做好新形勢下人事檔案管理工作的相關建議

任淑蘭

摘要：在人事管理制度當中，人事檔案管理始終作為基礎與核心存在，同時也是各個單位工作中不可忽視的重要內容。在社會經濟發展的大力推動之下，人事制度改革正處于不斷深化的階段，這對人事檔案管理工作提出全新的要求與挑戰，與時俱進以及具備開拓精神是人事檔案管理工作者所必須遵循的原則，在此基礎上實現對高效發展需求的進一步滿足。本文主要針對新形勢下人事檔案管理工作的相關建議進行進一步探究，這對各項檔案管理工作的順利開展有極大的推動作用。

關鍵詞：新形勢；人事檔案管理工作；探討

從機關事業單位角度進行分析后可以發現，人事檔案管理工作是最為基礎的內容，在機關單位運行中所發揮的作用至關重要。單位人員在辦理工作調動時需要交人事檔案作為主要依據，人事檔案管理工作是人力資源以及社會保障局日常工作不可缺少的組成部分。科學開展人事檔案管理工作不僅可實現對現有人員的有效管理，同時也對單位發展以及人才儲備等有相當重要的作用，這充分說明人事檔案管理工作的重要性與必要性。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.人事檔案管理工作易被忽視

人事檔案管理工作的沉悶性和單調性對檔案管理人員的業務水平和工作能力提出了很高的要求。人事檔案管理作為機關事業單位運行中的一項基礎性工作，與單位的工作業務沒有直接的關聯，與其他核心管理部門相比，并沒有引起單位足夠的關注和重視。

很多單位忽視人事檔案管理工作，對檔案材料管理的硬件設施投入不足，檔案管理缺乏必要的設施設備。同時，我國很多單位對檔案的管理工作是階段性的，僅僅是為了應付上級檢查，缺乏對檔案系統性、持續性的管理，進而導致了機關事業單位人員對檔案管理工作參與度不高，嚴重制約檔案管理工作的持續有效開展。

2.人事檔案信息的規范性得不到保障

利用不正當的方式對檔案內容進行涂改，就是只涂改造假，或者在個人檔案當中裝入虛假材料，具有一定的目的性與針對性。人事部門在涂改造假人事信息的影響之下，不能實現對信息真實性的保障，甚至會誤導干部人事工作。這也是導致工作被動以及重大失誤現象出現的原因之一，所以必須提高對上述現象的重視程度，發現后嚴肅處理。

缺少關鍵材料也是現階段人事檔案管理工作中所面對的主要問題，最新版的干部履歷表、學位學歷材料以及年度考核資料等都作為關鍵材料存在于人事檔案當中。這部分內容的缺少不能實現對個人檔案的全面了解。

二、進一步做好人事檔案管理工作

1.加強規范化管理，做好人事檔案的基礎建設工作

人事檔案是反映著工作人員多年來的工作情況，是一個單位的重要基礎資源，因此，做好人事檔案管理工作也就是做好了單位基礎資料的建設工作。我們知道人事檔案資料具有真實性、歷史性、原始性等特點，所以，對人事資料規范化管理變得尤為重要。

其具體做法如下：首先，設立專門的檔案管理辦公室，用來儲存必要的人事檔案資料。具體內容包括購買專用儲存資料的儲藏盒、儲藏柜，購買專用的電腦用來存儲必要的電子檔案資料，如果有更高需求，還要購買專用的人事管理軟件進行儲存。這樣不僅提高了檔案管理的保密性，而且應用起來也更加方便。其次，做好檔案管理辦公室的安全工作。人事檔案儲存辦公室要定期清潔室內衛生，定期整理檔案資料，對出現的檔案保存問題要及時解決。

2.嚴格按照標準開展人事檔案管理的現代化建設工作

各級人力資源與社會保障部門在全面開展人事檔案梳理、審核與整理過程中，必須嚴格遵照“高標準、嚴要求”的指導思想。積極動員相關主管部門全面梳理其保管的人事檔案，對在編在冊工作人員名單進行梳理明晰，包括無檔人員；按照人事檔案十類材料，初步整理規范所保管的人事檔案。

隨著社會的不斷進步，很多現代化技術已經在檔案管理工作中得到運用，但是由于各種因素的影響，不管是在檔案管理的基礎工作上，還是現代化建設上，都還存在一些問題。加強檔案現代化建設，其實不止是管理設備上的現代化，科技的進步生產出了很多高科技的管理設備，但是，除了設備的現代化外，管理技術與思想的現代化也是非常重要的，在檔案管理工作中，需要始終貫徹標準化、信息化的管理理念，才能促進新形勢下檔案管理工作質量的提升。

針對自身管理意識進行不斷強化也是檔案管理工作執行所必須滿足條件，在做好信息化管理的同時，也可利用信息化技術實現對檔案管理質量以及效率的最大限度提升。在此過程中，檔案開發與利用率都可得到真正意義上的進步，促使其價值與作用得到最大限度的發揮。除此之外，還要及時發現檔案中存在的問題，促使檔案管理工作實現對預期目標的獲取。

3.加強管理人員素質，提高人事檔案管理質量

在檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質是非常重要的。隨著科技的進步，新形勢下的檔案管理工作已經逐漸往自動化的趨勢發展，所以要求工作人員可以熟練地掌握檔案管理工作的專業技能。檔案管理工作并不簡單，因此在招聘工作人員的時候，應選擇檔案專業畢業的高校學生，在其正式上崗前，還可以對其進行培訓，加強其對于檔案管理工作知識的熟悉與理解，促使他們上崗后可以更好地完成檔案管理工作。

要求檔案管理工作人員有著較高的職業素質，對于企業和事業單位來說，檔案記錄著其發展過程中非常重要的事項，所以必須要保證檔案管理工作的保密性，所以，如果工作人員的道德素養不高，很容易出現檔案泄露的現象，不利于檔案管理的發展。因此，要求企業將提高檔案管理工作人員的綜合素質作為管理的重點，加強工作人員責任感的培養，進而提高檔案管理的質量。

結語

在相關技術發展的推動之下，我國人事檔案管理工作已經取得較為明顯的成就，這是企業與事業單位不可缺少的組成部分。在全新的發展形勢之下，檔案管理工作所占據的重要地位并沒有被改變。這要求檔案管理人員在明確自身責任的同時，實現對管理理念的不斷革新。這對檔案管理質量的有效提升有銷量重要的作用，現階段還是有很多問題存在于我國檔案管理工作當中，針對規范化管理工作進行不斷強化是順利開展人事檔案管理現代化建設的重要前提。

參考文獻：

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