淺談新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

李憲章

摘要：對機關(guān)事業(yè)單位而言，人事檔案管理工作是培養(yǎng)人才、組織選人用人的重要依據(jù)。目前，由于我國機關(guān)事業(yè)單位改革進程的不斷加快，改革層次的不斷拓寬，機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作正面臨著前所未有的新挑戰(zhàn)。基于此，本文就新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事管理工作進行了分析，并提出了有針對性的改進措施。

關(guān)鍵詞：新時期；機關(guān)事業(yè)單位；人事檔案管理

引言

人事檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，在機關(guān)事業(yè)單位的運行中發(fā)揮著不可替代的作用，同時其也是單位人員辦理工作調(diào)動、職務(wù)職稱晉升時的重要依據(jù)。機關(guān)事業(yè)單位人事檔案直接記錄著機關(guān)事業(yè)單位的人事管理活動，是客觀反應(yīng)職工個人情況的真實記載，與職工的日常工作及生活息息相關(guān)，是職工享受各種社會待遇的有效依據(jù)。新時期，做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理工作，很夠更好地推動我國人事檔案管理體系的建設(shè)，有效提升機關(guān)事業(yè)單位人事檔案的利用效率，對于個人能力的實現(xiàn)、單位未來的發(fā)展以及社會的綜合發(fā)展均具有十分重要的意義。

1.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.1重視程度不夠。

人事檔案管理工作的沉悶性和單調(diào)性，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力提出了很高的要求。人事檔案管理作為機關(guān)事業(yè)單位運行中的一項基礎(chǔ)性工作，與單位的工作業(yè)務(wù)沒有直接的關(guān)聯(lián)，與其他核心管理部門相比，并沒有引起單位足夠的關(guān)注和重視。很多單位容易忽視人事檔案的管理工作，對檔案材料管理的硬件設(shè)施投入不足，檔案管理缺乏必要的設(shè)施設(shè)備。同時，我國很多單位對檔案的管理工作是階段性的，僅僅是為了應(yīng)付上級檢查，缺乏對檔案系統(tǒng)性、持續(xù)性的管理，導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位人員對檔案管理工作的參與度不高，嚴重制約了檔案管理工作的有效開展。

1.2管理機構(gòu)不明確。

目前，機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案，有的在組織部門，有的在人力資源和社會保障部門，也有在上一級行業(yè)主管部門，還有在各單位人事部門等，無統(tǒng)一規(guī)定。致使部分機關(guān)事務(wù)單位工作人員自己搞不清楚本人的檔案在哪里，更不知道自己的檔案是否完整，一遇到工作調(diào)動、職務(wù)職稱晉升等，還得自己承擔檔案不齊全的責任。

1.3管理制度不足。

一些單位也制定了一些相應(yīng)的管理制度，但對于人事檔案的管理工作仍缺乏統(tǒng)一的章程和規(guī)范，實際執(zhí)行力度不大，檔案資料沒有按要求進行分門別類和規(guī)劃整理，管理制度的規(guī)范要求也過于淺層化和松散化，具有較大的活動空間，個別人員在操作上容易打擦邊球，起不到實際上的監(jiān)督與督促作用，從而導(dǎo)致了管理工作達不到預(yù)期的效果，給新時期人事檔案管理工作帶來了極大的不變以及人力物力的浪費。

1.4技術(shù)水平落后。

與傳統(tǒng)的管理方式相比，高技術(shù)的人事檔案管理更加簡便、快捷，并且費用成本較低。目前，少數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)將在人事檔案管理工作過程中運用了高科技，但是，大多數(shù)事業(yè)單位仍然固守傳統(tǒng)模式，使用紙質(zhì)保管手段，即使運用高科技進行信息化的管理，也可能由于專業(yè)水平受限，人事檔案管理工作仍然停留在簡單地將檔案類目和編號錄入系統(tǒng)中，檔案資料管理技術(shù)落后。

1.5業(yè)務(wù)水平不高。

各單位的人事檔案管理人員，檔案專業(yè)出身的人員較少，在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面還有一定差距，隊伍整體缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，人才隊伍不能適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

1.6參考性和借鑒性較低。

雖然一些機關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)完善和改進了人事檔案管理工作，但是人事檔案資料的可參考性和借鑒性仍有待提高。由于檔案管理工作的科學(xué)性較低，管理方法雜亂無章，管理效果受到極大的影響，降低了管理效率。科學(xué)有效的管理機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案有利于人事工作的開展，為單位和人民服務(wù)，所以提高檔案資料的可參考性和借鑒性是很有必要的。

2.改善機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效措施

2.1增強人事檔案管理意識。

各機關(guān)事業(yè)單位要高度重視人事檔案管理工作，將人事檔案工作放到向黨的事業(yè)負責、向干部個人負責的高度來對待，人力、物力和財力方面提供大量的支持。要成立專門的人事檔案室和檔案管理機構(gòu)，建立人事檔案管理達標升級考核機制，對檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，不斷推進人事檔案管理工作的有序開展。同時，管理部門也要重視人事檔案管理工作，提高認識度并落實到實際當中去，實行一定的激勵制度，促進人事檔案管理工作人員積極性的發(fā)揮，且還需定期考核和指導(dǎo)人事檔案的相關(guān)工作，促進事業(yè)單位人事檔案管理工作的制度化、信息化、科學(xué)化。

2.2明確人事檔案管理機構(gòu)。

在當前信息化時代，也應(yīng)對機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的平臺、數(shù)據(jù)進行整合，建立或集中統(tǒng)一、或分類管理的人事檔案管理機構(gòu)，讓專門機構(gòu)、專業(yè)人員管理人事檔案。更重要的是，要有雙向聯(lián)動機制，人事檔案管理機構(gòu)可及時督促單位、個人及時將相關(guān)資料入檔；機關(guān)事業(yè)單位干部職工也可以查詢自己的個人檔案是否完善，便于及時充實、完善，保證個人檔案的真實有效。

2.3提高檔案管理的信息化程度。

需根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統(tǒng)，建立并完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，不斷摸索人事檔案應(yīng)用軟件與實際工作的結(jié)合點，制定規(guī)范的工作流程，認真做好新增材料的分類、掃描、錄入等工作，及時對干部基本信息進行更新，實現(xiàn)信息整合和資源共享，不斷提高檔案管理工作效率。

2.4完善檔案管理項目。

由于新時期的人事檔案管理項目已不能滿足社會的需要，所以必須要打破傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，創(chuàng)新和轉(zhuǎn)換人事檔案管理方式，以適應(yīng)時代發(fā)展的要求。新時期人事檔案管理項目需具備的特點是更加全面、真實有效，需在已有人事檔案信息的基礎(chǔ)上，增添更多的人事檔案資料，并歸類整理這些信息，為機關(guān)事業(yè)單位吸收高素質(zhì)人才提供有效的途徑。

2.5培養(yǎng)高水平的人事檔案管理人員。

隨著人事檔案管理工作的信息化和科學(xué)化，從事人事檔案管理工作的人員素質(zhì)要求也會進一步提高，想要提高人事檔案工作的質(zhì)量和效果，培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平的現(xiàn)代化工作人員，就需要加大人事檔案管理工作的培訓(xùn)工作，提高員工對人事檔案管理工作的認識程度，提高人事崗位的招聘標準，吸引高素質(zhì)的人才從事人事檔案管理工作。

2.6引進先進的檔案管理技術(shù)。

由于事業(yè)單位人事檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案管理人員的管理難度較大，所以相關(guān)部門要投入較多的經(jīng)費，引進先進的技術(shù)或設(shè)備，改進檔案管理的方式和手段。運用計算機系統(tǒng)對人事檔案進行信息化的管理，在提高檔案管理工作的效率同時，有效降低成本費用。同時，還需完善人事檔案管理工作制度，按照檔案管理制度對檔案資料信息收集、保管日常、分享借閱和開發(fā)利用等工作進行規(guī)范，進而為其他部門的各項工作提供參考和借鑒。

2.7完善人事檔案管理制度。

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度的完善，是新時期對人才管理的需要。各單位要按照人事檔案管理工作的職責和要求，對人事檔案管理工作進行發(fā)掘和深化，逐步建立健全人事檔案管理各項規(guī)章制度，包括人事檔案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、調(diào)動制度、移交制度等，使人事檔案工作有章可循、有據(jù)可依，同時，要加大監(jiān)督檢查力度和各項制度的執(zhí)行力度，不斷提高檔案的規(guī)范化管理水平。

3.結(jié)語

新時期，隨著社會深入改革的推進，由于機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著許多新的挑戰(zhàn)，導(dǎo)致檔案管理工作非常容易被忽視。基于此，各機關(guān)事業(yè)單位需不斷提升其相關(guān)人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)，完善認識檔案管理制度，引入先進的管理體系，提高檔案管理的信息化程度，全面提升相關(guān)檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平，確保人事檔案的參考性及借鑒性。

參考文獻：

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