論檔案的血液循環(huán)原理

王小娟

【摘 要】檔案是指機(jī)關(guān)、單位、社會(huì)組織和個(gè)人在工作中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的，以原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、照片、聲像、實(shí)物及其他各種載體的歷史記錄。機(jī)關(guān)、單位的檔案存在原理與血液循環(huán)原理相類(lèi)似。檔案室為檔案存在的心臟，各個(gè)部門(mén)如同檔案靜脈，源源不斷地向檔案室輸送血液，部門(mén)中的每個(gè)個(gè)體就好似毛細(xì)血管；經(jīng)過(guò)分類(lèi)、整理、歸檔之后形成的檔案好比動(dòng)脈血，可以為各個(gè)部門(mén)、各個(gè)個(gè)體提供有價(jià)值的信息。

【關(guān)鍵詞】血液循環(huán)；資料；檔案

【中圖分類(lèi)號(hào)】G270 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）04-0285-02

1 檔案——血液

檔案概念在學(xué)術(shù)上為一般意義上的檔案；在法律上是指涉及國(guó)家秘密的或?qū)?guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案。檔案的學(xué)術(shù)概念是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案的法律概念是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、技術(shù)、科學(xué)、宗教、文化等各種活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、照片、聲像、實(shí)物等各種形式的歷史記錄。檔案對(duì)于個(gè)體、單位、國(guó)家的作用非常重要，需永久保存。在一個(gè)單位，檔案好比人體的血液一樣，從各個(gè)部門(mén)輸送到檔案室，又從檔案室以利用的方式輸出到各個(gè)部門(mén)。

2 檔案室——心臟

人體的心臟促使血液在心臟和全部血管所形成的管道中循環(huán)流動(dòng)。學(xué)院檔案是指在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、黨政管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像、實(shí)物等各種載體的歷史記錄。檔案室好似心臟，檔案室的正常運(yùn)作，促使學(xué)院各個(gè)部門(mén)形成的材料變成檔案，提升了價(jià)值，方便教職工及學(xué)生利用。

檔案是學(xué)院重要的信息資源和寶貴財(cái)富，學(xué)院檔案工作是學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作之一，主要服務(wù)于教職工和學(xué)生，服務(wù)于教學(xué)、科研和管理。學(xué)院檔案室由專(zhuān)門(mén)檔案員專(zhuān)職管理，確保檔案的收集、整理工作正常進(jìn)行，以確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全，有效發(fā)揮檔案室的功能，方便用戶(hù)使用。

3 材料——靜脈血

學(xué)院檔案室檔案來(lái)源于學(xué)院各部門(mén)，各個(gè)部門(mén)好比血管。凡是在學(xué)院教學(xué)、學(xué)生、科研和管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種材料，均由各部門(mén)整理、組卷，定期向機(jī)要檔案科歸檔。各部門(mén)應(yīng)把檔案定期歸檔納入各自的工作目標(biāo)，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

具體到我院，各部門(mén)設(shè)一個(gè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、整理，向機(jī)要檔案科上交工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的材料。下面主要羅列介紹一些有代表性部門(mén)的檔案材料。

（1）黨政辦公室：黨政文件、黨的建設(shè)材料、學(xué)院黨代會(huì)材料、黨委會(huì)記錄、院長(zhǎng)辦公會(huì)記錄、會(huì)議紀(jì)要、黨委工作計(jì)劃報(bào)告、黨委工作簡(jiǎn)要簡(jiǎn)訊、群眾來(lái)信來(lái)訪及處理材料、上級(jí)下發(fā)的重要文件、學(xué)院制定的規(guī)章制度、院領(lǐng)導(dǎo)重要講話(huà)發(fā)言稿、教職工代表大會(huì)材料、學(xué)院簡(jiǎn)報(bào)、學(xué)院大事記、領(lǐng)導(dǎo)視察等。

（2）組織統(tǒng)戰(zhàn)人事部：黨組織相關(guān)名冊(cè)、活動(dòng)材料、黨員評(píng)議等材料、干部考核材料、人事工作相關(guān)文件、崗位設(shè)置和聘任材料、職工人事檔案、年度考核材料、教職工工資材料、人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教職工錄用調(diào)入退職離職出國(guó)有關(guān)材料、師資建設(shè)培養(yǎng)材料等。

（3）宣傳部：學(xué)院宣傳工作重要文件、有關(guān)理論學(xué)習(xí)材料、宣傳工作計(jì)劃總結(jié)、規(guī)章制度、重大活動(dòng)視頻照片、學(xué)院院報(bào)等。

（4）紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)處：紀(jì)檢工作重要文件、規(guī)章制度、紀(jì)檢工作計(jì)劃報(bào)告總結(jié)、紀(jì)檢會(huì)議記錄、職工處分復(fù)查資料、群眾來(lái)信來(lái)訪及處理意見(jiàn)、廉政建設(shè)材料、監(jiān)察審計(jì)工作計(jì)劃總結(jié)、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)、財(cái)務(wù)檢查材料、審計(jì)結(jié)論決定等。

（5）教務(wù)處及各系部：教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)改革、學(xué)制等方面規(guī)定、辦法，教學(xué)規(guī)章制度，各專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃和大綱，人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)狀態(tài)平臺(tái)材料，教學(xué)能手、學(xué)科帶頭人、技能大賽材料，教師出版教材、講義，教師業(yè)務(wù)檔案、課程建設(shè)要求及安排、校歷及教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書(shū)，精品課程建設(shè)相關(guān)材料，教學(xué)簡(jiǎn)報(bào)，新專(zhuān)業(yè)申批材料，專(zhuān)業(yè)建設(shè)評(píng)估材料，在校生花名冊(cè)，學(xué)籍檔案，教學(xué)評(píng)估及學(xué)生評(píng)教材料等。

（6）學(xué)生工作部：學(xué)生工作計(jì)劃報(bào)告總結(jié)材料、獎(jiǎng)助學(xué)金材料、學(xué)生處分及撤銷(xiāo)處分材料、學(xué)生資助材料、助學(xué)貸款材料、大學(xué)生思想政治教育材料、心理健康教育材料、軍訓(xùn)工作計(jì)劃總結(jié)、大學(xué)生入伍材料、創(chuàng)業(yè)工作材料、團(tuán)委工作計(jì)劃總結(jié)、團(tuán)干部團(tuán)員名冊(cè)、學(xué)生會(huì)材料、社團(tuán)活動(dòng)材料等。

（7）財(cái)務(wù)處：財(cái)務(wù)規(guī)章制度、預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表、年度決算報(bào)表、原始憑證、賬簿等。

（8）總務(wù)處：后勤管理處工作計(jì)劃總結(jié)，房屋資產(chǎn)管理材料，水電暖設(shè)備、伙食工作材料，固定資產(chǎn)管理明細(xì)、統(tǒng)計(jì)及有關(guān)資料，采購(gòu)材料，基建工作材料、安全保衛(wèi)工作材料，學(xué)院維穩(wěn)工作材料等。

（9）實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)中心：學(xué)院儀器設(shè)備管理規(guī)章制度，儀器設(shè)備采購(gòu)、移交、報(bào)廢材料，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料，儀器設(shè)備購(gòu)銷(xiāo)合同協(xié)議，設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、指導(dǎo)書(shū)，設(shè)備使用及維護(hù)情況等。

4 檔案——?jiǎng)用}血

學(xué)院各部門(mén)兼職檔案員將需要?dú)w檔的材料于次年5月底之前交于學(xué)院檔案室，專(zhuān)職檔案員按內(nèi)容將其分成文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案，不同種類(lèi)的檔案按照不同的方法進(jìn)行整理、組卷、排序、歸檔。歸檔的文件應(yīng)齊全、完整，要保持文件之間的歷史聯(lián)系，科學(xué)分類(lèi)整理、組卷。檔案好似動(dòng)脈血，用戶(hù)通過(guò)對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制、摘抄等，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。學(xué)院檔案分類(lèi)大綱如圖1所示。

5 檔案利用——生命活動(dòng)

心臟將動(dòng)脈血運(yùn)送到全身各部分器官、組織和細(xì)胞，供生命活動(dòng)的需要。學(xué)院檔案的原始資料由各個(gè)部門(mén)提供，經(jīng)專(zhuān)職檔案員分類(lèi)、整理、歸檔之后變成檔案。檔案工作的根本價(jià)值就是為用戶(hù)提供有用的信息資源。將檔案納入利用實(shí)踐，服務(wù)于各個(gè)部門(mén)，使檔案產(chǎn)生“生命價(jià)值”，進(jìn)行“生命活動(dòng)”。下面列舉我院檔案利用的幾個(gè)主要方向。

（1）學(xué)院內(nèi)部各行政部門(mén)，查閱歷年文書(shū)檔案作為現(xiàn)階段工作參考。例如，組織人事處查閱教職工退休、換屆選舉、職稱(chēng)評(píng)定相關(guān)文件；紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)處查閱相關(guān)案子辦理文件；宣傳部查閱上級(jí)下發(fā)的相關(guān)理論學(xué)習(xí)文件；黨政辦公室查閱學(xué)院備案文件、領(lǐng)導(dǎo)任命文件、會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行學(xué)院法人證年檢。

（2）學(xué)生查閱《錄取新生名冊(cè)》，開(kāi)具學(xué)籍證明，為報(bào)考軍校提供材料；畢業(yè)學(xué)生查閱學(xué)籍檔案進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證。

（3）教職工查閱有關(guān)獲獎(jiǎng)、科研項(xiàng)目審批、職稱(chēng)認(rèn)定評(píng)審相關(guān)文件，可為高一級(jí)職稱(chēng)的評(píng)審作為依據(jù)。

（4）相關(guān)部門(mén)查閱學(xué)院備案文件、學(xué)院歷屆領(lǐng)導(dǎo)任命文件、領(lǐng)導(dǎo)視察檔案、優(yōu)秀教職工檔案、優(yōu)秀畢業(yè)生檔案、獲獎(jiǎng)實(shí)物檔案，為學(xué)院校史館建設(shè)提供有價(jià)值的資料。

6 結(jié)語(yǔ)

檔案是在社會(huì)活動(dòng)中形成的真實(shí)的歷史記錄，檔案產(chǎn)生于各個(gè)部門(mén)，服務(wù)于各個(gè)部門(mén)。檔案工作的重要性好比血液的重要性，在學(xué)院活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著重要作用。它是學(xué)院行政工作的查考憑證，學(xué)院建設(shè)的必要依據(jù)，教學(xué)工作的基本條件，紀(jì)檢工作的有力武器，學(xué)生和教職工的行為記錄。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]吳廣平，向陽(yáng).檔案工作實(shí)務(wù)[M].北京：北京大學(xué)出版社，2008.

[2]許德斌.關(guān)于高職院校綜合檔案管理的思考——以巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理為例[J].巢湖學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，13（5）：157-161.

[3]楊冬梅.關(guān)于高職院校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：62，64.

[責(zé)任編輯：高海明]