檔案信息化管理的優勢及安全問題探究

楊海燕

【摘要】在檔案管理中逐漸出現了信息化的管理方式，依托于計算機的大容量儲存和快速的信息處理手段，使檔案管理工作更加科學規范。文章首先簡要介紹了檔案信息化管理存在的天然優勢。其次，分析了目前檔案信息化管理存在的安全問題。最后，針對安全問題提出了行之有效的管理措施，促進信息化的進一步深入。

【關鍵詞】檔案；信息化管理；優勢；安全問題；對策

傳統的檔案管理工作中，在數據的保存和記錄上由于人工的參與難免會出現偏差。信息技術的應用，給檔案管理提供了新的思路，同時也給管理人員帶來了極大的便利。21世紀是信息時代，檔案作為信息數據的集合規模也較以往更大，傳統的管理方法顯然已經不再適用。在企業中，為了適應日益增長的檔案管理需求，進行信息化模式的轉變已經迫在眉睫。

一、檔案信息化管理影響因素分析

（一）網絡安全因素。網絡安全問題一直是信息技術業內老生常談的問題，這是由于信息技術本身開放性造成的先天缺陷。隨著信息技術的不斷普及，互聯網用戶的規模水漲船高。部分別有用心的人利用互聯網存在的漏洞大肆牟利，制作出木馬和病毒來控制和監視其它的電腦設備。鉆完井參數涉及到鉆井工程施工的具體方案，對鉆完井技術以及管道尺寸的選用都有著直接的關聯。若是受到病毒的影響而造成了數據的遺失，那就必須重新進行勘探測量。這樣一來，不僅造成了大量的返工給工作人員造成負擔，同時也會耽誤工程進度，給項目的總體計劃造成干擾。

（二）不當操作的影響。檔案的信息化管理雖然更多的借助于計算機和專業的軟件，但是在具體操作中仍離不開管理人員的錄入。因此，管理人員的操作直接影響到數據的真實性和準確性，部分管理人員由于個人疏忽而造成的數據失真問題也不少見。在具體的應用過程中，部分檔案管理人員過分信賴信息化管理模式。

二、檔案信息化管理的優勢

（一）充分挖掘數據價值。信息化管理方法，這是在信息化平臺的基礎上，依托于專門的數據庫以及軟件對數據進行保存。這種方式，有效簡化了檔案管理的工序，通過軟件用戶端的截面引導，可以輕松完成工作。在使用和查詢的過程中，也能通過關鍵字的檢索，迅速查找出某一年限或者某一油田的具體情況，極大便利了鉆完井技術的實施。由此可見，檔案信息化管理能夠改善數據信息的利用情況，對數據發揮作用有著十分重要的意義。

（二）符合環保的理念。在傳統的檔案管理中必須依賴于紙張的利用，造成了不必要的資源浪費。眾所周知，紙通常是由樹木來制造的，因此在這個過程中就意味著對生態造成了極大的破壞。為了適應當下可持續發展理念的要求，轉變發展模式減少對紙張的應用甚至是發展無紙化辦公已經成為了社會發展的趨勢。近些年，我國經濟飛速發展，對于能源的需求量更是與日俱增。在市場導向的刺激下，鉆井工程也在全國各地得到了開展；在如此規模下，鉆完井數據的檔案就呈現出不斷增大的趨勢，再使用傳統的檔案管理辦法已經不合時宜。信息化管理模式下，虛擬數據庫與實體紙質檔案靈活使用，減少了對紙張的消耗，積極承擔了石油企業的社會責任。

（三）傳輸共享更方便。檔案信息化管理還能促進數據的傳輸和共享，給鉆完井施工提供極大的便利。在過去，施工人員在調用單井參數檔案時，需要經過報備，然后是層層領導的審批，最終得到檔案時已經造成了大量工期的延誤。鉆井工程建設涉及到石油企業的發展，同時對于我國的能源供應也有著十分重要的影響。滯后的檔案管理方式，給行業的發展造成了很大的制約，同時紙張的數據幾經輾轉到施工方可能已經不完善，甚至會出現一定的偏差。

三、促進檔案信息化管理的主要辦法

（一）完善管理制度。針對前文提到的諸多安全問題，為了促進檔案信息化的進一步發展，就必須建立完善的管理制度。正所謂無規矩不成方圓，企業將檔案管理中的具體責權進行細分，并明確在管理中的具體操作準則。依托于制度化的建設，提高管理人員對工作的重視，有效確保檔案管理工作安全可靠進行。首先，根據崗位和分工對管理人員提出具體的工作要求。將檔案管理的操作落實到個人，這樣才能保證數據的真實可靠。其次，對于重要的數據要進行及時的備份。在信息化管理中，數據的遺失意味著必須要重新進行數據采集，這將給企業工作帶來很大的負擔。通過備份的方式，有效解決了這個問題，而且在具體操作上也非常簡單。最后，對檔案進行監督管理。鉆完井參數涉及到油井工程的施工，是石油企業的核心數據，進行有效的監督管理能夠避免數據的遺失和外泄。

（二）強化管理技術。信息化管理方式離不開技術的支持，管理人員應該具備相應的基礎知識。筆者建議，石油企業可以聘請專門的技術人員來搭建數據庫平臺。同時對具體的管理人員也應該進行定期的培訓，在培訓的過程中讓他們對于信息化管理有一個全面的認識。由于我國檔案信息化管理起步較晚，相關工作人員的專業技能還不夠扎實。因此，在未來很長一段時間里都需要不停地創新和學習，逐步實現檔案信息化管理的目標。

四、結論

綜上所述，檔案信息化管理能夠充分挖掘數據價值，給鉆井工程提供相應的指導。同時也極大地提高了檔案管理工作效率，幫助石油企業控制成本。因此，石油企業應該不斷完善檔案管理制度，以更成熟的技術保障我國的能源供應。

【參考文獻】

[1]王薇.檔案信息化管理的優勢及其相關安全問題分析[J].黑龍江科技信息，2016（12）.