信息技術在人事檔案管理中的運用

許妍璇

【摘 要】隨著信息技術的快速發展，在人事檔案的管理過程中其優勢逐漸體現出來。將信息化管理應用于人事檔案信息管理中是時代發展的要求及趨勢，有利于改進人事檔案信息管理中的不足。所以單位應重視人事檔案管理信息化的管理方式。本文針對信息化時代人事檔案信息管理的現狀與對策展開探索。

【關鍵詞】信息化時代；人事檔案信息管理；現狀；對策

一、前言

隨著我國科技的不斷發展，當前社會，信息技術的應用范圍極廣，信息化水平也在不斷提高，信息化在實際生活及工作中的應用也在不斷地探索當中。人事檔案是中國人事管理制度中的特色，記載著一個人的學習、工作及生活經歷等，是個人最全面的展現。人事檔案信息管理關系著社會對人才的選拔，對社會的進步與發展具有重大意義。在人事檔案信息管理中應用信息化管理，有利于適應時代的發展，將人事檔案信息管理工作做得更好。

二、信息化時代人事檔案信息管理的現狀

當前學術界對檔案的定義還未得到統一，多數人將其認為是人們參與社會活動時形成的具有價值的記錄，它由來已久，商代稱之為“冊”，秦稱為“典籍”，漢魏后改為“文書”，清代至今稱為“檔案”。人事檔案是獨具中國特色的人事管理制度，是每個人身份、學歷、資歷等方面的一個記錄和憑證，有效記錄著人們個人發展的人生軌跡，人事檔案具有現實性、全面性、真實性、機密性、流動性及動態性等特點，它與人們的工資待遇、組織關系、勞動保障直接掛鉤，人們在職稱申報、辦理養老保險時都需要檔案作為證明材料，具有一定的法律效力，與人們切身利益息息相關。像當前出現的一些畢業生工作幾年后發現自己無法正常轉正或者申報職稱，這多和畢業時檔案存放有關，影響著人們日后工作的正常進行，造成嚴重的經濟損失。

（一）缺乏監督意識

有些單位在人事檔案信息管理過程中缺乏強有力的監督，致使人事檔案信息管理效率低下，沒有發揮信息技術的在人事檔案信息管理中的作用，檔案管理人員與檔案所有者之間的關系沒有明確規定，在實際的工作中就會造成不必要的麻煩。有些單位只是依靠行政部門來負責檔案監督工作，并沒有起到良好的效果，單位高層沒有給予重視，不能使檔案管理工作規范化、制度化。

人事檔案是人事決策的依據，人事檔案不止可以應用到檔案整理或人事調動等情況，檔案信息也可以詳細記錄一個人的價值和才能，從檔案中發現某個人的潛能價值，從而促進更加合理的利用人才提供依據。因此人事檔案管理應該是在保存數據信息的基礎上，為人事調動決策提供信息參考。但是當今人事檔案管理人員沒有充分認識到檔案信息的可利用價值，導致檔案管理工作只做好了前一點，即保證了檔案信息的絕對安全，但是沒有更加深入的了解人事檔案的可利用價值和人才服務價值，大大降低了檔案信息的可利用率。

（二）檔案管理人員專業素質不高

很多單位人事檔案信息管理人員并沒有工作經驗，專業的管理知識水平較低，在實際的工作中不能做好人事檔案信息管理工作，不能很好地將信息化管理應用于人事檔案信息管理工作中，使信息化管理不能在人事檔案信息管理工作中發揮作用及價值。

（三）忽視檔案管理的重要性

不同單位的人事對人事檔案信息化建設的要求也有區別，使人事檔案管理信息化建設進度各不相同，也導致了人事檔案管理信息化基礎設施的失衡。一方面從當今對檔案信息化管理所要求的硬件設備的先進程度上來講，檔案管理信息化建設過程中各單位的硬件設備都有所欠缺，如網絡掃描復印設備、計算機等；另一方面人事檔案信息化管理軟件的開發程度也有著明顯的差距，且各個單位之間的信息化管理軟件資源也無法共享，以往能夠共用的信息管理軟件技術已經過時，硬件和軟件基礎設施的不完善也阻礙了人事檔案管理工作的順利進行。

三、人事檔案信息管理中應用信息化手段的意義

（一）有效降低管理成本

傳統人事檔案信息管理方式，無論在空間上，還是資源上，都是很大的浪費，很大程度上，加大了人事檔案信息管理成本。將信息化管理應用于人事檔案信息管理中，將紙質檔案變成了機讀檔案，不僅節約了成本，還節省了空間，查閱起來也更加方便，提高了查閱效率，為單位的人事檔案信息管理工作帶來了很大的好處。

（二）有利于檔案信息的完整、準確

傳統人事檔案信息管理中，如果工作人員不及時對工作進行交接，就容易造成檔案不完整、檔案流失等嚴重的問題。建立信息化檔案管理之后，減少了檔案的出錯率，檔案可以在網絡上進行分享，避免了交接工作時出現的錯誤，檔案的更新速度也進一步提高，確保了檔案的完整性、準確性。

（三）提高了檔案管理人員的工作效率

在傳統檔案管理工作中，工作人員需要動手將檔案進行歸類整理，這樣的方式不僅工作量大，而且工作效率不高。信息化管理的應用只需工作人員分享到網絡上，能快速地實現人事檔案信息的統計及分析，進而提高工作效率。同時，單位要求工作人員對相關管理知識進行學習，提高人事檔案信息管理水平。

四、信息化時代人事檔案信息管理對策

（一）加強檔案信息資源管理力度

為了促進更加完善的人事檔案信息化管理資源，應該協調檔案歸檔與檔案使用之間的矛盾，依據不同單位的人事檔案管理資源的規章制度，嚴格鑒別將要歸檔的檔案信息，細化檔案數據權限，充分利用現有資源，建立更加有序、完整的檔案數據庫。此外，要及時修復缺失的檔案信息。人事檔案管理人員要正確認識檔案信息的價值，從而嚴格要求檔案采集、歸檔的各個過程，對檔案信息中的資源要認真核對，保證檔案數據信息的準確完整，及時發現檔案信息缺失遺漏及時修復，避免問題惡化。加強對人事檔案的歸檔處理，在進行檔案歸檔時要進行嚴格的監督，同時增加對檔案不規范行為的懲罰力度，《中華人民共和國檔案法》明確規定“涂改、偽造檔案可以給予行政處分，構成犯罪的應依法追究其刑事責任”。近幾年檔案造假事故頻出，就是因為有關單位沒有對責任人采取實質性的刑事責任處罰，單純的口頭警告并不能有效規避檔案造假行為，因此，建立健全檔案懲處制度，一經發現檔案造假者應當給予嚴厲警告，如一票否決其干部任用、職稱評審、導師申報等審批，并對檔案造假的內容納入法治建設，嚴懲檔案造假行為達到以儆效尤的目的。

（二）加強人事檔案信息管理工作人員的專業素質

管理人員的專業素質是認識檔案信息管理的保障，員工素質進一步提高，人事檔案信息管理的工作才能進一步落實。單位應該聘請專業的檔案管理員，還要懂得計算機的操作，能夠將計算機與人事檔案信息管理緊密地聯系在一起。單位定時還要對檔案管理員進行專業培訓，發揮員工積極性，開發員工潛能，提高員工專業知識及素質，提高工作質量。

（三）加強人事檔案信息管理工作人員的保密意識

在實際的檔案管理工作中，會出現信息泄漏的現象，信息泄漏的后果是非常嚴重的，會給整個單位帶來非常不利的影響。這種問題的產生是因為檔案管理人員對計算機保密意識不強。單位針對這種現象，要加大對員工的保密意識培養，學習計算機相關的保密技術，規范檔案管理員的行為，做好信息保密工作。

五、結束語

信息技術的發展，促進了人事檔案信息的信息化管理，利用信息化管理，有利于提高人事信息檔案的質量及檔案管理人員的工作效率。我國人事檔案信息管理信息化的方向越來越明確，信息化的方式與手段也會越來越先進，促進人事檔案信息管理更加科學化、合理化，為單位創造良好的發展環境。

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