高校電子檔案管理的問題分析

劉國萍

摘 要：網絡技術被廣泛運用到各個領域，高校的檔案管理也進入了電子管理的時代。電子檔案管理能夠有效提高高校檔案管理的工作效率，但是高校的電子檔案管理從無到有、從有到運用熟練是需要一個過程的。針對高校檔案管理現狀，深入剖析高校檔案管理特點及電子文件檔案管理中存在的問題，提出了可行性解決辦法，試圖探索高校電子文件檔案管理的新途徑，使高校檔案管理更趨科學，方法更為有效。

關鍵詞：高校；檔案；管理；問題；分析

“互聯網+”的發展促進了檔案管理方式和內容的改變，檔案存儲途徑、存儲方式基本實現了信息化，電子檔案因在傳遞速度上擁有紙質檔案無法比擬的速度優勢，更符合信息時代信息共享的要求，為檔案部門提高服務能力、改善服務效果帶來質的飛躍。但也存在著一些問題。

一、高校電子檔案管理現狀及問題

電子檔案在提高工作效率的同時實現資源共享，借閱和使用都具有比紙質檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務。電子檔案突破時間和空間的限制，實現檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對計算機和網絡設備存在高度依賴性，而計算機和網絡容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對檔案保存的安全性有更高的要求。

（ 一） 高校電子檔案管理的內容

高校電子檔案管理的內容包括學校制度性的電子文件、高校主頁網站信息及重大活動中所形成的照片或視頻資料、學校內部局域網平臺的數據庫及數據庫管理系統的信息資料、學生的學籍及成績等，按照類別大致可以分為： 學生檔案、教學檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財務檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實上，高校為應對種類繁多、任務繁雜的檔案管理，基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理，科研檔案歸科研處管理、財務檔案由財務處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學及科研檔案因為有評估和考核的需要，相對較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。

（ 二） 高校電子檔案管理的問題

1.電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規范，沒有統一標準。一方面電子檔案的存儲制度和標準不完善，歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規范化的標準執行。而且電子文檔要經過不同部門才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉移和接收的工作過程中，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術性與特殊性，各部門各自為政，電子檔案存儲設備選擇、數據格式分類不統一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導致電子文檔的歸檔要么重復儲存，要么就會出現缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒有備份資料留存，一旦數據丟失或者被篡改，難以復原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。

2.電子檔案管理人員的專業意識和專業技能需加強。高校紙質制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設的檔案科專人管理，其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理，各部門領導對電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質量參差不齊。檔案電子化管理過程對管理人員的業務知識和計算機技能提出更高要求，各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關培訓，難免會降低檔案收集的質量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。

3.對檔案電子化過程中投入的資金不足。部分高校對電子檔案管理的規范性重視不夠，有關規范性要求落實不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設備能省則省，觀念上的疏忽嚴重阻礙了電子檔案信息管理系統的建設，制約了電子檔案的發展。

二、高校電子文件檔案管理問題的解決途徑

如何搞好電子文件檔案的應用及管理是新時期高校檔案工作面臨的一項十分緊迫的任務。高校電子文件檔案管理要做好以下幾方面的問題：

（一） 應加快高校電子文件檔案的信息網絡化建設工作

高校電子文件檔案信息網絡建設是實現電子文件檔案有效利用的基礎，建設高校電子文件檔案信息網絡需要做好兩方面的工作：

1.制定出學校電子文件檔案網絡建設的總體規劃，使信息網絡建設有計劃，有步驟，有重點的進行。既要有學校規劃，還要有部門規劃； 既要有長遠規劃，還要有短期規劃。

2.制定統一的電子文件檔案信息網絡應用標準。只有統一的網絡系統，才能實現電子文件檔案資源的有效共享，保證學校各部門能高效，快捷，簡易地獲取信息網絡中任何檔案數據庫中的檔案信息。

（二）建立適合高校檔案管理的電子文件歸檔制度和使用制度

高校電子文件檔案數量大，種類多，涉及多個部門，原始電子文件的及時歸檔和儲存至關重要。要建立專門的電子文件歸檔和使用制度，制定電子文件檔案的接收，檢驗，保管，利用，鑒定，銷毀制度，設置操作流程，檔案操作各部門要專人專機。要統一各部門電子文件檔案存儲的格式和存儲軟件，防止電子文件檔案在格式轉換或由于軟件兼容性等問題被意外損壞或丟失。對電子文件檔案的操作人員要有專門的身份驗證和數字簽名等識別手段，并設置相應讀寫權限，預防電子文件檔案被非法訪問和隨意刪改。在確保檔案信息安全的前提下，促進電子文件檔案的有效共享。

（三）加強電子文件檔案存儲設備以及網絡設施的安全工作

1.保障電子文件檔案存儲設備的安全，要不斷更新和改進存儲設備，定期對軟硬件進行升級，定期對設備進行維護更新，保證存儲設備處于良好狀態。

2.使用不同的存儲媒介，定期對電子文件檔案進行備份存儲，防止電子文件檔案在意外情況下丟失。還要通過網絡防火墻、病毒預防等措施，加強電子文件檔案在存儲過程中的安全。

（四）高校電子文件檔案在存儲過程中，為了保證電子文件檔案的存儲壽命，對電子文件檔案的存儲環境要求很高，對存儲環境的溫度、濕度、防磁性等方面都有嚴格要求，要保證檔案具有安全的存儲環境。同時，不斷更新存儲技術和設備，不斷改進現代化管理手段，保證電子文件檔案存儲的有效性和可讀性。

（五）加強安全密鑰的分屬管理。安全密鑰是打開電子檔案的一把鑰匙，是破解安全防護軟件的重要工具。高校應加強安全密鑰的分屬管理，要本著確保信息安全的目的，減少檔案的提取流程。高校可以采取指紋認證方式，采取指紋認證后能夠確保提取人身份和證件統一，然后實行一人分管多個安全密鑰的方式，增加獲取安全密鑰的認證信息就可以了。

（六）提高管理人員的素質。要提高管理人員的素質必須加強工作人員的思想政治建設、職業道德建設。

1.要開展關于檔案管理工作人員的思想政治教育學習活動，樹立愛崗敬業模范，提高工作人員的工作積極性以及對職業的熱愛程度。

2.要給檔案管理人員提供職業技能培訓渠道，加強他們的職業技術培訓，要求他們掌握相應的軟件運用方法、數據管理方法，使之能夠滿足高校電子檔案管理的工作需求。

總之，信息技術為高校檔案管理注入了新鮮血液，提供了新的管理方法和手段，高校充分利用電子文件檔案，借用電子檔案的技術來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。發揮電子文件檔案的應有作用，才會使高校檔案管理更有效，更快捷，更方便。

[參考文獻]

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[2]孟繁俐.高校電子文件檔案的應用與管理[J]. 中國高新區2018（1）：79

（作者單位：濰坊學院 經濟管理學院，山東 濰坊 261061）