真實是企業檔案管理工作的生命

秦勵

【摘 要】本文從以下六個方面論述了檔案真實性的重要意義和必要的措施意見：

1、企業全體員工的敬業和誠信是檔案真實性的必要條件。

2、高質量的專業管理是檔案真實性的保證。

3、真實的企業檔案數據是企業生存、發展的前提。

4、深入研究、分析、利用真實的檔案資源，是不斷提高企業經營管理效率的捷徑。

5、必須用現代化技術，不斷武裝、創新檔案管理，使其真實性從單純的文字記載向形象跟進，更好為企業服務。

6、不斷提高檔案管理工作人員的素質，以適應現代化企業檔案管理的需要。

【關鍵詞】真實性；檔案；生命

企業的檔案是指在企業生產、經營、管理等各種活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。

企業的檔案管理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案的提供和利用。

檔案管理工作是企業管理工作的重要組成部分，是企業工作的數量、質量、效益等工作效率的足跡。只有真實可靠的檔案記載，才能為企業的生存和發展服務；才能為研究本企業的經營管理和科學發展提供第一手資料；只有對真實的企業活動，進行科學分析，揚長避短，才能制定出切實可行的企業經營管理策略和規劃。

不能真實的記錄企業活動的檔案，就失去了服務企業的意義。因此，檔案的真實成為檔案工作的生命。

一個企業能否建立起科學規范的檔案管理體系，確保檔案的真實可靠，是衡量一個企業管理水平的重要尺度。

為確保企業檔案的真實、可靠，必須做好以下各項工作：

1、必須不斷提高員工的整體素質

企業全體員工的敬業和誠信是檔案真實性的必要條件。任何企業的活動離不開人和物這兩個基本要素。而人是企業活動中的主體。記錄企業活動的檔案，就是記錄人在企業中的活動，并且是人們自己記錄自己的活動。如果人們由于某人或某些人的某種原因，不能真實的記錄自己和他人的活動，那么所形成的檔案就失去了真實，失去了存在的價值。如果人們把不真實的檔案作為分析、研究、制定制度、規劃、措施的依據，就將把企業引向邪路上去。因此，要使企業的檔案真實可靠，必須在提高人的素質上下功夫。

2、必須建立科學、高效的專業管理體系

高質量的專業管理是檔案真實性的保證。優秀的企業經營管理工作，是按著科學的專業分工進行的。各專業部門在企業總體規劃目標的旗幟下，按照各自的職責去做自己的工作。企業活動的實質是在決策層的率領下，通過各專業部門的管理層協調執行層進行的。只有各專業部門能夠形成本系統真實記錄自己活動的檔案，才能在綜合管理系統中形成全面真實反映企業活動的檔案。只有這樣的記錄才能為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。沒有高質量的專業管理，檔案的真實性是很難保證的。

3、必須從企業生存發展的高度認識檔案真實性的意義

真實的企業檔案數據是企業生存、發展的前提。在全球經濟一體化的今天，在高度信息化的今天，企業要想在這樣的經濟體系中占有一席之地，離不開企業自身的經營業績，也就是企業檔案數據的公開發布。如果這些數據是真實可靠的，就有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行交往和合作奠定堅實的誠信基礎。就會在競爭激烈的環境中贏得存在發展的空間。如果你所發布的數據是虛假的，騙得了一時，騙不了長久，一旦企業失去信用，就失去了企業生存的條件，更談不上發展，那就是企業生命的終結。

4、必須充分認識檔案資源的重大作用

深入研究、分析、利用真實的檔案資源，是不斷提高企業經營管理效率的捷徑。目前一些企業，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，工作完成以后所形成的檔案，只是往檔案管理部門一交，就再也與自己無關了。甚至有的人認為檔案管理工作可有可無。因此，很少對檔案進行深入細致的研究、分析。其實，任何一個企業，不論它經營管理的水平多么高，都存在著進一步提高、改進的空間。而這個空間，就存在于對自己走過的足跡——檔案之中。有理想，有追求，有抱負的企業，它一定是對自己經營管理足跡有組織、有嚴密規章制度規范下的，不斷的從戰略高度，對各種檔案進行科學、細致的研究分析的企業。它們會通過這些研究和分析，找出經營管理過程中的不足，挖掘企業潛在的降本增效空間，追求企業的效益最大化，而這就是向管理要效益的捷徑。

5、必須用現代化技術，不斷武裝、創新檔案管理，使其真實性從單純的文字記載向形象跟進，更好為企業服務

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件、影視資料的管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。為了做好檔案管理工作，必須不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，在全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果的基礎上，充分發揮檔案工作服務企業生存發展的作用。

6、必須不斷提高檔案管理工作人員的素質，以適應現代化企業檔案管理的需要

檔案工作是企業活動中不可缺少的重要組成部分，它記錄著企業的昨天，服務于企業的今天，指導著企業的明天。新時期檔案工作的發展為檔案人員提出了新的、更高的要求，不斷提高檔案管理工作的效率，充分發揮檔案的作用，其意義深遠，責任重大。必須不斷培養、創建起一批具有開拓創新和德才兼備的檔案管理隊伍。

作為檔案工作者必須充分認識到自身工作的責任、價值和意義，要有高度的責任感和事業心，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，還要有默默奉獻的精神，要努力學習檔案業務知識、企業管理知識、文秘寫作知識、計算機知識，熟悉本企業基本情況，具備較強的綜合分析、文秘寫作、規劃組織協調能力，成為一專多能的復合型人才。確保檔案的齊全、完整、準確。

檔案的真實性對企業的生存、發展起著至關重要的作用。要不斷提高對檔案真實性的認識，達到逐步增強全體企業員工的歷史責任感和使命感，進而激發全體員工的工作熱情，達到增強企業生存、發展能力的目的。

【參考文獻】

【1】《中華人民共和國檔案法》2017修訂版

【2】《中國海洋石油總公司檔案管理辦法》 2011年版

【3】《中海油能源物流有限公司檔案管理規定》 2017年11月1日頒布實施

【4】《中海石油（惠州）物流有限公司檔案管理規定》2013年6月實施