黨校圖書館檔案管理的問題及解決措施

張云艷

摘 要： 當前，隨著我國新信息技術的快速發展以及電子服務水平的不斷提高，我國黨校管理工作在迎來重大機遇的同時，也面臨著諸多嚴峻挑戰。黨校的檔案是黨校歷史發展的結晶，它一方面能夠更好的記錄學校發展的歷史，同時還能夠更好的記載學校教學、科研等各方面工作發展情況，是黨校事業發展不可或缺的物質載體。在進入特色社會主義新時代的當下，黨校的檔案管理工作必須適應新情況、應對新問題，尤其是要切實滿足黨校教學、科研、行政管理等方面工作的需要，切實保障黨校能夠發揮“三個陣地一個熔爐”作用。本文作者結合自己的工作經驗并加以反思，對黨校圖書館檔案管理的問題及解決措施進行了深入的探討，具有重要的現實意義。

關鍵詞： 黨校系統；檔案管理；新時期

引言

黨校的檔案管理工作的內涵可概括為在黨校的教學、科研、行政事務等活動中形成的文字、影像等各種類型可以留存、可供查閱的檔案資料進行管理的過程。當下，人們可以通過翻閱黨校檔案這種信息資源，了解該校發展與變化的任何一個階段，為黨校系統的改革與發展提供重要的參考依據。隨著信息化建設的發展，黨校系統的改革不斷推進，需要黨校的檔案管理工作必須有所創新、有所變革，只有這樣才能適應社會的發展。因此，加強與完善新時期黨校系統檔案管理工作尤為重要。

一、新時期黨校檔案管理工作存在的問題

（一）檔案意識淡薄

黨校的檔案管理工作記錄學校教學、科研等發展的方方面面，現已成為黨校管理工作的重要環節之一。黨校的檔案管理工作，可以為黨校未來的改革、健康發展提供更加可靠、真實的參考依據。當下，黨校系統對檔案管理工作的重要性、必要性認識存在偏差，對檔案信息轉化意識和使用效率意識不足，使得檔案管理工作沒有真正落到實處。有些在黨校從事該項工作的員工覺得自己的職責是整理一些文件資料，檔案工作沒什么實質性內容，對于檔案的現實作用并不了解和掌握。加之，負責檔案管理的工作人員態度不端正、責任感不足，缺乏足夠的檔案管理相關理論知識的支撐，工作多停留在保管好一些重要文件的層面，只要可以順利通過年終的檢查就可以了，對檔案事業的戰略作用與意義認識不足，降低檔案資源利用率。

（二）檔案制度缺失

當前，部分具有先進意識的黨校也編制一些相關的檔案管理制度，其主要內容多是針對紙質檔案。比如文書檔案分類整理、歸檔材料的內容與項目提出了明確的要求，缺少有關電子檔案等其它類型檔案歸檔的工作細則、工作程序、工作秩序，檔案管理制度依據不足。從新時期黨校檔案信息化時代的發展趨勢來看，電子檔案日益增多，其整理與歸檔日漸重要。由于這類檔案在記錄方式、載體形式、收存方法上與紙介檔案存在很大差異，如果只是簡單將電子檔案文件記錄在光盤中存放，不利于檔案自身價值的實現。黨校亟須建立、完善現有電子文件檔案歸檔、管理制度。從目前多數黨校系統發展的實際情況來看，這項工作的程序、細則制定不足，并沒有建立起標準化的電子檔案管理制度。

（三）檔案收存技術落后

目前，大部分黨校系統對檔案的收存，實行集中管理。有的地方黨校受經費等因素的限制基礎設施建設不完備，如專門收存檔案的庫房面積不大，主要用來保管黨政機關的文書檔案，收存種類少、收存率低，無法適應黨校教學、科研發展新常態。即使部分黨校已經為其檔案部門購置掃描、打印機、更換計算機等設備，但這些設備多用于進行文字處理、簡單記錄檔案目錄方面，沒有實現文檔真正意義上的電子化管理。即使一些黨校的檔案管理已然進入辦公自動化階段，但自動化程度較低，在使用先進的計算機技術處理檔案數據、記錄對象電子化存檔等方面，仍然不具備綜合處理能力。

（四）專業管理人才匱乏

人才方面存在劣勢。現今黨校系統檔案管理急需配備具有高素質、綜合統籌能力的專職檔案工作人員。當下檔案工作人員中就讀于檔案專業的人不多。多數工作人員懂得紙質檔案管理，對于電子檔案管理不熟悉，沒有真正做到“專職”。面對新時期黨校檔案工作日漸增多的發展新形勢，具備充分知識儲備、熟知檔案工作內容、明晰如何進行檔案管理，并能將此項工作引向深入的研究型人才能夠發揮重要作用。對于黨校系統來說，其檔案管理依舊處于傳統簡單收集、整理范疇，且表現出隨意性、盲目性。另外，通常受黨校內部編制限制，多采取雇用兼職檔案員工的方式，工作人員薪資水平不高、沒有工作積極性，使得檔案部門工作人員隊伍整體質量上不去，使得黨校系統檔案管理質量差、效率不高，制約了該項工作實現縱深發展。

（五）新技術開發使用力度不足

黨校檔案的實質是綜合利用各種可以開發利用的信息資源，為黨校的建設、發展提供高質量的服務。當下黨校檔案工作呈現出重視內部管理，對外服務不足，重視硬件建設，軟件建設不足的態勢。很多有價值的檔案信息資源沒有得到利用、開發，沒有發揮其功能與價值。檔案工作信息化水平低，處于落后狀態。

二、新時期黨校檔案管理工作路徑探析

探索黨校系統的檔案管理工作路徑，更好地適應黨校發展新常態、更好地服務于各方面工作，是當下亟需解決的首要問題。本文認為，黨校系統檔案管理工作可以從以下四個方面進行改進：

（一）提高檔案意識，突出思想引領

增強對檔案工作的認識，離不開黨校全體教職員工的共同參與。可采用制作宣傳漫畫展、宣傳小視頻的方式在教學樓電梯處播放、在食堂電視播放以傳播檔案知識、檔案價值，增強職工的檔案歸檔意識，讓職工可以在未來工作中主動將需要歸檔的材料進行基礎的收集與整理，為檔案可以盡早實現其服務價值奠定基礎。首先，對黨校目前的檔案管理工作進行摸底，全方位了解紙介檔案、電子檔案真實情況。其次，邀請檔案管理信息化水平高的企業、事業單位相關負責人、高校檔案管理學教授，結合前期摸底工作結果，全面分析現今存在問題，科學合理、有針對性的對本單位工作人員進行業務培訓和親臨指導，協助本校員工高質量地完成日常檔案材料的收集和立卷工作。再次，為了更好地聚焦重點，督促學習，可以利用學校“固定活動日”開展與檔案相關應知應會知識測試等方式將學習引向深入。使得黨校全體職工廣泛、系統地學習檔案知識，了解檔案有關法律、法規的內容，進一步強化檔案意識，用理念推動實踐的發展，促進黨校職工在日后工作中自覺、主動、按時將需要存檔的資料交送給檔案室工作人員，方便檔案工作者有序的完成日常檔案資料收集、整理工作。

（二）依規管理，檔案工作制度化、流程化

制度化、流程化是黨校系統更好地開展檔案管理工作的關鍵。檔案管理工作要結合自身特點，從源頭抓起，由淺入深，不斷突破現有工作遇到難點。例如：存檔使用的盤片要由信息部門統一有計劃的進行采購、發放，盤片的使用實現登記制度并且專人專用，還要預留臨時工作盤供借調或臨時工作人員使用。年底盤片應按照文件歸檔統一要求進行記錄與上交。

整章建制，全面規范梳理。一是黨校系統檔案室負責人牽頭，依據《檔案法》的相關規定，制定《紙介、電子檔案工作流程》和《加強紙介、電子檔案管理的細則》，對于檔案收集、整體、記錄、歸檔 等每一個環節都制定明確要求，將部門職責落實到崗位、將崗位職責落實到每一個人。建立黨校檔案室部門職責清單，將當下涉及到檔案管理的崗位工作職責細分到每個人，完善責任落實與考評制度。二是建立紙介、電子檔案雙重歸檔管理制度。有些有價值的紙質、電子文件雙重載體記錄留存的檔案必須同時歸檔。三是強化組織領導，將檔案管理納入日常工作。黨校系統各級分管部門領導要增加對檔案管理工作檢查、指導次數，初期應至少兩個月一次，以規范檔案管理工作。逐步將黨校系統檔案管理工作引到正確的航向。另外，還要建立檔案加密數據庫和公開信息審核制度，對于參與黨校學習學生個人情況信息等要標明密級，進行保密；對于可公開的檔案資源要經過嚴格審核后，才可公開。多重制度的建立使得檔案管理工作更加科學、規范。建全監督檢查機制、考評意見反饋的制度，使得檔案工作有章可循。

（三）強化技術應用，檔案管理信息化

檔案資源豐富是新時期黨校系統提升檔案管理信息化首要前提。對于黨校系統來說，檔案工作管理能力的提升離不開相關基礎設施建設，可通過增加資金投入確保檔案的儲存空間足夠，拓展收存檔案的種類，使得檔案室收藏資源更加豐富，使其可以更有效地為學校教學、科研進行服務。當前黨校系統檔案發展趨勢要求建立電子檔案存儲數據庫，以網絡技術的應用，為檔案管理信息化發展打下堅實的基礎。黨校系統各部門管理檔案資料可以充分利用內外網資源，力爭無紙化辦公，使得檔案管理工作邁向新臺階。通過網絡歸檔電子材料有助于工作效率、質量雙提升。另外，黨校也可以通過將其與本校網站的數字化圖書館一起，建立二者網絡服務平臺的方式，實現圖書、檔案管理的信息化建設。

（四）培養高級人才，提升檔案質量

工作人員的綜合素質直接關系到檔案工作的質量，要引進與培養檔案管理高級人才。黨校隨著教學與科研任務拓展，檔案工作人員的整體素質不強，在發展過程中，缺乏高素質檔案管理人才的現狀越演愈烈。應通過專項人才引進等方式促使從業人員隊伍整體素質提升。人員任用借助對外招聘、對內調整多種手段，不斷改善人才配置結構。同時注重人員綜合素質培訓，藉此用最短時間使得工作人員自身素質和專業素質能夠得到快速的增強，提升檔案管理水平。另外，通過適當提升薪酬等方式吸引有實力的專業性人才。組建優質檔案從業隊伍，不僅是黨校系統順利開展檔案管理業務的需求，更是適應黨校系統檔案管理新常態的重要保證。另外，要提升檔案從業人員應用網絡進行電子檔案信息處理的水平，與其掌握的檔案管理專業化理論、知識相融合，成為黨校系統檔案管理復合性人才。

（五）提升開發利用水平，共享檔案資源

黨校系統檔案較之一般學校具有專用性、獨特性。我們應該在建立開放式的網絡服務平臺檔案系統的基礎上，注重檔案管理網絡化的驅動作用，充分利用現代手段，實現檔案資源的共享。在進行決策時，將這一資源的實用價值充分體現。一是建立黨校系統檔案資源共享渠道，以共享檔案資源促使服務能力提升。注重檔案資源信息化深度研發，實現分類管理，完善信息化檔案目錄匯編、網上檢索等工具的功能，有效的使用網絡以促進資源共享。教學內容相關檔案資料要做到隨時查閱，方便教職工使用。同時，逐步主動開展檔案信息內容的增值服務工作，注重智能服務、提供信息咨詢，深度開發利用檔案信息資源。二是構建校內電子文檔信息中心，教職工用戶可以在職權范圍內自主上傳、下載檔案資源，在滿足其需求的同時，也提升了檔案管理的工作效率。三是提供遠程檢索服務，用戶主體實現多元化，擴大服務范圍，發揮檔案的社會效益。學生和教師都可以隨時了解黨校教學計劃安排、進程周期、課程任務，向全社會展現黨校系統檔案管理的服務水平。

（六）積極參與智庫建設，應對實踐創新需求

黨的十八大提出“建設學習型、服務型、創新型的馬克思主義執政黨”，指示并反映了黨員的學習帶有創新的目的。黨員的知識需求與實踐創新有關，這就要求圖書館有較強的智庫服務意識，逐漸完善為智庫建設服務的能力。2015年1月20日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強中國特色新型智庫建設的意見》，得益于政策支持，我國智庫建設發展進入快車道。圖書館和智庫的關系，可以從兩個方面來理解：①智庫建設需要圖書館的參與。在智庫建設中，圖書館在查新立項、信息采集、信息利用、情報分析、研究數據保存和利用、成果保存和發布、共享平臺建設等方面均應發揮無可替代的作用。②圖書館需要通過參與智庫建設提高自身綜合實力。通過積極參與智庫建設，圖書館可以探索新的服務領域，優化資源采集方式和布局，通過升級知識服務能力提高生存和發展能力。

四、結語

面對黨校系統檔案管理工作的新常態，采用多種手段優化黨校系統檔案管理工作，促使黨校系統檔案管理工作標準化，充分發揮檔案價值。隨著我國社會的發展進入新時期，黨校系統檔案管理工作呈現出復雜化的發展趨勢，亟需在實踐中探析更好的發展路徑以不斷完善。通過上文對黨校系統檔案管理工作中存在問題以及發展未來路徑的論述，促使黨校系統檔案管理工作改進，順應黨校系統改革發展趨勢，實現黨校系統可持續、健康、快速發展。 ■

參考文獻

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