關(guān)于對機(jī)關(guān)檔案館調(diào)研工作的幾點思考

于海洋

摘要：當(dāng)前各領(lǐng)域調(diào)研工作越來越受到各級重視，機(jī)關(guān)檔案調(diào)研也是如此。本文從機(jī)關(guān)檔案調(diào)研的基本內(nèi)涵出發(fā)，描述了機(jī)關(guān)檔案館調(diào)研的構(gòu)成，深入分析了機(jī)關(guān)檔案館在調(diào)研工作存在的突出問題，有針對性地提出解決辦法，這些措施將對促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展起到積極作用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；調(diào)研方法；機(jī)關(guān)建設(shè)；檔案管理

伴隨信息時代的來臨，社會各屆越來越關(guān)注檔案資源的重要性，機(jī)關(guān)檔案作為檔案資源的重要組成部分更是關(guān)注焦點。要實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案館提供優(yōu)質(zhì)高效檔案服務(wù)、正確的檔案館決策的目標(biāo)，就需要開展科學(xué)有效的機(jī)關(guān)檔案調(diào)研。

一、機(jī)關(guān)檔案館調(diào)研的含義及構(gòu)成

機(jī)關(guān)檔案館調(diào)研是收集機(jī)關(guān)檔案信息的重要途徑，它采用合理有效的方法，有計劃、有目標(biāo)、分主次地進(jìn)行系統(tǒng)性采集、及時收錄、分類整理和科學(xué)分析機(jī)關(guān)檔案的形成、運用等有用信息，據(jù)此預(yù)測機(jī)關(guān)檔案館管理制度的未來走勢，有針對性對其單位分類施策，繼而提出具體提高機(jī)關(guān)檔案管理的合適意見，制定切實可行的中短期、長期等檔案管理規(guī)劃，助力其檔案工作健康發(fā)展，更好地服務(wù)于社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技進(jìn)步。

機(jī)關(guān)檔案調(diào)研的范圍面廣量大，主要包括四方面：一是對影響機(jī)關(guān)檔案館自身的社會環(huán)境調(diào)研；二是對機(jī)關(guān)檔案館服務(wù)對象的市場調(diào)研，聚焦的重點是服務(wù)對象的信息需求、服務(wù)對象的市場信息（含檔案、情報和圖書信息等信息）和科技新成果市場等調(diào)研；三是對機(jī)關(guān)檔案個體利用者的調(diào)研，主要內(nèi)容為用戶的外在情況、差異化群體檔案需求的規(guī)律、代表性個體三方面調(diào)研；四是對機(jī)關(guān)檔案館系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)調(diào)研。既可以對本館調(diào)研也可以對兄弟館調(diào)研，側(cè)重為兄弟館調(diào)研，實現(xiàn)“他山之石，可以攻玉”的目的。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案調(diào)研工作存在的現(xiàn)實問題

（一）檔案工作人員對調(diào)研工作重視程度不夠。長久來，檔案工作處于相對封閉環(huán)境，不僅出現(xiàn)檔案人員對調(diào)研工作忽視情形，也未能提供足夠檔案工作宣傳，導(dǎo)致許多檔案用戶不能充分了解機(jī)關(guān)檔案館對檔案文件提供服務(wù)及具體利用情況。由于檔案用戶在查閱時的遇到種種困難，檔案館不能準(zhǔn)確及時為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而影響他們使用機(jī)關(guān)檔案的主動性，并且他們內(nèi)心也會對檔案工作產(chǎn)生抵觸心理。當(dāng)機(jī)關(guān)檔案調(diào)研工作開展時，調(diào)研工作也就更加容易帶來種種阻力困難，機(jī)關(guān)檔案工作的作用也會受到削弱。

（二）調(diào)研人才隊伍建設(shè)相對滯后。客觀方面，因國內(nèi)高等院校的檔案專業(yè)設(shè)立時間較短，出現(xiàn)檔案管理人才的輸出量較少，從人才供應(yīng)的源頭制約了檔案調(diào)研工作開展；不少地區(qū)和單位的檔案管理人員為非檔案專業(yè)科班出身，主管部門對這部門人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度也不夠，業(yè)務(wù)能力和文字功底都比較差，缺少一支能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的機(jī)關(guān)檔案調(diào)研隊伍；有的地方忽視機(jī)關(guān)檔案管理工作，每年的預(yù)算經(jīng)費不足，甚至持續(xù)下調(diào)，這些都制約了檔案調(diào)研活動的開展和人財物的正常供應(yīng)。

（三）缺少完善的規(guī)章制度。一些機(jī)關(guān)檔案管理部門存在著缺少包括機(jī)關(guān)檔案調(diào)研制度在內(nèi)的規(guī)章制度，檔案調(diào)研等工作的開展無章可循，管理工作粗線條。尤其是，在機(jī)關(guān)檔案調(diào)研活動中，有的機(jī)關(guān)檔案人員在調(diào)研時，對各類材料管理粗枝大葉，疏于審查，導(dǎo)致采取到的檔案信息出現(xiàn)失實現(xiàn)象，極大影響了檔案的真實性、客觀性；部分檔案人員缺少主動收集觀念和保管觀念，發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失時卻視而不見，也不采取行動去補(bǔ)充完整，從而致使檔案信息缺失或缺少公信力。

三、高效推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案館調(diào)研工作的措施

（一）提高調(diào)研人員綜合素質(zhì)。調(diào)研人員綜合素質(zhì)好壞直接影響到檔案調(diào)研工作質(zhì)量，從而影響檔案館的各種決策。從了解情況看，目前許多檔案館工作人員缺少，且流動頻率大，甚至在一些單位基層檔案崗位變化了邊緣化人員的關(guān)系崗、老弱病殘的避風(fēng)港，極大影響檔案工作人員的綜合素質(zhì)，這就需要根據(jù)各機(jī)關(guān)檔案工作實際情況，通過各種渠道補(bǔ)充骨干力量，開展各種形式的檔案調(diào)研業(yè)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)提高檔案工作人員能力和素質(zhì)，保障信息化條件機(jī)關(guān)檔案調(diào)研工作的健康有序開展。

（二）設(shè)崗定編建立調(diào)研網(wǎng)絡(luò)。將調(diào)研工作作為機(jī)關(guān)檔案工作的重要內(nèi)容，條件允許的機(jī)關(guān)要設(shè)置專門的調(diào)研室，并且配備調(diào)研崗位，實現(xiàn)定調(diào)研編、定調(diào)研崗，依據(jù)《檔案法》的原則明確崗位職責(zé)和具體人員，檔案調(diào)研工作做到有人干、有人抓，將所有人員的調(diào)研積極性調(diào)動起來；在機(jī)關(guān)檔案館所有業(yè)務(wù)單位全部建立上下暢通、無縫覆蓋、通信暢通的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，充分發(fā)揮好信息網(wǎng)絡(luò)平臺優(yōu)勢，明確機(jī)關(guān)檔案館及其他單位的調(diào)研重點，并開展好各項專題調(diào)研活動，發(fā)揮出調(diào)研人員的千里眼、順風(fēng)耳作用，將第一資料及時呈報檔案領(lǐng)導(dǎo)。

（三）結(jié)合實際開展靈活多樣的調(diào)研活動。機(jī)關(guān)檔案的調(diào)研方法多種多樣，而一種調(diào)研方法選擇的好壞與否，對調(diào)研的最終結(jié)果有極大影響。因此，在機(jī)關(guān)調(diào)研活動中，要結(jié)合調(diào)查目的、需要解決的問題，從詢問法、觀察法、抽樣法、試點法、實驗法、檔案卡法等眾多調(diào)研方法中選擇最恰當(dāng)?shù)姆椒ú拍苁盏绞掳牍Ρ兜男Ч以诿糠N調(diào)研方法中，還可以選擇更加具體的調(diào)研辦法；形成一套完整的機(jī)關(guān)檔案調(diào)研預(yù)案，當(dāng)需要調(diào)研時，從中選擇最恰當(dāng)?shù)念A(yù)案立即開展調(diào)研活動，調(diào)研預(yù)案包含調(diào)研范圍目標(biāo)、背景材料、調(diào)查提綱和調(diào)查表等內(nèi)容，這樣能夠在短時間實現(xiàn)較好調(diào)研效果；調(diào)研人員根據(jù)已定方案扎實有效開展調(diào)研，從中發(fā)現(xiàn)問題、查明原因并提供相應(yīng)解決建議，集調(diào)研人員智慧，對資料整理分析，以簡明扼要的語言編寫好調(diào)研報告，為領(lǐng)導(dǎo)提供重要的決策依據(jù)，達(dá)到調(diào)研預(yù)期目的。

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