基于ERP系統環境的企業內部控制研究

王毅超

摘 要：隨著我國的科技力量不斷發展，ERP基于先進的企業管理系統，是集信息和控制于一體的系統應用，為內部控制提供了工具和平臺。在美國“薩班斯法案”的影響下，加強企業內部控制并對其現有的內部控制體系進行進一步的優化成為現代企業在管理方面的熱點問題，如何在ERP的應用環境下加強內部控制管理也因此成為各大企業亟待加強的研究焦點。本文主要圍繞ERP環境下企業內部控制及其優化問題進行探討。

關鍵詞：ERP系統 內部控制 控制模式

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）03（c）-161-03

1 ERP系統與企業內部控制概述

1.1 ERP系統的概念

ERP從本質上來講它就是一種工具。ERP系統在設計過程中可以將某些管理內容與思想集成，從而促使企業管理水平的提高。ERP系統是企業信息化建設的重要組成部分，在企業發展過程中發揮著重要作用。ERP系統也被國內眾多企業所引進，成為各個行業、各種規模企業經營、管理的新手段。

1.2 內部控制的含義

美國頒布的COSO架構（1992年）對于內控的含義作了界定：“內部控制表示通過董事會領導層以及企業職員實行的，為運營成效、財務報表精確性、有關法律制度遵守性等目標達成提供保障的過程。”2008年6月底，我國財政部門、審計部、銀監會共同出臺的《企業內部控制基本規范》，針對內控的含義做出了如下界定：“公司董事會、領導層、監事會、內部職員實行的，目的在于達到制約目標的過程。”內控目標在于確保公司運營管理合乎法律規定，公司資產得以安全、財務報表以及有關信息精確、全面提升運營成效，推動公司達到發展目標[1]。

2 ERP系統和企業內部控制的聯系

2.1 目標一致

ERP系統和內部控制的最終目的是提高企業經營的效率和效益，增強企業的可持續發展能力，實現企業價值最大化。同一個管理工具一樣，這兩個好處不能立竿見影，需要長期有效的運作，要在有效管理中不斷深化，兩個方案在具體方法上是不同的，但同樣的事情，共同的目標決定了兩者之間的協調關系。

2.2 系統全面性

ERP系統和各部分內容的內部控制應相互協調，形成一個有機的系統，對ERP系統的成功實施，ERP系統的企業的運作主要依賴于準確、完整的數據，一個做數據準備工作；二是建立管理信息系統，提高管理質量；三是全體員工要高度重視，抓緊時間做好信息、安全和內部控制的各項準備工作；四是要有相應的管理方法。

2.3 強調設計的過程

許多情況下實施EPR過程設計是項目成功的關鍵，為了適應ERP系統的業務流程設計的特點和管理的要求和作用發揮的前提保障，可以說優化企業原有的ERP實施過程中，檢查規范的各個過程和效率的調整，理性的角度，監督和控制過程的程序將確保ERP運行后，企業的有效控制，內部控制制度的設計也強調和梳理籌備工作的研究，完善、有效的內部控制制度必須建立在對內部結構和外部環境進行深入分析的基礎上。運用系統理論和方法，對系統的內部結構進行劃分，確定系統運行過程中的關鍵環節和風險控制，制定有效的方法和操作規程。

3 ERP系統對內部控制的影響

3.1 ERP系統對企業內部控制的有利影響

ERP系統管理下企業內部控制的根本目的是從根本上改變企業的管理模式，整合資源配置結構，促進企業健康有序發展。例如，在銷售環節，利潤率的影響是生產環節的有效性。綜合管理系統可以將生產環節與銷售環節結合起來，提高整體銷售效益。同時，集成化的管理系統可以提高對問題的響應速度，提高工作效率。

此外，ERP系統的自動執行節省了大部分人工操作，財務報告的可靠性大大提高了。公司的生產經營與財務管理有著密切的關系，但財務工作的滯后使得雙方在經營過程中相互獨立。ERP集成將共享數據集成在一起，通過數據庫信息對財務數據進行檢查，提高了跨層信息的質量。

3.2 ERP系統環境下企業內部控制的弊端

ERP系統的管理功能雖然大大提高企業的管理效率，但仍然存在一些缺陷。

（1）信息安全威脅。由于互聯網的共享性和對外開外性，我國整體的企業信息安全防護能力還很不夠，許多應用系統處于不設防的狀態或系統安全維護得很不夠。

（2）環境控制風險。ERP的集成化管理將給企業控制環境帶來很多影響，比如組織結構、企業文化、績效評價等方面都將有所改變。在這個背景下，企業的管理者就要適應在一個變化動態的內外部環境中強化內部控制和企業的向心力。

（3）系統安全風險。ERP環境下的企業內部控制體系使企業更直接的暴露在外部環境中，面臨來自各方面的潛在威脅，包括系統內人員的濫用職權、越權操作和系統外人員的非法訪問甚至破壞。

ERP系統內部控制的風險既包括公司層面的風險，也包括企業層面的風險，以及企業的風險。雖然企業普遍認為的風險，主要是針對內部控制業務流程風險的設計，但整體的風險管理水平還比較低，沒有建立風險管理系統，主要原因在于風險管理意識薄弱、制度功能和組織風險管理不足。

4 ERP環境下企業內部控制的優化案例——以首鋼集團為例

4.1 案例背景

首鋼集團是國有企業，其管理理念傳統，存在著業務職能分割、業務流程不合理、管理手段落后等問題。作為大型制造企業，各分公司的管理方式、工作方法差異很大，要實現科學的管理模式，必須借助科學、有效的ERP信息管理系統，管理公司的產供銷、人財物等各方面的信息安全和內部控制，實現一體化管理。在這樣的實際情況下，公司決定實施ERP系統以滿足公司信息管理和內部控制的需要。

4.2 首鋼集團實施ERP系統優化內部控制的過程

首鋼ERP優化主要是建立在重組業務流程ERP系統上，建立集成共享的ERP信息平臺，從財務、采購、人力資源等各個方面集中優化，整合資源。通過終端把企業相應的信息納入數據庫，在集成的信息平臺覆蓋325個流程，每個生產環節都實現了信息流、物流和資金流融為一體，提高了企業的發展力和經濟效益。ERP系統的實施步驟分為6個階段：（1）實施準備階段，要想成功地管理信息化就要合適的人員配合才能進行；（2）需求分析與系統設計階段，主要工作有現場調研、需求分析、系統設計、設計評審為確保ERP系統的實施做好指導；（3）數據采集及二次開發階段。企業信息和數據的采集，要做到專人負責、保證數據準確、完整。二次開發要按質、按量完成；（4）系統安裝、調試、試運行階段。在企業具備硬件和網絡條件下，ERP系統安裝、調試和試運行；（5）數據采集、系統試運行以縮短實施進程；（6）系統正式運行、驗收階段和售后服務階段。一個集中式 的ERP物流信息管理系統如圖1所示。

4.3 實施效果及評價

根據公司ERP系統管控模式，物料采購分集采和自采，在ERP的生產計劃管理子系統中，總部根據計劃、產品制造、庫存、采購的需要量而產生的物料需求計劃（MRP），在采購管理子系統中生成各分公司采購計劃，分公司通過物流系統準確判斷物料需求，實施采購，避免采購的盲目性，防止物料短缺，節約資金，提高周轉率。

公司內部物流實現有效降低資金占用。按ERP系統的MRP（物料需求計劃）方式管理的車間根據車間MRP任務自動生成領料計劃，按JIT方式管理的車間根據生產線日生產計劃自動生成生產線領料計劃，倉儲部門嚴格按計劃配送物料，并通過物料上粘貼的條形碼進行實物交接，全程控制物料在倉庫、車間的流動，提高了物流準確性，降低了車間在制和資金占用，有利于車間的現場管理。

通過ERP系統的材料發生的一切變化都自動在系統中清楚記錄并條理清晰，使得材料的所有賬目均與實際一一對應，做到了賬實相符。通過總部ERP物流系統，采購物料、接收和入庫都有準確的記錄，保證了ERP系統的有效執行，總部可隨時通過ERP系統抽查各公司的材料情況，以便發現問題并及時解決。

5 ERP系統環境下企業內部控制有效實施的建議

5.1 加強完善ERP信息系統業務流程

企業需要建立規范的ERP信息系統業務流程管理制度以及相關責任機制。此外，企業應對關鍵業務流程進行定期審核，找出業務容易出問題的環節，按照職責劃分和授權，在整個流程中增加監測點和平衡點，保證對敏感業務有效監控。

5.2 加強內部相關制度的建設

內控工作的基石就是做好制度建設方面的工作，明確在ERP信息系統模式下各個職工的工作范圍和職責。在投資決策中，應建立科學的投資決策機制，避免管理層一人產生的主觀決策。建議引入第三方機構針對投資項目予以追蹤和監管，搜集被投資者的財務報表等一些資料，而且要在相應的階段對投資收益予以剖析，重視了解被投資者的財務情況、運營成效、合約執行狀況。假如察覺到不合理之處，要和被投資者進行溝通與交流，制定處理方案。

5.3 建立外部審計機構制度與ERP監督審查機制

企業應聘請外部專業的審計機構對企業的內部控制進行評價與分析，以業務執行的全面分析為基礎，對相關業務確定科學的授權審批程序，以建立相應的業務流程體系，并用制度形式增強該業務流程體系的權威性。公司的各項活動都應該以預算為中心進行，其中，每個部門和每一項業務均是在預算的嚴格控制下發生的。而預算的調整，能夠促進預算“剛性”和“靈活性”矛盾的協調與消除。如果某些項目確實需要增加，公司應堅持預算的嚴肅性原則，嚴格根據預算調整的程序予以調整。另外，在調整預算的過程中，應該注重制度化，嚴格規范調整的范圍、程序及權限，在制度方面對個人的行為進行規范，以保證預算處在控制作用下，具有較好的靈活性。

5.4 加強數據安全性的管理

一個良好的企業內控環境，可以使會計披露信息更加全面、真實，也使得投資方獲取信息的成本更低，有助于雙方信息對等，增大企業為了吸引投資虛構利潤會計造假的難度。內部控制制度，包括建立組織和內部部門的企業采取的所有協調和管理的方法和措施。這些方法和措施都是在保護企業或資產增值、會計信息的可靠性和準確性的檢查時間內，提高業務效率，促進相關人員遵循。對企業內部控制而言，企業內部控制制度對會計資料的處理過程有著嚴密的控制措施，如對會計資料的進行審核、復核，及其最后的匯總處理等，通過核對可以及時發現和糾正錯誤，挽回或者減少企業資產的損失，保證會計信息資料整體的真實和準確性。

綜上所述，在現代信息社會，ERP系統在企業經營管理中的深入應用使企業原有的信息安全管理及內部控制管理工作發生了諸多轉變，ERP環境對內部控制管理提出了全新的挑戰，同時也使內部控制管理面臨更多的潛在風險。而結合多數企業ERP系統應用中存在的不足與缺陷，企業必須理清ERP環境下內部控制管理的要點，對現有的管理工作進行適當的優化與調整，滿足ERP環境對內部控制管理要求的基礎上，保障企業經營、管理及發展的穩定性與可持續性。

參考文獻

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