高校固定資產信息化管理研究

程萍

[摘 要]隨著高校的不斷擴招，各地高校新校區建設大力推進，高校的固定資產總量不斷增加，如何利用網絡信息化管理使高校財務與固定資產管理有序聯系，是高校固定資產管理中的重要工作。本文在分析高校固定資產管理現狀的基礎上，分析了如何加強高校固定資產信息化管理。

[關鍵詞]網絡信息化；財務管理；固定資產

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.011

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）14-00-02

1 高校固定資產管理的現狀

1.1 資產管理觀念停滯不前

一直以來，高校資金來源的主要渠道是國家財政撥款和學費收入，使用學校收入購入的資產歸國家所有。隨著財政部門對資金使用的監管逐漸加強，資產管理部門開始注重資產購置過程，但在資產購置完成入庫手續后卻缺乏后續管理。資產是否得到充分利用，是否發揮社會價值，無人問津。即使在社會各界大力提倡績效評價的大環境下，高校各部門領導也只是在表面上應付了事，沒有制定詳細的資產使用評價制度，對資產進行績效考評也就無從談起。

1.2 管理體制不健全

第一，二級部門沒有專職人員管理資產。各二級部門（單位）的資產管理員一般由辦公室人員兼任，也只是為新購入資產辦理入庫手續，之后就由使用人員使用，資產是否需要購置，以及后續的使用情況評價沒有具體的制度可以參考。第二，高校沒有統一的資產管理部門。2009年之前，各高校的資產一般由計劃財務處、后勤集團、實驗管理處和圖書館等幾個部門分別管理，計劃財務處的資產管理科管理行政和各二級學院購置的固定資產以及學校的房屋、建筑物，后勤集團管理本部門購置的固定資產，實驗管理處管理實驗用的各種固定資產和低值易耗品，圖書館管理全校的圖書雜志。從表面上看，資產都在管理，但實際上沒有一個部門進行統籌，在資產清查時發現對賬工作無從下手。雖然2009年以后成立了資產管理處，但實際上領導對此概念有所偏解，資產管理處是由原來的計劃財務處國資科獨立出來后成立的，但資產不僅指固定資產，還有流動資產，在財務的資產負債表中很清楚地能夠看到，流動資產和固定資產都是資產，應由一個部門統一管理，而不應分開。第三，資產管理預算體制缺失。每年年初，高校財務部門都會花費大量時間對全年的經費使用進行安排，與校領導多次溝通，經過校長辦公會、黨委會的討論通過后才能實施，對已購置的固定資產卻缺少管理預算，對當年經費中將要購置的固定資產缺乏統籌規劃和科學論證。各部門都爭經費，爭相購置設備，設備重復購置、大量閑置和使用低效的現象普遍存在：個別部門從資產清單上看，每人3臺電腦、1臺打印機、1臺碎紙機；各部門幾乎都有照相機、攝像機；實驗室中有些設備長期包裝都沒拆，還沒使用就已淘汰。

1.3 人員素質參差不齊

隨著學校規模的不斷擴大，高校各項資產的數量和價值都在急劇增加，但資產管理人員隊伍建設卻未受重視。雖然資產管理部門多數是從財務部門劃分出來的，但原來的管理已遠遠不能適應現在的管理需求，且大多數人員幾乎沒有相關的專業知識，加之資產管理軟件也是隨著財政改革的需求在不斷改進，新軟件的數據需求與原來的資產管理模式不相融產生的問題逐漸暴露出來。

2 加強高校固定資產管理的對策

目前，如何把高校固定資產管理工作系統化、理論化，做到物盡其用，優化資源配置，發揮資產的最大使用效益，是當前高校亟待解決的問題。就筆者所在單位來講，計劃財務處有財務管理軟件（含收費管理軟件及工資管理軟件），并為了適應會計制度的改革于2014年初進行了軟件升級，細化了財務管理，在對學校支出進行專項項目管理、總額控制的基礎上，對項目按預算進行明細控制管理，但僅限于資金管理。國有資產管理處有資產管理軟件，負責對學校除圖書電子圖書及基建工程以外的所有固定資產進行明細管理。圖書館對學校圖書及電子圖書購置進行明細管理，但三個主管部門的相關軟件沒有一個共同的數據接口進行對接，缺乏把各種數據形成一個相互關聯的數據網共享數據。針對存在的問題，筆者提出如下對策。

2.1 做好資產報廢時的材料收集工作

例如：某學院購進設備一批共計50萬元，其中共有15件設備，該學院則先到國資處辦理固定資產入庫手續，憑入庫單及相關材料到財務處辦理轉賬手續。這時問題就出現了：資產的發票及相關材料在財務處進行會計檔案管理，若10年后其中1件設備價值5萬元不能繼續使用而報廢，就現在的財務制度及財政部門的要求是必須有該設備的原始發票。財務在最初計賬時是以一次購置設備的總額計入固定資產賬，國資處是以每件固定資產單個價值計入資產管理軟件，兩者沒有數據關聯，無法查到發票或者說雖然能查到但要浪費大量人力去翻原始會計憑證，不利于各項工作的正常開展。如何將資產的數據管理與實物數據相關聯是解決這一問題的關鍵。這就需要計劃財務處進行會計處理的同時將處理數據與資產管理軟件中的數據相關聯，使每一筆固定資產的賬務處理對應一件或一批固定資產實物，相應的資產管理軟件中每一個固定資產也能查到相應的記賬憑證。針對這項工作，筆者所在單位的計劃財務處、國資處從2016年起與資產管理軟件公司和財務管理軟件公司進行細致溝通，通過中間數據庫找到共有數據關聯，已基本實現國資處個體資產與財務數據無縫對接，已入庫辦理財務入賬手續的資產與已入庫未辦理財務入賬手續的資產在軟件系統中是一目了然的，每件資產都能找到對應的賬務憑單號。當資產報廢核銷時，財務辦理完核銷處理，則資產軟件是同時減少相應資產，實現了資產與財務管理的同步在線。

2.2 做好固定資產的有效利用工作

高校固定資產資產是一個龐大的資源，如何合理實現資源共享是目前高校急需解決的問題。一個部門或一個學科購買的固定資產，往往就歸部門或學科所有，即使不用閑置，別的部門也不能使用或者說別的老師也根本不知道學校有這個資產，也就是說資產信息不透明。如何讓資產信息透明是有效利用資產的前提。這需要一個數據共享平臺，把學校現有可用資產的名稱及功能全部展現在這里，教職工如果需要便可在系統中進行查找，確定資產所在部門、地點、使用聯系人及使用辦法。學校也要制定相應的資產使用辦法，可將資產使用情況計入資產管理員的日常工作量，需要資產使用部門合理計算每項可用資產的工作量，再由人事部門根據工作量制定績效標準，需要各部門的積極配合及大量的基礎工作。

2.3 做好固定資產的定期清查與不定期抽查

高校現有固定資產的購置都執行嚴格的購買流程，達到政府采購額度的嚴格執行政府采購手續，但資產一旦購入后就缺乏后期的績效管理。資產管理制度中重要的一條就是定期進行資產清查，做到賬賬相符、賬實相符。作為學校的管理者，首先要保證學校資產的完整，然后制定行之有效的資產清查和抽查制度程序，并指定專人進行清查工作，最后對清查結果進行整理，及時處理賬賬不符、賬實不符的情況，做到每次清查、抽查后總賬與明細賬相符，明細賬與實物相符。

2.4 做好資產的管理責任到人工作

筆者所在單位的資產管理在2009年以前僅具體到單位，沒有具體到人，有與沒有都與人無關，從2009年學校更新資產管理軟件后，根據軟件要求，每件固定資產必須具體到人，要求人在物在，人走物走，即個人對自己名下的資產負有保管責任，要么留在原部門，留在原部門的必辦理資產轉移手續，至人退休或調離時須清點個人名下的所有資產。但在實際工作中僅在資產入庫時做到了具體到人，之后就無人再過問資產情況，這需要增強每位教職工的資產管理意識，同時制定資產管理辦法，指定專人對該部門所有資產進行管理，及時處理資產的增減變化情況，確保資產總體不流失。此外，各部門要將定期清查結果責任到人，制定獎懲制度，落實獎懲責任，明確執行“誰使用誰管理、誰管理誰負責”。此外，完善的資產管理制度還需要教職工認真執行，只有大家具有以單位為家的責任心才能管理好資產、使用好資產，發揮資產的最大社會效益。

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