淺議費用報銷常見問題及內部控制措施

陳雪梅

[摘 要] 企業作為市場經濟中主要的經濟主體，其在一定會計期內各項資源的主要衡量指標就是費用，會計人員對于公司的每項費用支出通過分類列示在各項會計科目中。由于費用的多少直接影響到公司利潤的大小，與公司的績效考核以及社會影響程度有很大的關聯。因此，各項費用開支在企業經營中都有著重要的影響。自然而然，費用報銷的內部審計也非常重要。

[關鍵詞]費用報銷；審計；內部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.28.133

1 引 言

通過對需要報銷票據是否合法、是否合規的審查核實來保證一個企業財務對費用的管控力，能夠報銷的票據必須是通過審核合規的部分。而需要報銷的多種費用票據，會計審核時要抓住關鍵控制點的關鍵部分，謹防不符合法律、不符合規定的違規發票報銷或者入賬。總的說來，符合市場規律的單價、明確的單價、清單、事由，都是各種費用報銷時需要的數據。相比較而言，數額大的費用在報銷時還需要提供翔實的預算規劃、必要的會議紀要、文件或者相關活動的通告等具有支撐力的真實資料，要求這些資料的真實性必須能夠證明報銷費用的客觀性、真實性。考慮到內部費用審計的重要性，文章以對某公司內部審計為例，就費用報銷常見的問題提出相應的內部控制管理措施。

2 案例簡介

2.1 問題綜述

某集團公司在對其下屬地區子公司進行內部審計時，發現其在費用支出方面存在以下問題：①三大可控費用（業務費、差旅費、營銷費）占收入有上升趨勢。經過檢查審計期間費用預算情況，營銷費用有每月上報費用預算并遵照執行，其他費用未見類似預算的問題。②審計檢查發現有以定額費用報銷變相提高工資收入情況的問題。③出現部分費用列支審批手續不合規，付款審批不完善的問題。④高管費用列支不清晰，有較多非正常工作費用支出的問題。⑤員工通過修改報銷單據金額，虛報費用支出的問題。

2.2 50萬元以下費用支出抽查情況

共計抽查下屬地區子公司50萬元以下費用憑證137筆，共計金額184.71萬元，具體的審計情況如下：①檢查中發現中高層管理人員每月都有固定金額的費用報銷，通過向該公司相關人員了解，該報銷實質為允許部門負責人每月報銷定額費用，以增加工資收入。即以費用報銷名義增加中層管理人員薪金；②抽查出六筆費用列支沒有明細內容說明，不能充分有效地證明業務的真實內容；③抽查四筆報銷單據中存在總經理、執行董事費用互相審批，且未見財務經理審批的情況；④抽查有三筆業務報銷金額大于實際發生金額。

2.3 50萬元以上支出及付款檢查情況

審計期間共發生50萬元以上付款支出112筆，共計金額23948.74萬元。其中內部往來、支付工程款未見董事長審批；針對高層管理人員費用列支檢查，費用報銷情況統計如下：抽查了三位管理人員在任期間費用報銷情況，發現部分費用列支發生在非業務地，費用內容與工作無關。

高層管理人員存在非本人報銷的情況，由司機、其他行政員工或其他經手人代為報銷，實際報銷人自行審批。該操作造成檢查統計中無法正確劃分高層管理人員報銷金額，也造成管理中的漏洞。

2.4 針對以上事項，對該子公司的處理意見

（1）擅自以報銷費用方式變相增加員工薪金。經查發現在上級公司2015年6月已核定公司職工薪酬標準后又自2015年7月起，以費用報銷名義變相增加中層管理人員收入，共計金額98525.90元，涉及管理人員共六人。該操作經總經理及執行董事口頭批準同意，執行時未見書面通知。

審計意見：公司領導未經總公司批準，自行制定部分員工補貼標準，并允許以定額報銷方式提高工資總額，屬于違反人事行政審批權限事項。應立即停止該違規操作，行政部副經理、總經理、執行董事應對此事負責，已超工資標準發放的98525.90元應從三人工資中扣回，具體執行由股份公司督辦。

（2）經濟事項的發生，很難說明它的真實性。經抽查出開發公司六筆費用列支沒有明細內容說明，不能充分證明其業務的真實性。

審計意見：對于上述經濟業務事項，公司應組織相關部門、相關人員對其真實性進行核查和確認。如果是公司真實存在的經濟事項，應將手續補齊，否則，要追究相關人員的責任。今后要加強此方面的管理，在購買辦公用品等用品時，必須要有完整的商品清單，以保證報銷單據的完整性和真實性。

（3）領導層級人員費用報銷，主要財務負責人審核手續缺失。抽查開發公司四筆報銷單據中存在總經理、執行董事費用互相審批，且未見財務經理審批的情況。審計意見：上述經濟業務事項，如果是與工作有關的應按規定辦理審核手續，否則，不得報銷。

（4）50萬元以上大額付款，未有董事長批準字樣的問題。本次審計共抽查10筆50萬元以上付款事項，共涉及金額8483萬元未見董事長審批字樣，財務反映已短信請示董事長。

審計意見：按現行財務管理辦法規定，50萬元以上付款時，“以手機短信回復方式審批同意的應在15天內補書面或傳真審批手續。以傳真或手機短信方式報批及補書面手續的責任人為各個公司財務負責人”，財務部應在短信請示相關管理人員后，定期補齊書面憑據，完善審批手續。

（5）部門及高管業務、差旅費用未實行預算控制且報銷的部分費用與工作無關。本次審計，共計抽查了四位領導人員在任期間費用報銷情況，發現部分費用列支發生在非業務地且費用內容與工作無關。總經理報銷的費用中有70721.84元，從票據內容反映來看，審計認為不能說明與工作有關。

審計意見：今后管理人員（執行董事、總經理及部門負責人）在報銷特批費用時除應事先得到董事長批準外，應向財務部門說明費用實際內容，財務部門用臺賬登記，記載特批費用支出限額、報銷人、報銷金額、是否超限額報銷等，并妥善保管備查。對于總經理報銷的與工作無關的相關費用，應當按規定退回。

3 案例分析

該公司作為上市公司，費用報銷的具體流程如下：所有的費用支出，都需要經辦人根據業務實際發生情況如實申報、部門領導審核業務事項的真實性，財務再次復核業務票據的真實性、合理合法性及票據報銷單填寫的規范性，總經理、執行董事審批（50萬元以上或特殊支出需董事長審批），財務總監審批，出納支付。1000元以上的支出直接匯款到客戶賬戶。總體來講，管理制度相對比較完善。雖然流程設計合理，審核、審批人員職責分離，但由于在一些環節，審核人員工作不仔細、不認真，并且有上下串通舞弊的現象，也會導致內控出現問題。

4 加強內控管理的措施

針對以上的舞弊手段，費用報銷中暴露出來的問題，企業可以具體通過以下幾種方式進行控制：①健全管理制度及費用支付流程，明確各崗位的責任清單和權力清單，以確保審批范圍責任明確，嚴格按照合法程序辦事。案例所在的公司制度完善，報銷流程設計合理，但由于相關人員責任不明確或是由于牽涉到自身利益，視制度為虛設，沒有按照制度流程辦事，舞弊照常發生；②不相容職位分離，審核人員、審批人員、付款人員、審計人員職責分離，避免串通監守自盜，串通舞弊；③建立簽字樣本制度，相關管理人員的簽字樣本在財務備案，付款特別是大額付款時，付款人員一定要對比簽字，防止偽造審批簽名；④多人進行業務共同發生的費用，由級別最高的人員來報銷，高層管理人員禁止由司機、其他行政員工或其他經手人代為報銷費用，實際報銷人自行審批。在本案例中，該操作造成檢查統計中無法正確劃分高層管理人員報銷金額，也造成管理中的漏洞。

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