建立不動產登記檔案管理新模式的探索

劉健

摘 要：我國的不動產登記長期處于對不動產進行行政管理的層面，卻忽略了不動產登記對于產權交易安全的保障作用和對市場經濟的重要意義，更忽視了不動產登記中檔案管理在的作用。隨著2007年3月《物權法》的頒布和2015年3月《不動產登記暫行條例》正式實行，我國的不動產統一登記工作逐步走向健全，同時不動產登記檔案管理也引起了廣泛的關注。對我國當前不動產登記檔案管理的新特點、存在的問題進行了闡述，同時對不動產登記檔案存在的問題從制度建設、利用建設和信息化建設等方面進行了分析，從而有針對性地提出了相應對策，旨在不斷完善我國不動產登記檔案管理工作。

關鍵詞：不動產；產權登記；檔案管理

引言

不動產登記檔案即對不動產一系列活動（如建造、交易等）里各類信息與文件的統稱。2013年年底國務院常務會議中不動產統一登記制度正式通過；2014年11月我國不動產登記相關暫行條例相繼出臺，標志著不動產登記制度建設進入新階段。不動產登記制度建設中，為保證制度的高效運轉，還應積極推進相關的檔案管理工作。故而我們應結合該新常態，在充分認識不動產登記檔案管理必要性的基礎上，探索出可行的不動產登記檔案管理策略。

1不動產登記檔案管理中存在的問題

1.1各類不動產檔案資源未能有效整合

部分城市的土地檔案、房產檔案仍在原部門保管，雖然有的城市房產部門向不動產登記部門移交了電子數據檔案，但是尚未實現不動產登記檔案與其之間的直接掛接和數據有效融合，尤其是在匹配、查詢歷史信息數據方面，仍要通過人工篩選、核對的方式進行，效率較低。

1.2不動產數據的真實性問題

不動產登記檔案資料的完整性與真實性是不動產登記檔案管理首要任務，確保登記檔案的真實可靠是管理的前提。在不動產檔案登記中，規范登記檔案流程，核實不動產的坐落位置、建筑面積、房屋用途、門牌信息與戶主身份信息等，嚴格把控檔案的真實有效性，避免出現數據不準確，信息不完善等情況為日后不動產登記檔案的管理帶來的不必要的工作量。

1.3紙質檔案存放管理問題

由于不動產的檔案資料中部分資料需要紙質形式進行保存，紙質檔案在保存中可能會因為年代久遠、保存的地點環境變化出現不同程度的損傷和丟失。如存放環境受潮后引起部分信息出現模糊不清或是筆跡已無法識別等問題。另外，紙質檔案保存的地點分布廣泛，位于各個地區的不同地方，這些存放檔案的地點缺乏統一的政策制度進行約束規范，相對產生的大大小小的問題都將加重不動產登記檔案的管理工作。

1.4逐步推進數字建設，檔案管理信息化不足

隨著大數據、云計算、“檔案+”等發展的需要，檔案信息技術與不動產登記檔案的應用日趨緊密，各地不動產登記管理中心也相繼加大了不動產登記檔案的信息化、數字化進程。有的市級不動產檔案登記管理部門一年掃描的不動產登記檔案就近10萬卷，這是建立“不動產登記檔案信息查詢”系統的基礎和前提。但在推進數字化建設過程中，不動產登記檔案的信息化、數字化短板表現的較為突出：數字化單一，數據化進展薄弱。目前，許多不動產等級檔案的數字化大多是將紙質或照片等檔案材料掃描成電子檔案進行統一管理，但涉及不動產檔案內容的知識語義之間的關聯度不強，很少涉及檔案內容語義的深度挖掘，使得不動產登記檔案信息還難以向知識服務層面轉化，影響了不動產登記檔案的信息挖掘利用。此外，由于不動產登記檔案數量龐大，除了加強實體檔案保存外，信息化技術、設備的添置費用較高，限于地方政府經濟等因素，使得不動產登記檔案所需的信息技術設備更新換代較慢。

2建立不動產登記檔案管理的新模式

2.1規范不動產登記檔案流程

新時代新要求，更新不動產登記檔案管理的模式是目前工作的重點，其中對登記檔案流程進行優化與規范是一大難點與重點。政府應出臺相應的文件，有效集約整合不動產的登記檔案管理，達到標準化。這樣不僅為市民帶來方便，減少各機構間來回的奔走，解決登記困難的問題，提高政府機構辦事效率。同時方便市內或區內機構間的信息溝通交流。同時應當推廣電子檔案，電子檔案通過計算機的高速處理，可以同時對多個文件進行統一操作，大幅度提升辦公效率；同時電子檔案也避免紙質檔案保存上的一些問題，減少空間的浪費。

2.2分門別類管理、做好登記檔案編研

現今，國土資源部對不動產權證書、不動產登記薄等樣式給予了公布，這在不動產登記檔案的形成與推進不動產檔案信息化管理方面均有積極作用。檔案管理人員接收到檔案信息資料后，則應認真落實后續入庫工作，按照光盤、文書、實物、照片等不同類別進行整理，做到分門別類管理，根據保管期限的差異把不動產登記檔案分成三類，即永久、定期與短期。和權屬類登記相關的為永久保存；抵押檔案為定期保存；異議檔案、地役權檔案、查詢檔案、查封檔案等為短期保存。另外，為確保不動產發證檔案資料得到規范保存，應將所整理的檔案資源規范的編進國土資源歸檔9類地基管理類（C6，C7，C8……）目錄下，為后續檔案的高效率使用創造條件。

2.3建立信息互通的平臺，優化數據庫

通過技術更新，引入新的管理模式，優化數據庫，建立信息互通的政府平臺，方便統一的管理。如二維碼、物聯網信息技術將各類不動產登記信息通過系統進行整合優化，歸集，建立起土地和房屋，樓棟和單元，房屋和權利人的關聯，登記人員只需要帶著電子設備進行走訪記錄，減去繁重的紙質，同時這些信息記錄能一步到位，各個機構都能享受到最新的記錄，信息化時代和大數據時代下為辦公和生活都帶了巨大的改變，不動產登記檔案必須順應時代的發展，為人民帶去方便。

2.4提供多元化查詢服務

不動產登記信息既有物權公示的內容，又包括大量個人敏感信息，因此，查詢信息需要堅持“明示同意”“最少夠用”原則，查詢系統應完善權限管理，做到每一筆查詢業務全部留痕，以便隨時調出復核，加強對查詢人員的監督管理，避免超限、超范圍查詢。在與業務系統關聯動態更新的基礎上，應根據不同查詢需求類型，有針對性地開展查詢服務。一是核實型查詢需求，宜逐步放開個人和單位查詢限制，待條件成熟，可使用手機短信，網絡或憑密碼進行自助查詢；二是憑證型查詢和出具查詢結果的，應嚴格按照有關標準規范查詢，分類提供查詢服務，并盡量使用檔案數字化成果和掃描件，避免實物檔案損毀，提高效率；三是線索型查詢則應完善工作銜接，宜采取更加嚴謹的方式，要加強有權查詢機關與房屋登記檔案管理機構工作銜接，保障隱私信息安全。同時要嚴格查詢受理，使用規范的《協助查詢文書》，確保因公查詢、應申請查詢。

2.5加強隊伍管理，提升專業化管理水平

加強不動產登記檔案隊伍管理，一方面，要積極引進具有檔案專業知識背景，掌握一定的測繪、法律、計算機等信息技術的復合型人才。另一方面，要加強對從事不動產登記檔案工作人員的業務培訓力度，使其及時了解、掌握不動產領域的新知識、新政策、新程序，適應不動產登記檔案管理的現實需要。加強與測繪、拆遷、司法等部門之間的經常性聯系，及時掌握關聯部門產生的相關文件要求。此外，要注重不動產登記檔案形成規律的調查、研究，加強不動產檔案編研工作，為不動產登記工作提供服務。

結語

在新環境要求下建立的不動產登記檔案管理新模式，能夠解決傳統不動產登記檔案管理的諸多問題，積極試點推廣這種新型的管理模式，為從業者帶來便利，為人民帶來便利。同時需要注意，運行新的管理模式過程中難免會出現問題，相關管理部門需要不斷完善不動產登記檔案的管理體系，讓管理模式更好服務于行業，另外行業人員需要適應新的管理模式，做到雙方的相互適應。

參考文獻：

[1] 韓丹.關于不動產登記檔案管理新模式的探究[J].辦公室業務，2016（11）：94，96.

[2] 于桂云.建立不動產登記檔案管理新模式的思考[J].住宅與房地產，2017（35）：18.

（作者單位：鶴崗市不動產登記中心）