企業價值鏈管理中檔案的實用性研究

王睿 陳麗 王倩

【摘 要】隨著現代信息技術的高速發展，不少企業的管理結構和工作程序仍然停留在舊有模式，難以適應不斷變化的外部環境。而企業價值鏈分析正是引導企業認識自己，認清環境的必要措施和手段。因此，論文聯系企業價值鏈和企業檔案之間存在的相互依存關系，探討檔案這種真實可靠的內部信息材料在優化企業管理結構和工作程序中所發揮的實際作用，以期促進企業的蓬勃發展。

【Abstract】With the rapid development of modern information technology， the management structure and work procedure of many companies are still remain the old modes， and it is difficult to adapt to the ever-changing external environment. Enterprise value chain analysis is just the necessary measure and method to guide enterprises to understand themselves and recognize the environment. Therefore， according to the interdependence relationship between the enterprise value chain and the enterprise archives， the paper probes into the actual role of the archives， which is a reliable internal information material in optimizing the management structure and work procedures of the enterprise， so as to promote the vigorous development of the enterprise.

【關鍵詞】企業價值鏈 ； 價值鏈分析； 檔案； 聯系

【Keywords】enterprise value chain； value chain analysis； archives；relationship

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）06-0119-02

1 引言

隨著我國經濟發展方式的轉變，給現代企業發展帶來機遇的同時也帶來了一系列挑戰，使得企業內部運作難以適應變化的外部市場環境。企業價值鏈作為企業尋找自身戰略優勢環節的方法之一，對其進行重新審視和優化，是實現可持續發展的必然選擇。而企業價值鏈管理的正常實施，必須借助一定的企業資源，其中，檔案作為企業生產運作中可信程度高的信息資源之一，翔實完整地記錄了每一個活動過程，是構建企業記憶不可缺少的信息資源之一，同時也是對企業價值鏈分析、優化和評價的必要條件之一。

2 企業價值鏈概述

企業價值鏈經歷了企業內部價值鏈→行業價值鏈→虛擬價值鏈三個主要發展階段，即企業價值鏈最初由美國學者Michael E·Porter率先提出[1]這一觀點通常被認為是傳統意義上的價值鏈，偏重于以企業作為獨立個體的觀點來分析企業的價值活動、企業同供應商和顧客之間的聯系，因此常稱為企業內部價值鏈。此后，Peter Hine將材料供應商和顧客納入了價值鏈，改稱為“集成物料價值的運輸線”，將企業價值鏈擴展到了整個行業鏈上。[2]以上兩位學者在其構建的價值鏈中，均將信息和信息技術看作是價值增值活動中的一個支持元素，不直接產生價值。但隨著信息技術的快速發展，信息在企業價值創造中起著越來越重要的作用，并給企業帶來競爭優勢。因此，J·F·Rayport和J·J·Sviokla[3]隨后對信息技術的重要性進行了強調，提出了虛擬價值鏈的觀點。雖然企業價值鏈的理論研究隨著時代的發展在不斷完善，但究其根本，對企業價值鏈進行研究就是對企業中既相對獨立又相互關聯的活動及各部分的影響因素進行分析，以分辨企業的增值和非增值環節，以尋找出企業的優勢和劣勢，明確在行業價值鏈中的具體位置，并充分利用企業資源增強其優勢環節而減少其非增值活動的成本，以獲得市場競爭優勢，促進企業發展。其中，信息資源一直都是價值鏈構成中不可或缺的部分，并隨著理論研究的加深，其地位愈加顯著，而檔案作為企業信息資源的重要組成部分，在價值鏈管理中也發揮著不可替代的作用。

3 企業價值鏈管理的主要內容及其面臨的問題

企業價值鏈管理主要包括三大階段，即價值鏈分析→優化→評價[4]。其中，作為價值鏈管理的重要環節之一，價值鏈分析重在發現內部價值鏈中的非增值環節和各運作環節中的不協調因素，并在此基礎上對企業外部價值鏈進行分析以反映出企業本身和供應商、銷售商之間的依存關系，尋找低價值活動環節。為提高企業的運作效率，降低經營成本，并逐步調整企業的行業定位，在價值鏈分析的基礎上還應對價值鏈進行優化，即重新審視企業的業務流程和組織結構，對其進行重組和再造，并完善信息管理系統。[5]價值鏈評價則主要是對前兩個管理階段的施行效果——價值鏈活動環節是否更加精煉、產品質量是否改善、時間成本是否提高、總成本是否降低的反饋，并為下一價值鏈管理周期提供相關信息，達到價值鏈持續優化的目的。

目前很多企業由于對信息及信息技術認識的局限，對價值鏈管理的正常實施產生了不良影響，主要表現為：①價值鏈分析缺少必要的信息支撐。由于企業領導信息和信息技術的不重視，缺乏對企業本身檔案和外部市場信息收集與開發，加之信息管理系統的落后，導致信息不完整、不準確，價值鏈分析難以進行。②價值鏈優化難以實現。由于企業服務對象需求的不明確、信息的缺乏、分析的不準確以及信息在企業各部門之間傳遞的滯后性，管理人員難以及時、準確地掌握企業的整體運作狀況，因而也無法對業務流程、組織結構和企業上下游價值鏈進行全面評估和做出正確高效的決策，造成價值鏈優化難以實現。③價值鏈管理成效甚微。價值鏈分析和優化無法得到高效施行，加之各部門之間由于信息管理的不到位造成信息障礙，對企業所下達的決策也難以做出快速響應，這些因素決定了價值鏈管理的成效微乎其微。

4 企業檔案在改善企業價值鏈管理中的實際作用

從企業價值鏈管理的問題中可以發現，信息在其整個過程中都是至關重要的，檔案作為企業信息的重要組成部分，也始終起著不可替代的作用，其主要來源于企業信息部門收集的情報信息和運作環節形成的翔實記錄。企業檔案可從以下幾方面改善企業價值鏈管理所出現的問題。

4.1 為企業價值鏈分析提供準確、系統的信息支撐

企業檔案蘊含了歷年來的運營信息，是企業經營管理活動的真實記錄，應把其作為價值鏈分析的數據支撐以保證分析的準確性，為價值鏈優化奠定基礎。而企業外部價值鏈分析，除需大量情報信息外，結合檔案信息進行綜合分析也是保證分析順利進行的必要條件之一，如通過分析會計檔案尋求具有競爭優勢環節或低價值活動環節，再結合上下游企業的產品或服務特點等外部市場信息進行分析，可為企業整體優化指明方向。

4.2 為企業業務流程指明重組方向

客戶檔案是企業和其服務對象在交易過程中形成的數據資料，作為企業重要的戰略性資源之一，應對其進行深入挖掘，以識別不同客戶群的消費和需求行為的差異以及對企業的重要程度等，并以此作為業務流程重組、組織結構再造的基本方向。在此基礎上，系統地對企業業務流程進行重新設計，改造原有流程路徑、工作環節和步驟劃分，降低價值鏈活動中影響最大的成本因素，設計出更能滿足顧客需求的業務流程。

4.3 為完善企業信息系統提供依據

企業信息系統對企業所擁有的人、財、物、信等資源進行了整合，是保證企業信息上下暢通，傳達及時的必要手段，同時也是價值鏈管理中必須倚靠的關鍵性因素，甚至決定著價值鏈優化的生死成敗。利用信息系統對企業檔案進行分析，可發現以往信息收集的不足以及各部門之間存在的信息不通暢的地方，針對這些環節進一步完善信息系統，并加強收集。同時，信息系統的完善，也有助于企業檔案管理工作的發展。

4.4 為企業價值鏈優化的效果提供衡量標尺

對企業價值鏈進行優化后，僅以實施后收集而來的經營管理數據進行評價，缺乏對比數據，則該評價沒有任何意義，不能說明企業價值鏈的優化效果。企業檔案是企業各環節在處理以往事物中形成的原始記錄，因此對比數據主要源于此，只有將企業優化后的各項指標與檔案中的相關數據進行對比后，才能得到相較于以往活動來說其實施效果的好壞程度。當各項指標均好于優化前時，則說明該優化是有利于提高企業核心競爭力的，進而為下一個“分析-優化-評價”提供反饋信息，達到價值鏈持續改進的效果。

5 結語

檔案信息在企業價值鏈管理中發揮著不可替代的作用，在各管理環節均要充分利用檔案來解決價值鏈管理中所遇到的實際問題。同時，重視企業的檔案管理工作，積極主動地對檔案信息進行開發和提供利用，為企業的各項決策活動提供優質服務，不僅僅是檔案部門的使命所在，同時也是企業領導和各職能部門的職責，需引起相當的重視并加強對其的收集、保管和利用。

【參考文獻】

【1】李荷華.化工物流服務供應鏈運營研究[M].上海：復旦大學出版社，2012.

【2】陳霜華，黃菁，陶凌云，等.貿易金融理論與案例研究[M].上海：復旦大學出版社，2012.

【3】Jeffery F·Rayport，John J·SViola. Exploring the Value Chain[J].Harvard Business Review，1995（9-11）：75-99.

【4】張巧珍.基于價值鏈的企業信息采集研究[D].武漢：華中師范大學，2013.

【5】滕佳東. 基于價值鏈的企業信息流再造[J].冶金信息導刊，2007（06）：59-62.