中職院校辦公室檔案管理規范化研究

李東振

【摘 要】中職學校重要的基礎工作內容之一就是檔案管理，只有對中職學校的檔案管理進行不斷的完善才能做出正確評估，全面考核學生和老師，使學校檔案可以得到科學高效的管理，從而使學校教育教學質量得到提高。

【關鍵詞】中職學校；檔案管理；規范化措施

辦公室檔案管理工作隨著中職院校辦學的逐漸完善變得更加的規范化。辦公室的檔案把學校發展歷史記錄在內，是它是學校教育工作中非常重要的組成部分，檔案會隨著辦學時間而不斷積累，所以一定要規范進行辦公室檔案管理，把管理水平提高，這樣才可以促進學校教學管理的進一步發展。

一、中職檔案管理規范化的必要性

中職學校檔案工作不是一朝一夕形成的，它是學校或者個人在一個持續時間段內在工作和教學管理中的積累。它的表現形式是多元化的。學校檔案是一筆巨大的無形財富，它記錄了學校各種歷史性的決策以及建設方向，記錄了學校的發展以及各種成功，它是學校在市場競爭中增加的重要資本。進行檔案管理工作是中職教育發展要求，同時也在我國中等職業教育中占有重要地位。我國不斷培養技術和實用性人才，用復合型人才培養模式代替傳統專業型人才教育方法。不斷加強檔案管理工作可以使中職院校培養更好的人才進行正確方向的提供。另外，規范化的進行檔案管理工作可以使中職院校教學教學水平得到提高，可以提供理論依據促進中職院校的發展，可以在對學生技能培養強調的同時對教學的日常管理以及質量、學籍以及教學環節等工作的開展有促進作用，最終提高我校教育教學水平。做好檔案管理工作才可以把數據庫的作用更好的發揮，使各個部門之間工作的主動性和鏈接進行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。

二、中職院校辦公室檔案管理中出現的問題

（一）沒能普及自動化管理方式

自動化管理方面沒能全面普及，部分學校依然采用傳統檔案管理方式，傳統管理方式單一，工作量大，工作速度低，工作時間長，效率低下，同時也會把檔案管理人員整理檔案的速度進行限制。出現這種情況的原因有：第一部分學校沒有認知到檔案管理的重要性，所以不夠重視檔案管理工作，對于檔案管理沒有投入較大的財力。第二，盡管部分學校已經投入財力進行先進檔案管理設備的購買，但是管理人員沒有熟練掌握操作，所以無法體現設備的先進性。第三，部分檔案管理人員缺乏現代辦公意識，依然習慣用傳統落后的手工操作管理方式。

（二）檔案管理信息化的問題

信息化程度不高是中職院校管理辦公室檔案時最凸顯的問題。相關人員熟悉技術和裝備并且靈活的運用是信息化管理的重要條件，但是目前現狀是大多數辦公室管理人員沒有經過信息技術培訓，所以不了解如何利用信息技術。信息資源開發人員缺乏，人員開發速度無法追趕社會進步腳步，所以為了進行檔案管理的信息化，需要加大力度培養管理人員素質。

（三）檔案管理容易被忽視

辦公室檔案管理需要管理學生和教師以及科研和外部聯系的相關資料。重要院校辦公室沒有專業檔案管理人員，檔案管理容易被忽略，成為可有可無的職位。人們沒有對檔案管理工作有充分認識，只是單一的以為把資料分類就是檔案管理工作，對檔案管理工作的重要性進行忽視。

三、中職院校辦公室檔案管理工作規范化的辦法

（一）正確的認識教學和檔案管理規范化之間的關系

辦公室檔案管理的規范化，有利于學校教學工作順利進行以及教學質量的提高。檔案的資料可以為領導和行政人員進行教學改革提供理論依據，在分析檔案資料后得出正確的結論，下達命令，有效利用檔案資料可以幫助教學工作順利開展。所以說，辦公室檔案管理工作與教學管理息息相關。

（二）提升管理人員的工作素養

為了科學化的進行檔案管理，學校要注意把工作人員的工作素養提升，這樣才能更好的進行檔案資料的管理并且對資料內的各類信息進行有效的應用。以下是提高檔案管理人員素養的重要措施：第一，學校領導在進行檔案管理的招聘時要注意對人員的道德素養進行考察，只有工作能力與職業素養共同擁有的人才能進行學校檔案的管理工作。第二，需要定期組織檔案管理人員收集專業化的檔案知識，利用先進的工作理念落實檔案管理工作，考核相關人員，這樣才能把檔案管理人員的管理能力進行提高，進而把管理理念轉變。第三，學校要加大力度培訓檔案管理人員，對人員的家庭和生活情況進行管理，促進工作人員的積極性。

（三）檔案管理做到信息化和保密性

信息化的檔案管理能夠幫助學校方便快捷地進行檢索，能夠讓教師和學生更好地了解學校的概況。建立信息化的檔案管理，能夠長久有效地保存學校的資料，并且能夠對檔案里面的內容快速提取并且選擇重要的信息來完成教學管理，能夠為學科的建設提供重要的信息，并幫助學校進行信息資源的開發。

要貫徹落實《保密法》，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。

（四）檔案在線服務提升服務質量

檔案在線服務，能讓人們及時準確地獲取檔案信息，要求檔案管理人員樹立“工作即為服務”的檔案管理理念，明確服務方向，端正檔案管理人員的服務態度，樹立創新意識，提升服務質量。服務中做到熱情和主動，跟進后勤工作的同時強化學校的檔案服務，挖掘出檔案的潛在功能，將過去以歸檔為主的檔案管理轉化為開發利用為主。

四、結語

開展檔案信息化建設的重要保障就是要進行規范化的檔案管理和創新發展。學校要加大力度進行檔案管理規范化創新，利用先進的信息化管理方式科學有效的進行檔案管理工作，只有做好檔案管理工作，才能發貨其真正價值，為中職院校的發展貢獻一份力量。

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