關于對機關檔案館調研工作的幾點思考

于海洋

摘要：當前各領域調研工作越來越受到各級重視，機關檔案調研也是如此。本文從機關檔案調研的基本內涵出發，描述了機關檔案館調研的構成，深入分析了機關檔案館在調研工作存在的突出問題，有針對性地提出解決辦法，這些措施將對促進機關檔案事業發展起到積極作用。

關鍵詞：機關檔案；調研方法；機關建設；檔案管理

伴隨信息時代的來臨，社會各屆越來越關注檔案資源的重要性，機關檔案作為檔案資源的重要組成部分更是關注焦點。要實現機關檔案館提供優質高效檔案服務、正確的檔案館決策的目標，就需要開展科學有效的機關檔案調研。

一、機關檔案館調研的含義及構成

機關檔案館調研是收集機關檔案信息的重要途徑，它采用合理有效的方法，有計劃、有目標、分主次地進行系統性采集、及時收錄、分類整理和科學分析機關檔案的形成、運用等有用信息，據此預測機關檔案館管理制度的未來走勢，有針對性對其單位分類施策，繼而提出具體提高機關檔案管理的合適意見，制定切實可行的中短期、長期等檔案管理規劃，助力其檔案工作健康發展，更好地服務于社會發展、經濟建設和科技進步。

機關檔案調研的范圍面廣量大，主要包括四方面：一是對影響機關檔案館自身的社會環境調研；二是對機關檔案館服務對象的市場調研，聚焦的重點是服務對象的信息需求、服務對象的市場信息（含檔案、情報和圖書信息等信息）和科技新成果市場等調研；三是對機關檔案個體利用者的調研，主要內容為用戶的外在情況、差異化群體檔案需求的規律、代表性個體三方面調研；四是對機關檔案館系統內的業務調研。既可以對本館調研也可以對兄弟館調研，側重為兄弟館調研，實現“他山之石，可以攻玉”的目的。

二、當前機關檔案調研工作存在的現實問題

（一）檔案工作人員對調研工作重視程度不夠。長久來，檔案工作處于相對封閉環境，不僅出現檔案人員對調研工作忽視情形，也未能提供足夠檔案工作宣傳，導致許多檔案用戶不能充分了解機關檔案館對檔案文件提供服務及具體利用情況。由于檔案用戶在查閱時的遇到種種困難，檔案館不能準確及時為用戶提供優質服務，從而影響他們使用機關檔案的主動性，并且他們內心也會對檔案工作產生抵觸心理。當機關檔案調研工作開展時，調研工作也就更加容易帶來種種阻力困難，機關檔案工作的作用也會受到削弱。

（二）調研人才隊伍建設相對滯后。客觀方面，因國內高等院校的檔案專業設立時間較短，出現檔案管理人才的輸出量較少，從人才供應的源頭制約了檔案調研工作開展；不少地區和單位的檔案管理人員為非檔案專業科班出身，主管部門對這部門人員的業務培訓力度也不夠，業務能力和文字功底都比較差，缺少一支能力強、業務精的機關檔案調研隊伍；有的地方忽視機關檔案管理工作，每年的預算經費不足，甚至持續下調，這些都制約了檔案調研活動的開展和人財物的正常供應。

（三）缺少完善的規章制度。一些機關檔案管理部門存在著缺少包括機關檔案調研制度在內的規章制度，檔案調研等工作的開展無章可循，管理工作粗線條。尤其是，在機關檔案調研活動中，有的機關檔案人員在調研時，對各類材料管理粗枝大葉，疏于審查，導致采取到的檔案信息出現失實現象，極大影響了檔案的真實性、客觀性；部分檔案人員缺少主動收集觀念和保管觀念，發現檔案資料缺失時卻視而不見，也不采取行動去補充完整，從而致使檔案信息缺失或缺少公信力。

三、高效推進機關檔案館調研工作的措施

（一）提高調研人員綜合素質。調研人員綜合素質好壞直接影響到檔案調研工作質量，從而影響檔案館的各種決策。從了解情況看，目前許多檔案館工作人員缺少，且流動頻率大，甚至在一些單位基層檔案崗位變化了邊緣化人員的關系崗、老弱病殘的避風港，極大影響檔案工作人員的綜合素質，這就需要根據各機關檔案工作實際情況，通過各種渠道補充骨干力量，開展各種形式的檔案調研業務專業培訓提高檔案工作人員能力和素質，保障信息化條件機關檔案調研工作的健康有序開展。

（二）設崗定編建立調研網絡。將調研工作作為機關檔案工作的重要內容，條件允許的機關要設置專門的調研室，并且配備調研崗位，實現定調研編、定調研崗，依據《檔案法》的原則明確崗位職責和具體人員，檔案調研工作做到有人干、有人抓，將所有人員的調研積極性調動起來；在機關檔案館所有業務單位全部建立上下暢通、無縫覆蓋、通信暢通的信息網絡平臺，充分發揮好信息網絡平臺優勢，明確機關檔案館及其他單位的調研重點，并開展好各項專題調研活動，發揮出調研人員的千里眼、順風耳作用，將第一資料及時呈報檔案領導。

（三）結合實際開展靈活多樣的調研活動。機關檔案的調研方法多種多樣，而一種調研方法選擇的好壞與否，對調研的最終結果有極大影響。因此，在機關調研活動中，要結合調查目的、需要解決的問題，從詢問法、觀察法、抽樣法、試點法、實驗法、檔案卡法等眾多調研方法中選擇最恰當的方法才能收到事半功倍的效果，且在每種調研方法中，還可以選擇更加具體的調研辦法；形成一套完整的機關檔案調研預案，當需要調研時，從中選擇最恰當的預案立即開展調研活動，調研預案包含調研范圍目標、背景材料、調查提綱和調查表等內容，這樣能夠在短時間實現較好調研效果；調研人員根據已定方案扎實有效開展調研，從中發現問題、查明原因并提供相應解決建議，集調研人員智慧，對資料整理分析，以簡明扼要的語言編寫好調研報告，為領導提供重要的決策依據，達到調研預期目的。

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