企業檔案數字化所面臨的問題及對策思考

李睿璐

摘 要：本文從基層檔案數字化建設出發，結合建設初期所遇到的困難與問題，分析原因并尋求解決辦法。文章以中鐵電子文檔管理系統的應用為例，討論了在轉變思想觀念、系統平臺規劃與搭建、應用系統功能模塊的開放升級以及經費投入等方面的必要性，并進一步探討了系統內如何開展數字檔案資源建設、數字檔案保障體系建設和數字檔案利用端建設。

關鍵詞：檔案數字化；電子檔案；檔案利用

我們所從事的檔案工作正在成為一個更具專業性、更具科技含量、更加前沿且充滿挑戰的行業。在國家兩辦印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中，就“加快推進傳統載體檔案數字化”和“加快檔案管理信息化進程”方面做出了明確細致的要求，中國中鐵集團股份有限公司自2014年起將檔案信息化建設在旗下的二、三級企業逐步推廣。本文將結合自身企業在檔案信息化及數字化建設中遇到的問題及對策做一些力所能及的探討。

筆者所在的企業是中國中鐵的三級單位，檔案工作雖然起步較晚，資源有限，但恰好處在檔案系統建設迅猛發展的幾年，檔案事業扎實從零開始。從早期的檔案資源建設、組織檔案培訓及宣傳、從事檔案編纂及利用效果反饋到后來的電子檔案軟件的安裝和應用，步步緊跟發展步伐，力求在中鐵基層檔案管理系統中發揮自身特色。現在中鐵電子文檔管理系統投入使用已經有三年時間，實踐已經進入到了實質階段，與此同時也遇到了一些現實的問題。

1 傳統檔案向數字檔案轉型的必然趨勢在基層管理中還未引起重視

在科技高速發展的今天，人們越來越多的體會到網絡化和數字化的便捷。在日常生活和行政工作中，我們使用的紙張越來越少，然而產生的數字信息資源卻在海量增加。

數字化管理其實從很早就走進了我們的視野。四公司在2006年承接的廣梧高速公路施工項目，當時業主就使用了Pallas交通工程質量管理信息系統用于工程建設的施工原始記錄、試驗檢測、驗收評定、竣工資料等內容，各參建單位人員事先通過授予的電子證書進入軟件進行填寫、修改和審閱。時至今日，檔案管理者更加意識到適應信息化、網絡化、集成化的綜合服務平臺是時代賦予我們的歷史使命。

2 電子檔案管理系統與前端業務管理系統的平臺對接工作還不完善

隨著中國中鐵各業務信息平臺的投入使用，業務信息數據的網絡化采集和集中統一管理已經成為一個必然趨勢。集團企業通過推行協同辦公集中化管理，將所有成員企業的OA辦公系統、企業網站群、項目成本管理系統、人力資源管理系統、物資管理信息系統等統一捆綁安裝在中心服務器上運行，各成員公司在本地的BS端口登錄，這樣既降低管理風險，又方便維護升級。然而因為技術和資金原因，三級公司的電子文檔管理系統并未實玩遠程與OA平臺實現對接，檔案數據庫存儲在本地服務器上，每年需要手動掛接來完成電子文件歸檔，這樣既耗費人力又容易產生隱患。

3 有限開放的功能模塊使檢索利用服務難以達到預期效果

中國中鐵電子文檔管理系統是由清華紫光軟件系統有限公司與中國中鐵電子文檔管理系統課題開發組共同研發的電子文件生命周期管理軟件。

軟件安裝之初，供應商提供有一個檔案管理員角色帳戶，但是基層單位在使用過程中發現該帳戶作為本單位電子檔案管理端（CS）的唯一使用者，在后臺管理上使用權限受到制約，實際使用功能只占其設計功能的一小部分。

在網絡用戶端（BS）使用上，中鐵電子檔案軟件是通過設置“查詢角色+數據權限”手段執行權限控制。企業員工對于檔案原文的瀏覽需要進行賦權申請，審批流程通過系統允許進行相關操作。換言之，系統管理員需要根據該單位人員職務變動來頻繁更新用戶角色，而目前供應商采取的大區維護模式很難滿足此項工作的需求。

4 基層檔案數字化建設還缺乏人員和資金的投入

為了讓企業檔案信息化工作能跟上總體信息化建設的步伐，檔案數字化轉型從設計階段起就需要持續的經費支持，這涵蓋了硬件、軟件的采購與維護，紙質檔案數字化的費用，安全系統的運維和升級以及建立數字檔案資源異地備份中心等。檔案管理人員不僅要從事傳統載體檔案的歸檔管理工作，還要指導電子文件的前期收集、整理，紙質檔案的數字化，數字檔案資源備份，數字檔案安全管理，數字檔案庫房項目軟、硬件采購和維護等。特別是處在紙質檔案和電子檔案雙軌制管理的今天，檔案管理人員工作量更可謂是翻番。

企業檔案數字化建設是一項宏大的系統工程，通過近年的摸索和總結，針對問題我認為可以做到以下幾點。

5 檔案資源數字化重在分步實施

數字檔案資源是檔案數字化管理的核心內容，數字化建設的基礎設施、應用系統和保障體系都是圍繞資源建設整體開展，但在實施過程中要嘗試分步進行。

第一步，建立本單位檔案目錄數據庫。

第二步，建立并逐漸完善各類全文數據庫。數字檔案的來源一部分來自全閉合的前端業務系統形成的數字信息記錄；一部分來自多媒體器材生成的音頻、視頻文件；還有一部分來自對紙質檔案經過數字化掃描轉換形成的靜態圖像副本。紙質檔案的數字化轉換工作雖然勢在必行，但并不是全盤施行。按照國家檔案局第9號令、《電子檔案移交與接收辦法》等規定，保管期限為永久的機關紙質檔案為必選的數字化對象，保管期限為定期的紙質檔案可在保管期滿后鑒定是否有必要將其列入數字化對象，這意味著數字化進程可以按鑒定結果逐年推進。

6 建立數字檔案資源保障體系

基層檔案管理想要與時代發展同步，就要從“管文件”向“管數據”轉變，打造與企業發展相適應、相匹配的數字檔案資源保障體系，這個體系的實質就是來自經費、制度和人才三方面的保障。

在實體配置方面，數字檔案是一個從啟動之始就需要整體構建，后期根據增量來擴容，是一個長期、持續的投入過程。

在人才保障方面，2014年國家檔案局發布的《數字檔案室建設指南》中要求，“數字檔案室應配備滿足工作需要的專職管理人員，條件成熟的，應配備2名以上專職管理人員”。人員的培養既要夯實檔案專業知識，又要強化計算機軟硬件操作技能，同時建立統一的人才評價系統，給檔案人員在職業發展上提供指引。

為了實現明確責任、細化標準，企業還需建立完備的制度體系：各門類電子文件歸檔與電子檔案管理制度，數字檔案工作職責分工及獎懲制度，人才配備與經費保障制度，數字檔案資源備份管理制度，應用系統運維和管理制度，安全管理制度等。

7 深化落實檔案管理信息化平臺的服務功能

雖然經過多年積累，我們的檔案信息利用能力普遍仍落后于檔案管理的其他環節，日常工作中還存在重實體、輕信息，重保管、輕利用的現象，我們的室藏資源猶如信息“孤島”一樣常年閑置。為了盤活檔案信息資源，一方面要開放網絡利用端口，允許企業用戶遠程調用檔案資源；另一方面，要加強企業自身檔案信息平臺的技術支持，優化升級服務水平。

除此以外，筆者認為基層檔案管理信息化工作還可以在宣傳推廣、外部借鑒、數據資源的二次開發等方面做出更多嘗試。

誠然，檔案數字化建設確能有效推動計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等在檔案領域中的應用，其產生的新理論、新技術、新方法將引領一系列變革。然而這條道路漫長而艱辛，需要我們始于規劃、勤于思考、善于總結，最終必將檔案事業推向歷史的新起點。

參考文獻

[1]李明華.主編.數字檔案室建設理論.第1版.北京.中國文史出版社.143-146

[2]中國中鐵電子文檔管理系統課題開發組.主編.中國中鐵電子文檔案管理系統用戶使用手冊.36