真實(shí)是企業(yè)檔案管理工作的生命

秦勵(lì)

【摘 要】本文從以下六個(gè)方面論述了檔案真實(shí)性的重要意義和必要的措施意見：

1、企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠信是檔案真實(shí)性的必要條件。

2、高質(zhì)量的專業(yè)管理是檔案真實(shí)性的保證。

3、真實(shí)的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。

4、深入研究、分析、利用真實(shí)的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的捷徑。

5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實(shí)性從單純的文字記載向形象跟進(jìn)，更好為企業(yè)服務(wù)。

6、不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要。

【關(guān)鍵詞】真實(shí)性；檔案；生命

企業(yè)的檔案是指在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各種活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。

企業(yè)的檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案的提供和利用。

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)工作的數(shù)量、質(zhì)量、效益等工作效率的足跡。只有真實(shí)可靠的檔案記載，才能為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù)；才能為研究本企業(yè)的經(jīng)營管理和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料；只有對真實(shí)的企業(yè)活動(dòng)，進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，才能制定出切實(shí)可行的企業(yè)經(jīng)營管理策略和規(guī)劃。

不能真實(shí)的記錄企業(yè)活動(dòng)的檔案，就失去了服務(wù)企業(yè)的意義。因此，檔案的真實(shí)成為檔案工作的生命。

一個(gè)企業(yè)能否建立起科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，確保檔案的真實(shí)可靠，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平的重要尺度。

為確保企業(yè)檔案的真實(shí)、可靠，必須做好以下各項(xiàng)工作：

1、必須不斷提高員工的整體素質(zhì)

企業(yè)全體員工的敬業(yè)和誠信是檔案真實(shí)性的必要條件。任何企業(yè)的活動(dòng)離不開人和物這兩個(gè)基本要素。而人是企業(yè)活動(dòng)中的主體。記錄企業(yè)活動(dòng)的檔案，就是記錄人在企業(yè)中的活動(dòng)，并且是人們自己記錄自己的活動(dòng)。如果人們由于某人或某些人的某種原因，不能真實(shí)的記錄自己和他人的活動(dòng)，那么所形成的檔案就失去了真實(shí)，失去了存在的價(jià)值。如果人們把不真實(shí)的檔案作為分析、研究、制定制度、規(guī)劃、措施的依據(jù)，就將把企業(yè)引向邪路上去。因此，要使企業(yè)的檔案真實(shí)可靠，必須在提高人的素質(zhì)上下功夫。

2、必須建立科學(xué)、高效的專業(yè)管理體系

高質(zhì)量的專業(yè)管理是檔案真實(shí)性的保證。優(yōu)秀的企業(yè)經(jīng)營管理工作，是按著科學(xué)的專業(yè)分工進(jìn)行的。各專業(yè)部門在企業(yè)總體規(guī)劃目標(biāo)的旗幟下，按照各自的職責(zé)去做自己的工作。企業(yè)活動(dòng)的實(shí)質(zhì)是在決策層的率領(lǐng)下，通過各專業(yè)部門的管理層協(xié)調(diào)執(zhí)行層進(jìn)行的。只有各專業(yè)部門能夠形成本系統(tǒng)真實(shí)記錄自己活動(dòng)的檔案，才能在綜合管理系統(tǒng)中形成全面真實(shí)反映企業(yè)活動(dòng)的檔案。只有這樣的記錄才能為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。沒有高質(zhì)量的專業(yè)管理，檔案的真實(shí)性是很難保證的。

3、必須從企業(yè)生存發(fā)展的高度認(rèn)識檔案真實(shí)性的意義

真實(shí)的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)生存、發(fā)展的前提。在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，在高度信息化的今天，企業(yè)要想在這樣的經(jīng)濟(jì)體系中占有一席之地，離不開企業(yè)自身的經(jīng)營業(yè)績，也就是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的公開發(fā)布。如果這些數(shù)據(jù)是真實(shí)可靠的，就有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行交往和合作奠定堅(jiān)實(shí)的誠信基礎(chǔ)。就會(huì)在競爭激烈的環(huán)境中贏得存在發(fā)展的空間。如果你所發(fā)布的數(shù)據(jù)是虛假的，騙得了一時(shí)，騙不了長久，一旦企業(yè)失去信用，就失去了企業(yè)生存的條件，更談不上發(fā)展，那就是企業(yè)生命的終結(jié)。

4、必須充分認(rèn)識檔案資源的重大作用

深入研究、分析、利用真實(shí)的檔案資源，是不斷提高企業(yè)經(jīng)營管理效率的捷徑。目前一些企業(yè)，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，工作完成以后所形成的檔案，只是往檔案管理部門一交，就再也與自己無關(guān)了。甚至有的人認(rèn)為檔案管理工作可有可無。因此，很少對檔案進(jìn)行深入細(xì)致的研究、分析。其實(shí)，任何一個(gè)企業(yè)，不論它經(jīng)營管理的水平多么高，都存在著進(jìn)一步提高、改進(jìn)的空間。而這個(gè)空間，就存在于對自己走過的足跡——檔案之中。有理想，有追求，有抱負(fù)的企業(yè)，它一定是對自己經(jīng)營管理足跡有組織、有嚴(yán)密規(guī)章制度規(guī)范下的，不斷的從戰(zhàn)略高度，對各種檔案進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的研究分析的企業(yè)。它們會(huì)通過這些研究和分析，找出經(jīng)營管理過程中的不足，挖掘企業(yè)潛在的降本增效空間，追求企業(yè)的效益最大化，而這就是向管理要效益的捷徑。

5、必須用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷武裝、創(chuàng)新檔案管理，使其真實(shí)性從單純的文字記載向形象跟進(jìn)，更好為企業(yè)服務(wù)

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件、影視資料的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。為了做好檔案管理工作，必須不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，在全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)企業(yè)生存發(fā)展的作用。

6、必須不斷提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要

檔案工作是企業(yè)活動(dòng)中不可缺少的重要組成部分，它記錄著企業(yè)的昨天，服務(wù)于企業(yè)的今天，指導(dǎo)著企業(yè)的明天。新時(shí)期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求，不斷提高檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮檔案的作用，其意義深遠(yuǎn)，責(zé)任重大。必須不斷培養(yǎng)、創(chuàng)建起一批具有開拓創(chuàng)新和德才兼?zhèn)涞臋n案管理隊(duì)伍。

作為檔案工作者必須充分認(rèn)識到自身工作的責(zé)任、價(jià)值和意義，要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，還要有默默奉獻(xiàn)的精神，要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識、企業(yè)管理知識、文秘寫作知識、計(jì)算機(jī)知識，熟悉本企業(yè)基本情況，具備較強(qiáng)的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復(fù)合型人才。確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。

檔案的真實(shí)性對企業(yè)的生存、發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要不斷提高對檔案真實(shí)性的認(rèn)識，達(dá)到逐步增強(qiáng)全體企業(yè)員工的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)全體員工的工作熱情，達(dá)到增強(qiáng)企業(yè)生存、發(fā)展能力的目的。

【參考文獻(xiàn)】

【1】《中華人民共和國檔案法》2017修訂版

【2】《中國海洋石油總公司檔案管理辦法》 2011年版

【3】《中海油能源物流有限公司檔案管理規(guī)定》 2017年11月1日頒布實(shí)施

【4】《中海石油（惠州）物流有限公司檔案管理規(guī)定》2013年6月實(shí)施