大數據時代背景下的檔案管理探討

江月蘭

摘 要：隨著大數據時代的到來，社會上很多行業需要管理的數據越來越多，對于數據的科學有效管理顯得越來越迫切，這種情況在檔案管理行業顯得尤為突出。檔案管理是其他工作高效有序開展的基礎，而且它們對于檔案管理的精細程度、準確度的要求也不斷提高。本文分析了大數據時代背景下檔案管理所面臨的機遇和 挑戰，并提出一系列的對策。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；探討

面對鋪天蓋地的數據，很多檔案從業人員有些無所適從。其實，大數據只不過是一種全新的數據管理方式，物聯網技術、云計算技術的發展促成了它的出現。所以，在這種新的形式下，檔案管理者必須積極順應時代潮流，學習新的技術和管理方法，把檔案管理工作做好。

1 大數據時代背景下的檔案管理面臨的機遇

第一，電子文件的運用讓檔案管理中的很多問題不復存在。

普及電子文件讓檔案管理變得更加快捷，成本更加低廉。云計算技術的運用讓工作人員在調配檔案的時候更加得心應手，它能夠根據檔案的具體處理要求迅速匹配計算資源，讓檔案管理工作效率快速提高。

第二，傳統檔案管理中存在的風險正在逐漸減少。

在傳統的檔案管理中，很多資料文件一旦遇到火災、水災等外界因素的影響，其管理質量就會大打折扣，即使保存完整，隨著時間的推移這些資料也有可能出現發霉或者模糊等問題。然而，如今有了大數據技術，這些問題都是可以避免的了。檔案存儲空間大大減小，其存儲質量卻提升了不少。

2 大數據時代背景下的檔案管理面臨的挑戰

第一、檔案的安全更易受到侵犯。

不管是傳統模式下的檔案管理，還是大數據技術下的檔案管理，安全一直是檔案管理的重中之重。大數據之于檔案管理也是一把雙刃劍，它在讓各種檔案的取用、儲存變得快捷輕松的同時也為不法分子提供了方便。在大數據背景下，黑客可以通過計算機獲取一些保密級數很高的檔案。這些機密一旦泄露，造成的后果是不可估量的，國家的安定和人民的幸福會受到不少威脅。

第二，檔案管理技術有待完善。

大數據的支持雖然給檔案管理當來了很多便利，但它畢竟是一種新生事物，很多地方并不完善。比如大數據中包含很多算法的容錯計算，目前并沒有一款完全可靠的軟件能夠利用。解決的方法只能是折中的，那就是暫時將系統的出錯率控制在一個適當的范圍內。

第三，檔案管理專業人才缺乏。

伴隨著大數據技術的運用，檔案用戶不但可以便捷地查詢和使用自己所需要的數據和文件，而且可以獲得這些文件背后的一些知識以及有用的信息，檔案管理也開始慢慢由實體管理向知識管理方面發展，它的功能開始由提供數據轉變為提供知識。檔案館知識服務的技術核心被稱為技術引擎，這些新型服務引擎有很多種，比如用戶知識需求引擎、學術搜索引擎、服務推薦引擎、多維度信息的獲取、分析等。

這些技術對于檔案管理人員的素質提出了要求。可是傳統檔案管理系統受體制的限制其中的很很多工作人員年齡偏大，對于這種新生事物接受度比較慢，檔案管理效率也因此受到不小的影響。新招聘的年輕員工雖然易于接受新技術，可他們又需要時間去積累工作經驗，這導致一些檔案館人才處于青黃不接的狀態不能自拔。

3 大數據時代背景下檔案管理的出路及走向

3.1 統一備份所有檔案資料。

有了大數據的支持，檔案資源的全部備份已經不再是難事，檔案館里各項數據、文件、資料都能到高效有序的處理，這對于檔案安全管理水平的提升、檔案資源的高效掌控都有非常重要的意義【1】。完成這種備份工作以后，全國范圍內的檔案管理部門就可以進行檔案的共享了，這是以前想都不敢想的事情。

當然，在開始這項工作之前，必須做好充分的準備，一些科學的規劃和驗證必不可少。對于不同類型的檔案要使用不同的管理模式，最大限度地開發檔案管理的效能，確保這項工作高質量的完成。

3.2 全方位提高檔案管理人員的綜合素質。

無論何種先進的技術都需要人來操作完成，大數據的應用同樣如此，所以說檔案管理人員的素質和能力是檔案管理效能水平的關鍵。新的時期新的技術，必須培養出合適的管理人員。

提高檔案管理人員綜合素質的第一步就是要對現有的工作人員輸送新的管理理念。一些年齡偏大的檔案管理人員，雖然其資歷比較深，經驗比較豐富，但是他們對大數據時代下檔案管理工作重要性的認識往往并不太深，甚至有個別人對此持排斥態度，這些情況都是需要及時妥善地處理。只有讓所有檔案管理工作人員都充分認識到大數據對于檔案管理工作的重要性，形成共識，才能充分調動他們的工作積極性，科學高效地完成工作。

在提高檔案管理人員綜合素質的過程中，也有一些點是需要注意的。

首先，雖然同在檔案管理部門工作，但不同類型的工作人員其工作內容是有所區別的。培訓的時候應該根據培訓對象的具體工作安排來進行有針對性的技術培訓，這樣培訓效果才會明顯。其次，培訓過程中的方式方法也很重要。培訓負責人必須明確此次培訓的目的就是從根本上提升檔案管理人員對于新技術的運用能力，提升工作效率。在實施培訓的時候不能一味地進行理論灌輸，而應該適當添加實踐方面的內容，提高受訓人員的實際操作能力，減少失誤。再次，新技術的培訓工作應該是一個長期而連續的過程，對于其實施應該有相應的制度保障和考核機制，這是提高檔案管理工作培訓質量的必由之路。

3.3 主動與大數據機構或者公司進行深入合作

大數據的內容其實是非常廣泛的，檔案管理在應用大數據技術時對其開發環境適應的越好那么應用就會越順暢，風險也會變小。所以，從專業的大數據公司或者機構引入大數據技術對于檔案管理部門更高效安全地運用大數據技術非常有利【2】。

有了技術成熟的大數據公司的支持，檔案管理部門可以把本單位的在實際工作中的一些需求和遇到的困難與之溝通，在此基礎上雙方總結出一種適合檔案管理需要的針對性工具。大數據機構利用本公司成熟的技術把這些工具開發出來，這些應時而出工具必將在提升檔案管理工作中發揮尖刀的作用，節省檔案管理人員大量時間和精力。

3.4 用明晰的制度減小大數據運用中的風險

檔案信息的泄露、丟失和篡改、知識產權的侵犯、隱私權的侵犯等情況都是檔案資源的利用中可能出現的，這都是大數據技術應用于檔案管理的潛在風險，因此必須加強對大數據的監管，制定明確的準入制度，保證技術的使用過程中一直有相應制度的保障。

3.5 檔案管理運用大數據時要有明確的目標

大數據技術在檔案管理中的數據處理能力是毋庸置疑的，可是如果檔案管理者沒有搞清楚自己想要的是什么，而是一味地沖入海量數據中花費大量時間進行分析，其作用也是徒勞的，有時候也會感到很迷茫。所以，在使用大數據工具之前明確自己的目標和標準也很重要。

4 結束語

機遇與挑戰并存，這是大數據背景下檔案管理工作面臨的情況。作為合格的檔案管理人員必須努力適應時代的要求，學習新的檔案管理技術，并把這些技術運用到自己的實際工作中，提高工作效率。

相信隨著一批批敢于拼搏勇于爭先的檔案管理人的努力，大數據在檔案管理行業的應用必將不斷發展和完善，其應用前景也會很快地展現出來。到時候，檔案管理工作的必將因為大數據技術的運用而獲得突破性發展，檔案信息的巨大魅力和潛能也會被充分挖掘出來。

參考文獻

[1]劉婷，春曉.“大數據”，新作為——“大數據”時代背景下政府作為模式的轉變[J]. 領導科學，2014（35）：4-6.

[2]錢雪梅.大數據時代檔案館公共服務的探討[J]. 蘭 臺 世 界，2014（02）.