加強收費信息化建設，推進高校收費精細化管理

李琳

摘要：收費管理是高校財務管理的重要組成部分，隨著學校辦學規模日益擴大，高校收費項目逐漸增多，收費規模不斷擴大，面臨的財務風險也越來越大。近些年以來，上級部門對于高校收費的監管力度逐步加大，學校師生以及其他外界人士對于高校收費方面的公開、透明程度也越來越關注，因此，無論從內部發展需求，還是外部環境壓力來看，高校收費管理，都將朝著進一步規范化、精細化的趨勢不斷完善。科學的管理，離不開先進的管理手段，以高校財務信息化建設為契機，打破傳統的收費管理模式，以計算機系統操作代替大部分人工操作，重組優化收費業務流程，將收費相關的內部控制制度關鍵點嵌入系統操作中，不僅大大提高工作時效與精準度，同時也為師生提供更方便快捷的收費服務。但收費管理信息化的深度和廣度，也影響制約著收費管理精細化的程度，因此，需要不斷加大財務信息化建設力度，才能更加有效推動高校收費精細化管理。本文首先介紹了收費精細化管理的重點工作，以及信息化建設對收費精細化管理的積極推動作用，接著以筆者所在高校為例，列舉了收費管理信息化系現狀，分析了信息化建設中發現的不足之處，最后，針對這些不足提出相應的解決方案，以期待對今后的收費管理工作提供參考。

關鍵詞：收費信息化；精細化管理；信息系統

一、信息化建設對收費精細化管理的積極推動作用

收費管理是高校財務管理的重要組成部分，隨著高校財務管理的不斷規范化、精細化，對收費管理也提出了更高的要求。精細化的收費管理，要求根據學校的整體發展戰略以及財務管理目標，進一步將收費管理責任細致化、具體化、明確化，并落到實處。因此，在收費管理過程中，找準關鍵問題、重視薄弱環節，將規范性與創新性相結合至關重要。

財務信息化建設，是推進收費精細化管理的重要手段。其積極作用主要體現在：

（一）按照收費相關的規章制度，進一步將收費業務的流程標準化、固定化、規范化，減少了人工操作的隨意性和發生錯誤的概率，大大提高了收費工作的時效性和精準度，增加了收費管理的透明度；

（二）將內部控制措施嵌入到收費業務流程當中，收費管理的內控重點從收費活動，逐步擴大至收費項目的事前審批、事中監督以及事后結算的全過程，有效降低收費管理中的各類風險；

（三）通過財務內部數據共享，將收費項目審批、收費活動、票據管理、退費業務、結算業務與收入預算、核算業務更加緊密地串聯在一起，在提高收費管理水平的同時，也提升了整體財務管理水平；

（四）將財務部門的收費管理與收費相關部門的各項業務活動緊密相連，實現業財融合的科學管理；

（五）進一步提高了收費服務水平，交費人員能更加方便快捷地完成交費和查詢。

二、收費管理信息化建設現狀

收費管理信息化是一個逐步建設的過程，筆者所在學校自2014年起開始啟用線上收費模式，逐步減少人工處理工作，擴大線上收費業務范圍，將收費、票據、財務核算有機結合在一起，實現了數據同步共享，有效推進了收費精細化管理的進程。具體體現在以下幾個方面：

（一）業務流程標準化

從收費立項、審核、收費、開票、結算，實現標準化的流程操作，減少了錯誤率，提高了時效和精準性。

（二）收費方式呈現多樣化

隨著信息技術的不斷發展，高校收費的方式也從現場繳費、銀行匯款，延伸到了線上第三方支付，如網銀、銀聯、支付寶、微信，繳費行為不再受時間和空間的限制，只需通過pc端或移動端即可輕松實現繳費，并隨時查詢繳費明細。

（三）票據管理科學化

所有票據均納入信息化系統管理，包括票據入庫、領用、開票、核銷業務；提供實時的統計查詢，方便定期核對票據使用情況以及庫存情況；嚴格區分各類票據的不同屬性和使用范圍，分門別類地實行差異化的管理；將票據與收費項目關聯，杜絕了票據使用范圍上的混亂，也確保了收費金額與開票金額的一致性；票據管理與收費、財務核算實現了數據的同步更新，從每一張已使用的票據，均能查詢到詳細的交費信息以及財務入賬憑證信息，確保了收費必開票，開票必入賬。

（四）賬務處理智能化

通過預制智能憑證的模式，從收費系統發起結算，將各類收費數據及時推送至財務核算系統，無需手工制單，直接按照收費結算單號生成會計分錄即可，同時將憑證單號回填至收費系統，實現了每一筆收費記錄均關聯財務憑證號，以方便查找統計。

（五）查詢統計便捷化

交費人員登陸財務信息平臺，能實時查詢交費標準、應交及已交的信息，既增加了收費的透明度，也督促欠費人員及時交費；相關業務部門能隨時了解其收費項目的執行進度，從而有針對性地對欠費學生進行催繳工作；校領導及相關負責人能實時掌控全校的收費現狀，增加了對收費工作的重視程度。

三、收費管理信息化建設中遇到的問題

（一）缺乏對不同類別收費的差異化流程管理

不同類別的收費，遵循不同的政策法規，管理過程中的所關注的風險側重點也各有不同。因此在管理方式及操作流程上也應該區別對待，具體到收費管理信息化建設中，應該嚴格區分不同類別收費項目的屬性、收費標準、使用的票據種類、賬務處理的要求，根據不同的管理要求設計相應的線上管理流程及人員權限分配，而并非所有收費項目采用同一種管理模式，無法體現其差異化、精細化管理。

（二）尚未涵蓋全部收費業務及流程

目前大部分的收費業務及操作流程已納入信息化系統管理，但仍有部分環節實行線下操作，不利于管理和監控。

收費項目的立項審批仍然采用線下方式，不同類別的收費涉及的職能管理部門各不相同，但采用統一的審批表格，審批流程不夠公開透明化，收費業務部門往往無法從表格中直觀了解各類收費的具體審批流程，需要查閱各類文件規定或咨詢財務部門，再將審批單及相關資料多次重復地遞交至不同的職能管理部門進行審批，耗時較長。

退費管理的信息化程度也有待加強。業務部門提出書面退費申請、收費情況核實、退費操作、財務記賬，每一個操作環節均在自己獨立的系統中完成，相互之間沒有關聯。退費信息與對應的收費信息、開票信息之間缺乏關聯，不利于收費情況的整體把握。

（三）財政電子票據信息化管理有待加強

隨著財政部財政票據管理改革的推進，高校取消了財政手工票據，開始啟用電子票據。目前，財政票據網站開票功能不完善，不支持批量導入信息開票，因此，對于學宿費這樣數量龐大的開票任務來說，單筆操作無疑是一項非常費時費力的工作；收費數據與開票數據相對獨立無關聯，只能采用人工核對的方式來避免出現錯誤。

（四）收費系統的查詢功能有待完善

目前收費系統的查詢統計功能較為單一，篩選條件不夠靈活，用戶體驗較差。交費者、職能部門、財務部門、領導等不同角色，對于收費查詢需求不一樣，但顯示界面都一樣。對于交費者來說有些信息不需要，對于財務部門來說，內容卻不夠充分，這樣造成用戶體驗較差。

（五）收費系統與相關業務系統的數據銜接不夠緊密

收費與應繳財政專戶銜接不緊密。目前工作人員手工核對一定期間內收費系統中的收費總金額是否與財務系統的相關科目金額一致，并制作上繳明細表，提交會計人員進行賬務處理。上繳工作完成后，工作人員手工標識出該批收費數據為已上繳，以便下次統計備查。由于數據龐大，人工統計無法明細到每一筆交費，一般只能按照日期來進行標識，這樣的處理方式容易出現統計錯誤，耗時比較長，統計不夠精細。學校無法實時掌握交費整體情況與已繳、應繳、未繳情況，大大降低了對催繳工作的管理力度。上繳返還的收入，也不能自動和收費情況相匹配，造成收費與教育事業收入管理的銜接滯后。

隨著信息化建設的推進，收費系統開始與相關業務部門的系統對接，但前期編碼規則及口徑的不一致，給系統對接工作造成了很大的障礙。

（六）收費渠道多樣化帶來安全隱患

收費系統采用將收費管理端與銀行或第三方支付機構做對接的方式，來實現其線上收費功能。第三方支付機構往往需要學校開通虛擬賬戶，該賬戶與學校的指定銀行賬戶關聯，所收金額定期以自動提現的方式，統一轉入學校的指定銀行賬戶，這樣會帶來資金無法及時到賬的財務風險。

四、收費管理信息化建設存在問題的解決對策

針對以上問題，有如下解決對策：

（一）細分收費類別，實行差異化管理

對收費類別進行初始化設置時，應充分參考其所遵循的政策法規、收費標準、職能管理部門、審批流程、使用票據類型等方面的不同。類別的設置可以細分為多級管理，層次必須清晰明了，并且有詳細的劃分依據。收費項目立項申請時，必須且僅能選擇一種最末級的收費類別，一經選定，不能隨意更改。針對不同類別的收費，其管理流程的設計上，應該體現差異化，管控的側重點各有所不同。以行政事業類收費為例，由于收費標準固定，只需根據教務處或招生處提供的人員信息及其變動情況，系統自動生成應收款，先收費后開票，將款項足額及時上繳財政專戶，等待財政返回后再確認為教育事業收入。針對以上流程，線上管控的側重點在于人員信息的新增或變動情況是否及時準確，上繳是否及時足額。而服務性收費，其標準的核定由學校自行掌握，交費人員須自行注冊登錄，使用稅務發票，根據發票確認收入，其管控側重點在于立項審批以及發票開具是否符合稅務規定，收入確認時點是否正確。

（二）盡量實現全業務、全流程線上管理

1.將學校各類收費業務均納入收費系統，做到業務范圍線上管理無死角

高校的收費業務主要包括行政事業類收費、各類代收費、服務性收費。目前行政事業類收費已經全部納入系統管理，但仍有部分的服務性收費及代收費尚未納入系統管理，盡管這部分收費也按照規章制度進行了線下管理，但無法對其實行有效監管，管理上處于滯后狀態，因此，需要與相關職能部門溝通，將此部分收費項目也納入系統管理，做到所有收費項目均在線上有跡可循。實現全口徑收費線上管理，能有效杜絕私立收費項目、私設小金庫的隱患，也更加方面學校從整體把握學校的收費隋況。

2.全流程線上管理，做到業務流程線上銜接無死角

利用工作流引擎技術，將收費立項審批流程引入收費系統中進行管理，經辦部門申請立項提交審核后，系統自動提交各職能部門審核，不僅減少了收費業務部門多次跑路的麻煩，審批操作不再受到時間和空間的限制，大大提高了審批的時效性，而且能實時查看審批狀態，使收費立項審批更加透明化、公開化。但其使用與推廣，需要學校領導來協調各職能部門審批人，增加對立項審批工作的重視程度，促使其轉變管理思維，認可并接受線上操作的方式。

退費業務也應納入系統管理。首先區分不同情況下的退費業務，區分該費用的類別，是否已經開票以及使用的何種票據，是否已入賬。不同的情況，采用不同的處理流程，將退費與收費、票據、賬務處理關聯起來，做到業務流程的線上無縫銜接。

（三）進一步加強財政電子票據信息化建設

根據財政票據系統提供的接口，做好高校收費系統與財政票據管理系統的安全對接工作。當收費操作完成后，收費系統自動向財政票據網站申請開具電子發票，交費人可在學校繳費平臺查詢電子發票信息。如需開具紙質票據，交費人提出申請，收費系統根據電子發票開具紙質發票，并上傳至財政票據網站。無需登錄財政票據網站，在高校自有系統中即可完成票據開具、作廢、核銷等操作，并自動將數據上傳至財政票據系統，減少人工操作的費時費力，推進財政票據的規范化、精細化管理。

（四）改進收費系統的查詢統計功能，提高收費服務水平

有針對性地提供更多樣化的查詢，增強用戶的操作體驗，提高收費服務水平。交費人員更多關注是個人交費明細以及是否欠費，因此交費人員的查詢統計表設計可以相對簡單明了；各職能部門需要掌握其管轄范圍內的應收、收費、欠費以及結算情況，以便監督收費執行以及催繳工作；領導更關注學校整體收費分類、收費執行、以及清欠情況，針對收費薄弱環節，提出管理上的改進意見，更有效地協調各部門開展管理工作；對于財務部門而言，除了以上需求，還包括將收費與收入掛鉤，增加與賬務相關的憑證查詢條件，如應繳憑證信息、上繳憑證信息、返還收入人賬信息等。

（五）加強收費系統與其他相關業務系統的關聯與對接

收費系統定期自動生成應繳財政專戶款明細表，通過智能憑證方式，在財務系統生成上繳財政專戶的憑證，并將憑證號回填至收費系統，從而實現在收費系統中完整查詢收費信息、應繳財政專戶信息、已繳財政專戶信息。

收費系統與其他部門業務部門對接，首先要確保安全性，由學校網絡中心來協調此項工作。通常采用中間庫的模式，業務部門將數據推送至中間庫，收費系統從中間庫獲取相關數據，再將交費信息回填至中間庫，從而實現系統對接、數據共享。由于收費工作較為集中發生在秋季，因此對接工作盡量選擇在暑假新收費學年到來前完成。對接前，雙方必須充分溝通并確定對接內容，并統一編碼規則，做好新舊對照表、數據備份等工作。

（六）加強對收費渠道的管理

密切關注國家關于支付機構管控的政策法規，在選擇支付機構時，始終要將資金安全放至首位，盡量以銀行收款渠道為主。選擇第三方支付機構時，要考慮其綜合實力，信譽度、資金結算方式、費率、售后服務，都是考察的重點。加強對賬工作，定期核對銀行賬戶交易明細與各支付機構提供的收款明細是否一致，一旦發現問題及時處理。

五、結論

收費信息化是實現收費精細化管理的重要手段，是高校收費科學化管理的必然要求，其實施過程中所呈現出來的問題、正是收費管理上的關鍵問題、薄弱環節、安全隱患，隨著學校收費管理的不斷精細化，將對收費信息化提出更高的要求，也將面臨更多新問題。因此，發現問題、分析問題、并將解決問題落到實處，才能發揮其應有的功效。

收費信息化建設注定是一個長期而曲折的過程，必須結合高校的實際需求與情況，因地制宜、循序漸進、不斷深入。為確保信息化建設的順利進行，學校應進一步增強對信息化工作的重視程度，加大人力、物力的投入，并協調各相關部門的工作，確保信息化工作落到實處。

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