機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略分析

白燕

摘 要：檔案是記錄單位人員及工作、活動內(nèi)容的重要資料，是一家單位歷史沿革的寫證。做好檔案管理中的電子檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位的重要任務(wù)，尤其是在大數(shù)據(jù)和云會計存儲信息時代下，電子檔案管理的價值與意義尤為突出。但在分析中發(fā)現(xiàn)，目前我國機關(guān)事業(yè)單位的電子檔案管理表現(xiàn)出電子檔案存在安全風(fēng)險、電子檔案管理評估不夠、電子檔案管理人員素質(zhì)不高等問題，只有提高電子檔案管理安全指數(shù)、健全電子檔案管理評估體系、提高電子檔案管理人員素質(zhì)，才能應(yīng)對大數(shù)據(jù)信息時代下的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；管理策略；評估體系；人員素質(zhì)

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理問題解析

1.1 電子檔案存在安全風(fēng)險

電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件和實體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄[1]。電子檔案特點表現(xiàn)為：非直讀性；對系統(tǒng)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)的依賴性；易更改性；信息存儲的高密度性；信息的共享性；信息和載體的可分離性；多媒體的集成性；對元數(shù)據(jù)（描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的數(shù)據(jù)）的依賴性。電子檔案的這些特點既是優(yōu)點，又是缺點。這些特點之所以為優(yōu)點，一是因為其為電子檔案管理工作人員的工作提供了便利性，方便檔案管理人員對檔案資料、數(shù)據(jù)進行修改，而不用再重新起草一份檔案，只需要在其存儲的U盤、云存儲等軟件或平臺中借助計算機和網(wǎng)絡(luò)即可實現(xiàn)更改，且也方便檔案管理人員錄入新的數(shù)據(jù)和實現(xiàn)對歷史數(shù)據(jù)的存檔、歸檔管理等；二是實現(xiàn)了各機關(guān)事業(yè)單位的信息共享（包括同級部門、上下級部門的信息共享）；三是傳播速度快、查閱更快捷。而這些特點也可轉(zhuǎn)變?yōu)槿秉c，電子檔案在借助計算機和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)共享和傳播、接收、查閱、保管及歸檔中，將可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題，導(dǎo)致各種信息的泄露，從而增加機關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理的安全風(fēng)險指數(shù)[2]。比如不少高校就是因電子檔案遭受網(wǎng)絡(luò)不法分子竊取，致使學(xué)生信息泄露，給學(xué)生安全隱私帶來困擾，甚至導(dǎo)致學(xué)生受騙。

1.2 電子檔案管理評估不夠

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國各機關(guān)事業(yè)的檔案管理已逐步跨入電子化時代，各機關(guān)事業(yè)單位已初步實現(xiàn)了電子檔案管理。電子檔案管理工作開展如何，需要通過國家或各省重要部門組織評估工作，以對各機關(guān)事業(yè)檔案的電子檔案管理程度進行鑒定，這有利于各機關(guān)事業(yè)單位更好做好電子檔案管理工作。然而，當(dāng)前各省對機關(guān)事業(yè)單位電子檔案的評估工作顯然不夠，缺乏鑒定導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位的電子檔案管理工作并不完善，使得機關(guān)事業(yè)單位的電子檔案管理風(fēng)險在“偷懶”之下加大。如一些機關(guān)事業(yè)單位未能充分認(rèn)識到如何保存電子檔案的U盤、光盤、移動硬盤等物質(zhì)載體，這些存儲工具未能像紙質(zhì)檔案一般列入備份數(shù)據(jù)檔案登記簿，而是被隨意放置，這將縮短這些物質(zhì)載體的使用年限，導(dǎo)致里面的部分資料無法讀取。

1.3 電子檔案管理人員素質(zhì)不高

在機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)電子檔案管理之下，對從事檔案管理工作人員素質(zhì)的要求隨之提高。檔案管理人員除了要具備較強的業(yè)務(wù)知識、政治思想水平和自我約束力之外，還需要具備較高的計算機理論知識和實際操作技能，尤其在黑客入侵率和檔案秘密泄漏率提高之下，檔案管理人員的計算機操作技能是需要不斷培訓(xùn)而提高的。但是縱觀我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員顯然還沒達(dá)到計算機技術(shù)發(fā)展的需求，多數(shù)檔案管理人員因工作量大很少參與計算機操作技能培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的實際操作技能并不高。

2 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理優(yōu)化策略

2.1 提高電子檔案管理安全指數(shù)

2.1.1檔案數(shù)據(jù)的錄入與制度管理

第一，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔中，按照“缺什么補什么”的要求及時補足，確保檔案齊全、完整；在完成檔案數(shù)據(jù)錄入中，按照設(shè)立登記、變更登記、注銷登記等事項分類排列，對單位紙質(zhì)檔案進行掃描儀掃描、光盤刻錄機刻錄備份，建立電子檔案信息庫，在錄入中創(chuàng)建數(shù)字化目錄索引，并及時動態(tài)更新調(diào)整，保障檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、方便快捷查詢。

第二，在做好檔案數(shù)據(jù)錄入工作后，為確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，需建立健全電子檔案歸檔、查閱、保管制度及數(shù)字檔案安全保管和備份制度，并落實工作責(zé)任，實行專人負(fù)責(zé)制，即哪類資料由哪個檔案管理人員管理，該檔案人員需對其所管理的電子檔案資料負(fù)起，保障其所管理的電子檔案資料的安全。一旦發(fā)現(xiàn)某些電子數(shù)據(jù)資料泄露，則應(yīng)對號檢查負(fù)責(zé)的管理人員，并對其給予一定的懲罰。同時，機關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)建立檔案查閱手冊，明確檔案查看、借閱、復(fù)印等權(quán)限和程序，在加強保密的前提下，充分發(fā)揮機關(guān)事業(yè)單位登記管理檔案的作用，避免檔案資料被單位內(nèi)的人員或其他權(quán)限人員泄露出去。比如，芝罘區(qū)機關(guān)事業(yè)單位社會保險處早在2012年就健全了電子檔案保管、統(tǒng)計、查閱、安全、保密等制度措施，實行電子檔案集中統(tǒng)一管理，并安排專門人員負(fù)責(zé)管理電子檔案，確保電子檔案資料收集齊全完整、檔案保管安全保密。同時，該社保處還啟動了離退休人員和遺屬指紋信息采集系統(tǒng)，規(guī)范了檔案電子信息管理，并借助OA辦公系統(tǒng)，將各種文書的收發(fā)、登記、承辦和文件的收集、整理、立卷和歸檔扥工作，與檔案管理相銜接，做到了電子檔案信息資源共享的同時，有效提高了電子檔案信息管理的安全指數(shù)[3]。

2.1.2電子文件的保管

要求各機關(guān)事業(yè)單位要有具備相應(yīng)技術(shù)保護條件的庫房和裝具；對歸檔載體要做好防改寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；環(huán)境溫度選定范圍為17-20℃，相對濕度選定范圍為35-45℃；物質(zhì)載體的存放地需遠(yuǎn)離強磁場，并與有害氣體隔離；對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于4年。

2.2 健全電子檔案管理評估體系

第一，評估等級劃分及認(rèn)證。可將機關(guān)事業(yè)單位對電子檔案管理的評估等級劃分為“特級”、“一級”、“二級”、“三級”四等級。等級認(rèn)證依照各機關(guān)事業(yè)單位所在省所發(fā)表的《機關(guān)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》計分，滿分為100分。特級：95-100分；一級：90-94分；二級：80-89分；三級：70-79分。

第二，評估指標(biāo)內(nèi)容及得分。評估指標(biāo)內(nèi)容應(yīng)包括管理體制、電子檔案干部隊伍建設(shè)、制度建設(shè)、檔案庫房、設(shè)施設(shè)備、電子文件歸檔、檔案保管、檔案管理現(xiàn)代化、提供利用、檔案信息開發(fā)，相應(yīng)的分值為10分、10分、8分、8分、8分、12分、12分、12分、10分、10分。

2.3 提高電子檔案管理人員素質(zhì)

要提高電子檔案管理人員的素質(zhì)，最重要的就是定期或不定期組織對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的計算機理論知識和實踐操作技能，從而提高電子檔案管理的安全性。各機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)每年為檔案管理人員舉辦不少于2次的專業(yè)技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括文書檔案管理、會計檔案管理、電子檔案管理等檔案業(yè)務(wù)知識和計算機理論知識、計算機操作技能，以全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其應(yīng)注重對檔案管理人員的計算機理論知識和操作技能培訓(xùn)，以應(yīng)對信息技術(shù)發(fā)展下的信息技術(shù)人才需求，讓檔案管理人員也成為計算機人才，為加強單位電子檔案安全管理提供人才保障。

參考文獻

[1]李冬梅.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（24）：96-97.

[2]劉茂品.試論事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略[J].農(nóng)家參謀，2018（1）：103-105.

[3]云全，愛英，王凱.機關(guān)事業(yè)單位社保處規(guī)范檔案管理[N].煙臺日報，2013-7-24（C02）