事業單位檔案管理信息化建設路徑探討

王春霞

摘 要：檔案有著記錄真實歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數據，對解決遺留問題起了很大的作用。而在事業單位中的檔案資料里也詳細的記錄了各個項目的發展情況，事業單位檔案管理作為一項基礎性工作，對檔案的信息化管理建設有重要的指導作用。本文旨在探討分析事業單位檔案信息化管理的重要性，對事業單位檔案管理檔案信息化建設中存在的問題以及如何完善事業單位檔案管理信息化建設提出有效性策略。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；策略研究

1 引言

隨著經濟的不斷增長和市場發展，社會競爭壓力加大。資源檔案信息化管理是我國事業單位可持續發展的重要性依據和保障。由于事業單位是我國國民經濟建設的重要支撐，關系著國民民生保障的方方面面，所以必須重視和利用起來[1]。我國事業單位檔案在時代的變遷中不斷發展壯大；因為現代信息化正在向數字化、智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求，而更多發展起來的則是電子檔案，事業單位檔案信息化管理體系逐步得到補充和完善。面對目前的形勢，事業單位檔案管理信息部門必須繼續向前推行，能促使事業單位充分利用事業單位進行挖掘和創造，合理保障人民群眾的利益，構建一個健康穩定的社會環境。

2 事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

事業單位檔案管理信息化建設在社會發展中起著不可或缺的作用，它對社會市場的發展有著重要意義。數字化、無紙化管理都為現代化的企業發展提供了新思路，在信息化發展中實現了檔案信息與用戶的無距離交流，實現了檔案信息的共享利用。這種重要性的表現具體體現在兩方面：

2.1 檔案管理工作更加便捷

現代信息化正在向數字化、智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求。紙質檔案會隨著時間的發展變得難以保存甚至難以辨認筆跡，對后來的查閱和使用都帶來了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲存，不易丟失而且更易

查閱。

2.2 查找檔案更加容易

傳統紙質檔案里，如果想要在查找資料時篩選更多的信息需要浪費很多的精力和時間。但是將檔案管理信息化之后，可以輕易的從大量復雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節省了時間，提高了事業單位工作效率，實現了檔案信息遠程化傳播，促進了事業單位的有效健康發展。

2.3 檔案更加透明化

檔案在進行了管理信息化后更加透明，事業單位的領導和員工都可以對公開檔案進行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到事業單位的發展中，同時事業單位也可以接受員工的監督，調動了員工工作的積極性和主動性。

3 當前事業單位檔案管理現狀分析

3.1 傳統的管理方法落后

現代信息化正在向數字化、智能化的方向飛躍發展，單一的紙質檔案已經無法滿足信息化時代的要求，而更多發展起來的則是電子檔案，事業單位檔案信息化管理體系逐步得到補充和完善。紙質檔案存在著檔案管理電子信息系統的不完善、管理設備落后、檔案利用率低等問題。隨之給政府帶來了一定的麻煩，主要體現在不完善的檔案管理電子信息系統和系統設備落后兩個方面。

一方面是檔案管理電子信息系統的不完善。目前有一些事業單位檔案管理部門在信息開發時，由于對信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來完成對數據的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統的分析事業單位信息化管理未來的趨勢，造成信息缺失，影響員工工作效率。另一方面，事業單位檔案管理部門的電子化設備還比較落后，沒有及時更新發展觀念和方法，導致信息數據都比較陳舊，事業單位檔案管理沒有辦法及時的傳遞信息，傳統的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

3.2 對事業單位檔案管理信息化建設不夠重視

隨著社會經濟和科學技術的快速發展，事業單位檔案管理中的信息化研究也越來越深入，不斷形成了新的發展趨勢但是事業單位部門對檔案管理信息化采取忽視的態度，沒有認識到信息化管理的重要性。并且我國對事業單位檔案信息化管理的經驗不足，建設程度與實際情況不匹配，造成資源浪費和信息流失。

3.3 軟硬件系統設施不完善

目前有些事業單位缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業績上而忽略了軟硬件設備的不完善問題。沒有配套的軟硬件設備就無法滿足事業單位中大量的檔案信息管理需求。

4 加強事業單位檔案管理信息化建設的有效路徑

4.1 適應社會發展需求，遵循社會發展規律

事業單位部門的發展應當符合事業單位檔案管理中信息化建設的標準，不應過高更不應過低，控制好發展的“警戒線”也是信息化管理的重要手段。相關部門應該時刻把握市場的走向，多方面考慮未來事業單位檔案的規劃，使信息化管理體制與社會管理標準接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權益，使相關部門健康有序的開展動態管理工作。

4.2 改變傳統的信息管理觀念

目前相關部門采取的事業單位檔案管理信息化制度都存在一定的缺陷，起因就是相關部門的管理觀念陳舊。管理部門必須轉變管理檔案人員的傳統觀念，著重發展信息化建設管理。利用信息化對檔案進行歸納和總結，以充分調動積極主動參加工作。

4.3 創新事業單位檔案信息化管理方式，拓寬人才隊伍培養途徑

事業單位檔案信息化管理可推進相關部門的工作創新，增強基層組織工作活力。事業單位檔案信息化管理是我國事業單位可持續發展的重要性依據和保障，主要責任是對新時期事業單位檔案進行組織和管理工作，也是相關部門對黨建發展，人才隊伍建設培養的重要活動載體。新時期的檔案信息化可以圍繞人才隊伍建設培養，不斷創新事業單位的管理機制，開展形式多樣、內容豐富的人員活動，加強檔案信息的專業性和先進性。

4.4 更新硬件建設，為檔案信息化提供硬件支持

事業單位檔案管理工作中，要求單位積極引進先進的現代化設備為檔案信息化提供硬件支持，通過對計算機、互聯網等現代設備的投資，積極將傳統的紙質檔案轉變為信息化檔案。采購的硬件設備必須安全和穩定，使檔案內容不易丟失，可以抵抗外界風險防止黑客

攻擊。

5 結語

現代信息技術的快速發展要求事業單位在檔案管理工作上做出改變，同時事業單位的檔案管理信息化就要求我們必須具有新時代的管理經驗，以現代化的措施使事業單位更好的向前發展。當前最主要的工作就是事業單位檔案管理的信息化，因此加強事業單位檔案的信息化管理建設是目前管理檔案的必然趨勢，只有這樣，信息化的進程才能順利，人民群眾的利益才能得到相應的保障，事業單位更好的為人民群眾和社會服務，構建和諧穩定的環境。

參考文獻

[1]阮青青.探析信息化時代下事業單位檔案管理工作[J].人力資源管理，2018（4）.