淺談檔案信息化建設中若干問題的思考

李蓉

摘要：檔案信息管理可以保證檔案信息的科學管理和優化配置，這也是檔案管理適應社會信息化發展的必然要求。要在一個全面決勝階段建設小康社會，全面深化改革，全面依法治國，全面深化改革，實現中華民族的關鍵和關鍵時期的偉大復興。檔案工作必須建立創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，主動適應新常態的經濟發展，抓住機遇，改革創新，全面建設小康社會。目前，檔案信息化建設還存在一些不足之處，需要在管理過程中進一步完善和創新。

關鍵詞：檔案信息化；問題；思考

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018） 5（b）-0000-00

檔案信息化在上世紀末提出以來，我國檔案信息化建設已初見成效，信息化檔案的新管理模式已得到社會的廣泛認可。但對整個檔案管理工作來說，檔案信息也屬于新穎事物，檔案信息管理也屬于一種全新的管理模式，在努力避免走失的過程中。本文就檔案信息化管理中存在的一些問題提出了一些看法。

1檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢

檔案信息的構建是以人為本、可持續發展的科學發展觀為基礎的。經過30多年的發展，檔案信息化建設已初具規模。最初是建立在一個局域網（LAN），電子政務網絡，互聯網作為一個平臺，基于檔案管理信息系統，中心的文件目錄、數據庫、文件使用平臺為基礎，基于檔案信息系統信息發布網站的文件。

根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，我省檔案館信息化建設實現程序和檔案工作的指導思想和主要任務，基于檔案信息基礎設施建設和檔案資源數據庫建設為基礎，以文件管理標準化、文件信息數字化，文件服務網絡為內容，和擴大檔案信息資源開發利用為目標，按照總體規劃、統一標準、分級的原則建設，安全，充分利用計算機和網絡通信技術，實現了檔案信息管理和服務，加快器官和機構計算機檔案管理和檔案信息資源標準化，促進全省檔案持續、快速和健康發展。

堅持服務經濟建設和服務社會是數字檔案基本建設的主要任務。現在，人們變得越來越有效率，領導者需要迅速而準確地做出重要決定。所有職能部門都必須快速、及時地工作；每個業務部門的檔案信息需求都在不斷增加，如橋梁工程檔案，一些建設單位可能在偏遠山區的作業，咨詢業務檔案是不方便的，來回要好多天，他們迫切要求信息共享。一些投資項目投資者想知道當地的整體情況敢于投資，因此了解當地檔案只有細節是最全面、最新、最直接、最方便的地方，尤其是檔案部咨詢中心建立了當前文件后，各界人民和投資者獲取信息更方便，這一切都迫使檔案信息的存儲和使用部門必須盡快改變原來的傳統方法管理、檢索和使用，與現代化、多功能的服務措施，使檔案信息及時的收集，和容易提供需求者的方方面面。

2檔案信息化建設基礎性工作實踐過程中存在的問題

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、標準化滯后和各種應用的并存，嚴重影響了整體系統水平的提高。文件軟件不夠全面，不能包含整個文件管理過程，不能完全反映文件信息的全貌。檔案管理軟件、計算機軟件公司開發其檔案、使用方法、格式、系統環境是不一樣的，不能實現互聯互通，不利于檔案信息的綜合利用和未來的合理共享。這限制了檔案工作的現代化和信息化進程。

檔案信息和網絡基礎設施的分布是不同的，層次不同，通用性差，不能有效地結合起來。標準化和標準化工作需要進一步加強。文檔管理應用程序計算機的前提是具有統一的規范和標準。然而，傳統的檔案管理方法導致了圖書質量和時間的不一致性。各種類型文件的描述標準數不勝數。他們只關注系統或專業領域，不能完全實現。統一的標準也阻礙了計算機文件管理的發展。

檔案信息的建設，包括基礎設施建設、人員隊伍建設、信息資源建設和應用系統建設，是一個涉及項目多個方面的系統，需要統籌規劃和行政部門結合實際規劃和逐步實施。檔案數字化與網絡化是信息建設中的信息資源建設，是檔案信息建設的基本任務之一。檔案信息建設的目標應是信息資源建設的核心內容，作為電子信息管理的核心內容，保證電子檔案信息的真實性、完整性和安全性。同時，以互聯網為基礎，加快檔案信息資源數據庫建設，建立電子檔案檔案數據庫，實現電子文檔的有效管理和實時使用，實現檔案信息網絡和數字檔案信息管理。

基本檔案信息化工作是一項復雜的系統工程，持續，包括總體設計、軟件開發或選購，文件整理，掃描輸入，系統管理，光盤備份、查詢管理、安全措施、等檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面、每個鏈接，其中最主要的是一個基本的工作標準化的電子檔案，檔案標準建立健全和真正的實踐。文件本身是一個系統工程標準和規范，促進自動化建設，必須特別注意電子文件標準化和規范化（如電子文件目錄數據庫結構和交換格式的統一，檔案軟件使用環境底部，輸入對象和特定格式的統一，等等）。

3堅持以人為本，做好檔案管理信息化建設基礎性工作

文件管理信息化基礎工作，首先，從電子檔案的基本建設，主要是通過描述文件、掃描等形式，建立目錄項目資源庫（如數據目錄和文件目錄、卷、文件目錄；圖片）將以各種物理載體的形式將信息歸檔，所有的光盤都存儲在數字記錄中，各種內存、磁盤和其他計算機完成檔案的收集文件信息的數字化轉換。為信息社會提供數字化文件信息資源，目的是實現快速搜索查詢、信息資源共享。

進行電子檔案歸檔也要以人為本，組成一個團隊，進行這項工作。現代社會已經進入信息時代，文件作為信息資源的一部分，已被越來越多的關注和重視，作為一個新時代的檔案管理人員，應提高自身的水平，提高專業技術能力，可以充分利用現代方法進行文件服務工作，努力學習計算機技術，如網絡技術、多媒體技術、更好的檔案收集、管理、保存、利用服務，提高電子檔案的開發能力，承擔電子檔案工作的負擔。

安全訪問而言，計算機的應用目錄文件，描述和檢索、統計工作，應設置不同的訪問權限，搜索、查看、復制檔案工作的限制，如操作電腦為了防止外國人員直接修改文件，防止機密文件的文件。

目前，電子文件和紙質文件用相同的兩套文件轉換成文件。它采用不同的編目方法和存儲設備。檔案部門應在每一卷紙文件準備表或卷目錄表示“注意”項目的相應的電子文檔編碼和內存地址，同時， 電子文件目錄中的“注意”項目在相應的紙質文件文件號碼和地址，以便使用互補時參考。

因為檔案信息化建設是一個龐大的系統工程，在數字信息轉換為數字信息，存在于數據庫的形式，通過計算機網絡技術交流，檔案信息資源的合理共享，建立一個大型數據庫服務器、文件信息，提供了有力的信息保障資源的研究和開發項目，總結形式學習材料，如通過建立檔案網絡，網絡、數字檔案信息成為互聯網通信的大動脈，共享資源的檔案。

4 結語

檔案信息化是檔案管理部門科學管理和優化檔案信息的必要手段。檔案管理人員應加強檔案信息化的思想意識，重視信息化建設的適用性和有效性，進一步提高檔案信息管理水平。

參考文獻

[1]趙屹，《檔案信息網絡化建設》，北京圖書館出版社，出版日期：2003年10月1日

[2]顏海，《檔案信息資源開發利用》，武漢大學出版社，出版日期：2004年3月1日