集中采購模式下企業內部控制與監管分析

張昭偉?李光

摘 要 集中采購對于企業的優點是方便管理、減少成本，但缺點就是易形成官僚風氣，集中采購容易變成壟斷采購，且風險較大。所以，在集中采購模式下，需加強企業組織規劃、預算控制、審批程序等方面的內部控制，并嚴格監管采購機構、管理部門、供應商等多方關系。本文主要從這些方面對集中采購模式下企業內部控制和監管進行了分析。

關鍵詞 集中采購 內部控制 監管

一、內部控制機制構建

企業的內部控制機制涉及的內容頗多，包括人力資源、財務、車間生產等。而對于集中采購模式而言，組織規劃、預算、審批程序和合同簽訂、驗收與付款等環節至關重要。

（一）組織規劃控制

組織規劃控制主要做好以下兩方面的工作：一是制定年度購置需求，二是執行采購計劃。企業應根據實際需要開展工作，運用適當方式，制定采購計劃，并根據項目各項資金的實際到位情況，由集中采購執行部門執行采購計劃。

（二）預算控制

進行預算控制首先要制定采購預算。設備管理部門確認了采購項目規劃的使用資金在預算范圍之內后，資產監管部門制定出采購預算方案，然后交由采購部門進行采購。采購過程中的采購價格理應不超過預算價格，要貫徹落實過程控制與事前控制統一，預算管理和執行過程相協調的原則。

（三）審批程序和合同簽訂控制

審批程序包括采購工作的計劃、預算、采購、付款階段等步驟。之所以審批是為了控制采購工作在履行階段的合同風險。在這個過程中，決策層要審批各部門匯總的采購需求計劃，然后由分管采購工作的領導審批監管部門制定的采購預算，而在采購的執行過程中，還要由采購部門、商品的最終用戶以及領導主管簽訂相應的合同。合同簽訂的控制主要包括兩個方面，合同的額度控制以及法律程序的控制。

（四）驗收與付款控制

采購部門、用戶、倉庫要共同對已經到貨并且服務完成的商品進行驗收，并對該過程進行控制，詳細記錄商品的名稱、型號、價格、供貨商、使用單位等內容。如果是設備的集中采購，詳細記錄可以為后期設備的維修、升級、處置、盤點提供基礎備份資料；如果是基礎資料的購置，詳細記錄也可以強化分工，方便管理。付款控制的目的是確保合法程序的采購項目能及時獲取付款金額，保證資金的正確流動支配，且能體現出企業的信譽度。

（五）財產保全控制

企業對財產的保全控制就是始終控制企業集中采購的整個過程。財產保全有以下幾方面內容：限制直接接觸，即避免不必要的人員對采購資金、采購商品的接觸；規定時期內對物資進行盤查清點，若盤點過程中發現問題須立刻調查清楚，分析原因，明確分工，對采購物資的安全加以保障；財產記錄監控，建立檔案庫記錄采購物資的財務交易過程。

二、內部監管機制的構建

企業集中采購可以由企業下屬成立獨立的機構實施，也可以指定相關職能部門完成。就企業內部而言，依靠同級監控效率并不高，所以應該設立一個區別于采購管理部門的監督部門。監督部門應對采購執行機構、管理部門、供應商實行監管，并在此基礎上建立企業內外相協調的監管機制。

（一）對采購管理部門的監管

企業對采購管理部門的監督主要集中在以下幾個方面：第一，對規則和政策的合法性監督，監督采購過程中的一切程序是否合法；第二，監督采購預算和采購進度；第三，監督計劃的制訂與執行過程，監督采購規劃是否符合企業現階段實際需求和規定的標準；第四，監督資金撥付與財務管理，監督采購資金的支付金額和支付進度是否符合項目簽訂的合同規定，支付手續是否按照規定進行等等；第五，對集中采購相關信息的收集情況和一些事項的處理情況加以監督。

（二）對采購機構（或相關職能部門）的監督

對采購機構進行監督，主要是對采購方式、采購程序、采購人員行為進行監督。要監督其是否嚴格按照規定的采購方式和采購程序完成采購，是否按照相同標準進行了驗收。此外，要對集中采購過程中采購人員的行為進行監督，除對采購人員基本素質的監督外，還要對其在采購活動中的行為進行監督，確保采購人員嚴格執行操作程序，減少由于人員行為失誤造成的風險。

（三）對供應商的監督

對供應商的監督主要涉及對投標商、對詢價采購中的供應商以及對其他采購方式中的供應商的監督。監督內容主要包括以下三個方面：第一，供應商在參與投標時提供的相關信息是否合法、真實、有效；第二，參與投標的供應商有沒有相互勾結，哄抬投標價格，甚至相互合謀壟斷市場價格；第三，供應商是否按照要求提供質量過關的商品，是否履行服務承諾。

（四）企業內外的協調監督機制

加強企業內外協調監督的目的是規避道德風險。就企業內部而言，必須強化責任分工，對相關職務進行合理安排分配，規范采購人員的行為，減少他們不必要的行為失誤。企業相關部門與審計部門要采取年度集中采購審計方式，避免由相同的人負責監督和審查而出現的監督不力現象。在加強內外協調監督的條件下，保證企業集中采購的商品性價比高，使得企業集中采購全過程控制落到實處。

三、結語

在集中采購模式下，加強內部控制和監管有利于避免采購過程中由于計劃審批、采購方案的執行、采購人員的失誤等造成的效率減損和各種風險，從而保證采購質量，減少了采購預算及成本，最終達到規避集中采購帶來的風險，批量形成規模效益的效果。

（作者單位為新興鑄管股份有限公司）

參考文獻

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