談我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

姜玉輝

摘 要：隨著社會的發(fā)展，市場也有了較大的變化，行業(yè)的人才流動現(xiàn)象也更加明顯，流動人員的人事管理檔案的管理在社會中具有重要的意義，作為企業(yè)中人事部門參考的重要依據(jù)，人事檔案的管理需要進(jìn)行完善，使其能夠發(fā)揮作用。文章對我國的流動人員的人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出相關(guān)對策。

關(guān)鍵詞：流動人員；人事檔案管理；難點(diǎn)；現(xiàn)狀；措施

1 提升人事檔案管理的重要性

人事檔案對人們的信息記錄具有重要的意義，包括歷史的信息，企業(yè)對人員的選擇也需要根據(jù)人事檔案作為參考，所以，人事檔案的作用十分重要。我國的社會主義市場的變化使人才的流動受到影響，多數(shù)的檔案在投入之后無法再找到，造成檔案的管理遇到困難，同時廢棄的檔案的產(chǎn)生還會影響檔案管理的進(jìn)行。另外，檔案由于廢棄和消失等造成的檔案糾紛也有著較大的影響，企業(yè)的人事管理中的人才選擇也缺少了參考依據(jù)。可見，人事檔案的管理如果缺乏完整性，會使個人和社會受到較大的損失，造成問題，所以，需要將流動性的人員人事檔案管理進(jìn)行完善和提高，解決其中存在的問題，有著重要的作用。

2 我國目前流動人員人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案的內(nèi)容的真實性得不到保障。人事檔案在投入使用后會出現(xiàn)信息的遺漏問題，大部分信息為個人填寫，這種信息的真實性無法保證，缺少客觀性，也是檔案內(nèi)容缺少了其本來的價值。檔案管理中缺少規(guī)范性，流動的人員的檔案沒有根據(jù)規(guī)定進(jìn)行傳遞，導(dǎo)致部門進(jìn)行檔案的處理環(huán)節(jié)中初選問題，檔案的內(nèi)容不能得到更新，這使企業(yè)的人事的需求無法得到滿足。另外，人事檔案作為證明，其作用和價值逐漸降低，因為檔案屬于個人隱私，所以采取密封的方式進(jìn)行保存，這使其作用發(fā)揮受到了阻礙。所以，應(yīng)該對檔案中不包含隱私信息的部分進(jìn)行公開使用，才能使檔案的利用得到提升，使人事部門得到參考。流動人員的人事檔案的管理制度沒有得到完善，這使檔案的管理面臨著一定的問題，管理的效率較低，還有的管理部門為了利益而進(jìn)行管理費(fèi)用的收取，這使檔案管理的要求不能滿足。

3 人事檔案管理中存在的困難和重點(diǎn)

3.1 流動人員人事檔案管理的完整歸檔較難

檔案管理需要具有完整性，也是保證檔案真實性的重要因素，在檔案管理中，實現(xiàn)其完整性具有較大的難度，由于流動人員具有特殊的特點(diǎn)，一些流動人員在調(diào)離原工作崗位后，檔案常由本人自己保管，在他們沒有找到工作之前，檔案的管理也是個空缺。

3.2 流動人員人事檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理難

檔案是重要的信息資源，其被利用率越來越大，它的作用和價值也逐漸體現(xiàn)出來，要想達(dá)到資源的共享，就要使檔案的價值和作用發(fā)揮更大的作用，所以應(yīng)該加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，流動人員的人事檔案來源多、結(jié)構(gòu)又復(fù)雜，流動人員的原有職業(yè)有很多種，由于職業(yè)繁多，每份檔案的內(nèi)容也會千差萬別，實行規(guī)范化管理似乎不太現(xiàn)實，很多檔案還是以原來的結(jié)構(gòu)形式存在，檔案更新效率比較低，歸檔到人事檔案管理部門，這些檔案就顯得尤為的復(fù)雜和無序。

3.3 流動人員人事檔案的查找和利用檔案難

方便以后人事檔案的利用是檔案管理的根本目的，要想快速、準(zhǔn)確的查找檔案，在現(xiàn)在看來還是有一定的難度的，主要原因在于這類檔案的數(shù)量多、需求面廣、查閱次數(shù)多、管理手段也落后。

4 幾點(diǎn)關(guān)于如何加強(qiáng)流動人員檔案管理的措施和建議

4.1 加強(qiáng)檔案人員的管理意識

管理效果依賴于檔案人員的管理意識，所以，加強(qiáng)管理意識才是根本所在，要完善檔案的收集環(huán)節(jié)，建立起來健全的流動人員檔案材料的收集網(wǎng)絡(luò)，以定時定向收集方式為主，以動態(tài)跟蹤的分散收集為輔，要改變傳統(tǒng)的檔案收集和保存方式，繼續(xù)推廣已經(jīng)開始局部使用的“人事立戶”的存檔方式；要優(yōu)化檔案的內(nèi)容構(gòu)成，在檔案中主要記載比如個人文化程度、專業(yè)水平等的信息，這樣才會提升人事檔案的利用價值，用人單位也可以根據(jù)檔案的信息，對個人進(jìn)行選拔和重點(diǎn)培養(yǎng)。

4.2 提高檔案人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，在信息化程度較高的今天，數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為當(dāng)今時代的主流，并應(yīng)用在各行各業(yè)中，檔案是重要的信息資源，因此應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)方法，加強(qiáng)檔案的管理和利用工作，以更好的服務(wù)于社會。

4.3 實行管理手段和技術(shù)更新

社會對于流動人員的人事檔案查閱利用率還是比較高的，但是管理部門仍然采用的是落后的管理設(shè)備和手段，不能滿足社會對流動人員人事檔案的查閱利用需要，實行管理手段和技術(shù)的更新已經(jīng)成為21世紀(jì)社會的發(fā)展主流，流動人員的人事檔案是人才信息的重要組成部分，只有使用先進(jìn)的管理設(shè)備、采用先進(jìn)的管理技術(shù)才能實現(xiàn)檔案的高效利用，提升檔案的利用價值，將不屬于保密范疇的檔案部分進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)管理。人才管理中心必須建立現(xiàn)代化管理設(shè)備，建設(shè)人事檔案管理的電子信息庫，實行服務(wù)器、光盤保存的管理與保護(hù)，建立信息化的檢索方式、工具，研發(fā)適合需要的人事檔案信息管理軟件，將不涉密、能公開的的人員人事檔案信息可以實行網(wǎng)絡(luò)共享，便于用人單位參考，提高用人的準(zhǔn)確性、可靠性。

4.4 建立檔案管理的新型模式

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的改革，加快產(chǎn)生了人事代理制度，流動人員的人事檔案管理、工資核算等工作任務(wù)由人才交流中心管理，而不是由用人單位管理，這是一種新的用人機(jī)制，這就決定了人事檔案管理實行了新型管理模式，它改變了以往人事檔案管理的封閉化、分散各部門管理的現(xiàn)狀，而是向社會化、公開化的方向發(fā)展，這種管理模式的好處是可以保證檔案的完整齊全，這種集中統(tǒng)一管理的方式規(guī)范了管理工作，管理標(biāo)準(zhǔn)也很統(tǒng)一，方便社會對于人事檔案的廣泛利用，既省時又省力。

5 結(jié)語

人事檔案的管理具有重要的作用，目前我國的流動人員的人事檔案管理中存在較多的漏洞，導(dǎo)致檔案的利用價值降低，為了使檔案的價值得到實現(xiàn)，需要對人事檔案的管理進(jìn)行加強(qiáng)，完善管理環(huán)節(jié)中的處理程序，對檔案的內(nèi)容進(jìn)行完善，使其具有真實性，各個管理部分需要提高重視性，對流動人員的檔案采取新型的管理方式來進(jìn)行

加強(qiáng)。

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