付，私吞回扣，或者以價高質次的方式采購商品套取公司利益。采購人員與部門領導相互勾結私設皮包公司，指定皮包公司的成為公司長期供貨商，然后又以皮包公司的名義與真實的供貨商確定采購業務這里盡量壓低價格與自已的采購方公司盡量提高價格謀大量私利。

（三）合同條款不明確。有些采購合同條款只標明所訂購的產品，單價，金額，不標明產品的規格、型號或標出的型號、規格不詳細，有些采購合同僅標明供貨商，也不標明產品的生產廠家。有部份采購人員會利用這一漏洞，會用高價來購買低次品，低等級的產品。

（四）授權制度不完善。交易授權是指任何業務的進行都要需要由負責人在規定的權力和責職范圍內授權，特別是在采購環節很容易出現越權審批的情況，重要性較強的物資采購也不進行集體決策和審批，不進行規范招標和投標行為，也不進行其他的公開的采購方式，更有甚者沒有經授權的人員、部門批準也辦理采購與付款業務。

（五）招標行為不規范。采用招標方式采購的價格比非招標方式采購的價格還要高。限制有競爭能力的供應商參加投標、負責招標的工作人員與供應商勾結、或者評標人員在決策、監督上都沒有進行實質性的發揮自已應有的責任。

三、采購與付款控制措施

筆者所在企業屬于珠寶、鉆石（除裸鉆）、金、銀制品、鉓品及金屬制品、工藝品的批發零售企業。大量的銷售也就需要大批量商品的采購。商品采購是提升企業經營業績的前提條件，沒有采購銷售就不能進行。企業的采購不僅是采購數量，還要保證商品質量，采購市場范圍寬，而且對采購活動要求特別嚴格。他要對全企業的銷售需求品種、需求量、商品流轉時間進行深入的研究，要對國內國外眾多的供應廠商進行分析研究，還要對采購過程中各個環節進行解剖分析，才能完成好采購任務、保證企業經營所需的各種商品的適時適量供應。在采購的同時會涉及到付款的重要環節，需要詢價人與采購人分別按兩個崗位進行，做到相互制衡性原則，確保在供應商選擇，商品質量和價格是最合理的。

（一）崗位分工要明確。企業應當建立詢價與采購分開的責職，明確相關部門與崗位的職責、權限。在審核采購業務時按采購目標的重要性，按金額大小，按管理層分級設立，各管理者在各自的授權范圍行使職責和承擔責任，崗位執行者在各自崗位履行職責，相互分離又相互牽制。

（二）嚴格控制采購付款支出的真實性。為了達到控制采購付款的真實性的目標，倉庫驗收人員必須獨立于采購部門、財務部的人員來擔任，由該驗收人員根據對方單位的送貨單和合同規定的規格、數量、型號、質量，等技術資料來驗收收到的貨物。 驗收人員經過嚴格核查確認無誤后驗收入庫存，填制入庫單并簽字。如碰上需要專業人士來簽定試行的貨物，在沒有進過專業人士簽定試行簽字確認的，不允許進行驗收入庫。對采購業務的各種憑證進行嚴格的審核，是保證業務的合法性，真實性、內部控制制度的嚴謹性的重要流程。財務部門在支付采購款之前應對審請付款單的附件：采購合同，送貨單及驗收簽字后的入庫單等都要進行認真審核，確認該業務的真實性后按付款流程進行支付采購款。

（三）合同條款必須明確。在訂立采購合同時應當寫明所要訂購的商品、單價和金額、型號、規格、供應商。對于相關條款不明確的，或者不詳細的，應要求合同簽訂者重新簽訂補充合同或者重簽主要合同，防止出現價高質次，或者低質量的商品。涉及到各種采購折扣和折讓的，必須在合同上注明，以示真實，必要時有相關部門陪同詢價者實地約談，防止公司利益為私人占有。

（四）建立完善的授權制度。由董事會或類似決策機構來決定采購與付款審批人、審批范圍和審批權限，決定采購與付款審批人不在時委托代理人的權限。超越審批權限應做無效處理，相關崗位人員向董事會或者相關權利人報告越權審批業務。采購合同的簽訂必須經過有關授權人員審批；重要和技術性較強的物資采購部門應該實行集體決策和審批，不可盲目采購、采購過量、采購不及時等行為。

（五）招標行為要規范。為了能以最低的價格獲得同等質量的產品或者能最低的價格獲得質量相對高的產品，企業可以采取招標的方式。但企業應當采用公平、公正的形式，不得限制有競爭力的供應商參加投標，杜絕陪標企業出現。這就需要高層管理人員落實好招標的各項工作，對于招標中的一些具體情況應當提交董事會，保證其合理性、合規性。同時股東應當下派人員進行監督職能。對于招標價格明顯高于同行業同質量產品的價格。或者出現陪標形為的應對其招標相關人員進行處分，從而保證招標順利進行。

四、采購與付款內部控制措施的改進建議

（一）企業應當建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協議，建立供應商管理信息系統，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據評價結果對供應商進行合選擇和調整。

（二）企業應當加強商品采購供應過程的管理，做好采購業務各環節的記錄，確保采購業務的可追溯性。及時跟蹤合同履行情況，對有可能影響供貨進度的異常情況，應出具書面報告及時提出解決方案。

（三）企業在付款時，應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發現異常情況，應當拒絕付款，避免出現資金損失和信用受損，

（四）企業應當加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行跟蹤核查，發現有疑問的預付款項，應當及時采取措施。

（五）企業應當建立退貨管理制度企業倉儲部門在接到實物入庫存后，如果發現貨物的數量和質量及規格不符合采購合同條款的。通過采購部門及時與供貨商聯系。對于數量上的短缺，一般要求供貨商補足，對于質量問題，按規定選擇是退貨還是折讓，如給企業造成損失的需要供貨商賠償損失，如果選擇退貨，倉儲部門與采購門應編制退貨通知單，經主管人員審查后通知供貨商將貨物退回，同時將退貨憑單，交到財務部門，用以減應付賬款。如果要求供貨商折讓的，采購部門應在進行協商決定合理的價格進行折讓，并把相關憑證交至財務部門調整應付賬款。

【參考文獻】

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