論企業(yè)檔案在企業(yè)知識(shí)管理中的作用

張海英

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，知識(shí)和信息的重要作用也逐漸顯現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代需求。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一種基礎(chǔ)性信息資源，在企業(yè)管理的各個(gè)方面發(fā)揮著重要的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；企業(yè)知識(shí)管理；作用

企業(yè)只有把知識(shí)作為核心戰(zhàn)略資源才能在嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，也才能獲得更好的發(fā)展前景和更卓越的成績(jī)。在21世紀(jì)的今天，在企業(yè)知識(shí)管理中要發(fā)揮企業(yè)檔案的作用和優(yōu)勢(shì)，并且對(duì)企業(yè)知識(shí)進(jìn)行合理有效的管理，促使企業(yè)檔案工作的綜合效能近最大程度的發(fā)揮出來(lái)，運(yùn)用科學(xué)合理的方式提高企業(yè)核心戰(zhàn)略資源的開(kāi)發(fā)與利用，使企業(yè)可以在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案管理和知識(shí)管理兩者之間的關(guān)系

檔案管理是伴隨社會(huì)生產(chǎn)力和科技水平的發(fā)展而發(fā)展的，并且也是一項(xiàng)具有悠久歷史的活動(dòng)。從管理的方式上看，檔案管理歷經(jīng)了手工操作-計(jì)算機(jī)管理的過(guò)度，從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用到信息化的變化過(guò)程。知識(shí)管理指的是檔案知識(shí)最突出的顯性知識(shí)，而且是進(jìn)行一系列的規(guī)范化處理（格式的編號(hào)、編目）的顯性知識(shí)。如果企業(yè)檔案管理中應(yīng)用到知識(shí)資源的管理，知識(shí)資源管理會(huì)為企業(yè)檔案管理創(chuàng)造全新的價(jià)值。在計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)迅速普及后，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的使用范圍也逐漸擴(kuò)大，也對(duì)人類社會(huì)的企業(yè)管理起到了重要的作用，主要體現(xiàn)在對(duì)企業(yè)的文件、檔案、事、進(jìn)行自動(dòng)化的管理。但是在信息時(shí)代方便快捷的今天，假設(shè)企業(yè)檔案管理還處于“信息管理”的水平上，勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展、管理的需要，所以企業(yè)檔案管理的方式要向信息管理的方式改變，這也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理模式轉(zhuǎn)變的必然趨勢(shì)。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案在企業(yè)知識(shí)管理中作用的具體途徑

2.1 將企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展的沉淀器

企業(yè)檔案是展現(xiàn)企業(yè)知識(shí)性質(zhì)管理的沉淀器，并且記錄企業(yè)的各種活動(dòng)，歸納企業(yè)工作人員在工作中得到的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和知識(shí)，與此同時(shí)還是企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的沉淀容器。曾經(jīng)有公司在企業(yè)管理中表示，知識(shí)的主要容器便是文檔，并且是被整理歸納的顯性知識(shí)，而在這些文檔中，涵蓋了成百上千的企業(yè)發(fā)展所具備的知識(shí)財(cái)富。因此，在企業(yè)發(fā)展中必須把企業(yè)檔案管理當(dāng)做發(fā)展的沉淀器，并且將以前的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)與認(rèn)知全部沉淀起來(lái)，只有這樣企業(yè)在日后的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中才能立于不敗之地。

2.2 成為企業(yè)知識(shí)管理的直接參與者

面對(duì)知識(shí)管理的新要求.企業(yè)檔案人員不能停留在“看門(mén)人”的角色，而需要完成工作角色的重建：掌握企業(yè)知識(shí)管理的理論和方法，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，發(fā)掘創(chuàng)造性，成為信息和知識(shí)的發(fā)現(xiàn)者、加工者、傳遞者和貢獻(xiàn)者。具體地，以往對(duì)企業(yè)檔案的管理停留在對(duì)其實(shí)體即實(shí)體內(nèi)信息的管理，是顯性知識(shí)管理，然而隱藏于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、決策方案、企業(yè)文化、管理流程等方面的。難以系統(tǒng)化、形象化的隱性知識(shí)是知識(shí)管理發(fā)掘的重點(diǎn)對(duì)象。這就要求企業(yè)檔案人員樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的思想，走出本部門(mén)。走向企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域的實(shí)踐活動(dòng).領(lǐng)悟、認(rèn)同并把握企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力和文化內(nèi)涵，同時(shí)在企業(yè)相關(guān)激勵(lì)制度下充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，與隱性知識(shí)存在的部門(mén)、員工建立友好合作的關(guān)系，從而評(píng)價(jià)、采集、加工隱藏于組織、企業(yè)文化、企業(yè)成員頭腦中的隱性知識(shí)，承擔(dān)起隱性知識(shí)向顯性知識(shí)轉(zhuǎn)換的新任務(wù)。

2.3 拓展和完善企業(yè)檔案管理職能

隨著企業(yè)知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，企業(yè)需要擁有全新的檔案管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過(guò)去對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對(duì)檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源的共享。這就要求我們轉(zhuǎn)變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，在企業(yè)知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來(lái)檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。

2.4 企業(yè)發(fā)展新的檔案管理技術(shù)

當(dāng)今社會(huì)，科技和知識(shí)的更新水平越來(lái)越快，更新周期也相應(yīng)縮短。為了適應(yīng)更加快節(jié)奏的技術(shù)和資源需求革新，企業(yè)檔案管理工作也要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代化的知識(shí)管理需求。通過(guò)對(duì)目前企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀分析.筆者發(fā)現(xiàn)制約我國(guó)企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展最主要的瓶頸在于投資力度不大、信息化硬件設(shè)施不到位等。企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性，并且從自我分析中找到企業(yè)知識(shí)管理工作的缺點(diǎn)和不足，采取措施掃清發(fā)展障礙，來(lái)促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。筆者結(jié)合企業(yè)信息技術(shù)現(xiàn)狀，給出以下幾點(diǎn)建議：

首先，企業(yè)應(yīng)加大研發(fā)部門(mén)的投入，加強(qiáng)自身研發(fā)能力，或者與研發(fā)部門(mén)進(jìn)行合作，共同開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理技術(shù)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)來(lái)選擇不同的道路，比如，自身財(cái)力雄厚的企業(yè)，應(yīng)更多地傾向于自主開(kāi)發(fā)檔案管理技術(shù)；其次，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著企業(yè)信息化程度不斷提高，企業(yè)的生產(chǎn)方式、管理方式等逐漸走向科學(xué)化和智能化，但是目前很多企業(yè)檔案的信息化程度不深，做得遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，很難適應(yīng)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案信息化程度的要求，此時(shí)應(yīng)主要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快企業(yè)檔案的信息化、系統(tǒng)化和平臺(tái)化，積極加大檔案資源地開(kāi)發(fā)和利用，爭(zhēng)取提高企業(yè)知識(shí)管理的效率和效益。

2.5 構(gòu)建企業(yè)檔案知識(shí)管理信息系統(tǒng)

企業(yè)檔案管理由傳統(tǒng)的檔案管理方式向知識(shí)管理方式的轉(zhuǎn)變實(shí)質(zhì)上是檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，但是從轉(zhuǎn)變的具體形式來(lái)看，主要是企業(yè)檔案信息化的建設(shè)即企業(yè)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的進(jìn)一步深化。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，需要思考如何利用信息化的手段及方法提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的層次和深度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源公開(kāi)共享，最大限度最大范圍地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

2.5.1 強(qiáng)調(diào)館藏資源的數(shù)字化、電子化

在檔案資源建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)館藏資源的電子化，逐步建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案編研成果數(shù)據(jù)庫(kù)等多層次的數(shù)據(jù)庫(kù)檢索體系，從而提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率。

2.5.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案知識(shí)管理平臺(tái)建設(shè)

企業(yè)檔案知識(shí)管理平臺(tái)不是一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)管理軟件，而是需要整合檔案、圖書(shū)、情報(bào)等資源進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，以重要的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，匯集企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)（如OA、EPR、SCM、CPC、PDM等系統(tǒng)），形成企業(yè)知識(shí)資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)、情報(bào)管理流程規(guī)范化、信息化，提高檔案、圖書(shū)、情報(bào)的服務(wù)利用水平，為企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)及長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃服務(wù)。

2.5.3 建立以計(jì)算機(jī)檢索為主的知識(shí)檢索系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)的檢索服務(wù)、跨庫(kù)檢索服務(wù)。利用資源統(tǒng)一檢索功能授權(quán)用戶，就可以在統(tǒng)一平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案、情報(bào)、圖書(shū)等知識(shí)資源的檢索。實(shí)現(xiàn)檢索詞一體提交，多庫(kù)并行檢索，統(tǒng)一返回檢索結(jié)果，并顯示資源的形態(tài)、權(quán)限、館藏?cái)?shù)量等信息。以此實(shí)現(xiàn)檔案利用工作的增值服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，面對(duì)知識(shí)管理的趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作必須積極參與其中，通過(guò)吸收知識(shí)管理理念、設(shè)置相關(guān)激勵(lì)制度、提升人員知識(shí)管理素質(zhì)和能力來(lái)提升檔案工作的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)資源的創(chuàng)新與共享，使之與企業(yè)的發(fā)展緊密地聯(lián)系起來(lái)，成為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障。

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