數字化技術在社保檔案管理中運用的分析

吳石

摘 要：隨著我國社會經濟的迅速發展與社保體系的不斷健全，社保檔案的數量與種類也在日益增多。同時，國家也對社保工作提出了更高的標準，這給社保檔案管理工作增加了難度。因此，積極加強社保檔案管理中數字化技術的應用非常關鍵。基于此，本文闡述了社保檔案管理的主要特點，分析了當前社保檔案管理的突出問題，探討了社保檔案管理中數字化技術的運用策略，也提供了必要的參考。

關鍵詞：數字化技術；社保檔案管理；運用策略

實際上，社保檔案的有效管理直接關系到我國每位公民的利益，同時，社會保障工作也起到了穩定社會的重要作用。近年來，伴隨我國經濟的迅速發展，參保人員不斷增加，一定程度上擴大了社保檔案管理的工作量。目前我國的社保檔案信息化管理水平處于起步階段，在社保檔案管理中還存在一些問題，因此，加強數字化技術的有效運用是重要的研究課題。

1 社保檔案管理的主要特征

第一，我國社保檔案服務與管理的對象帶有較強的社會性特點。因為社會對社保工作增加了重視程度，推動了我國社保體制的發展，在我國，社保服務對象一般包括事業單位、個體經營者、自謀職業者等，伴隨國家社保范圍進一步擴大，社保檔案的有效管理顯得十分重要，且逐漸呈現了社會化的特點。第二，檔案信息的來源廣泛，內容復雜。 因為社保工作帶有極大的社會性，社保服務的對象來源社會中的諸多領域，且參保者的身份呈現多樣化特點，因此，社保檔案信息的來源廣泛。同時，我國社保檔案信息主要來自事業單位對相關資料的收集，國家沒有對社保檔案的管理進行明確的規定，參保者身份不一，導致我國的檔案管理顯得較為混亂，隨著社會的發展，傳統的管理模式越來越難以當前時代需求。第三，檔案帶有較大的流動性。由于參與社保的人員分布于社會各個行業，參保者具有較大的流動性特點，尤其是在經濟迅速發展的如今時代，更加劇了社保檔案管理的流動性，積極收集與管理社保檔案顯得非常關鍵。

2 社保檔案管理中的突出問題

2.1 基礎性工作不夠充分

為了促進我國社保檔案管理工作高質、高效地運行，必須確保相關基礎設施的標準化管理，尤其當前社會對數字化的檔案管理提出了更高的標準的形勢下，更加需要積極做好基礎性工作。當前，我國有些地區的社保檔案管理不夠規范，運用的應用軟件沒有統一，同時，在收集、分析、整理、鑒別、錄入、儲存檔案信息等環節，皆缺少專業的程序進行指導與約束，給社保檔案管理工作的數字化建設帶來了嚴重影響。

2.2 缺少科學的統籌規劃

社保檔案的數字化管理工作是一項復雜的工程，涉及到很多部門，例如：信息技術部、檔案管理部、業務部等，從建設相應的檔案信息的數字化中心，到數字化技術的有效運用與維護等環節，皆需要相關部門的密切配合與協調發展，事先必須進行合理的規劃。在進行檔案數字化掃描的時候，不能急功近利，而要堅持循序漸進的原則。然而，我國很多的社保檔案管理中普遍缺少長期的統籌規劃，例如：硬件、軟件環境的建立，以及充分考慮到當前業務系統的兼容性。缺乏對社保業務部實際需求的具體分析，使得掃描結果無法有效地投入應用。

2.3 數據信息的專業維護有待提升

社保檔案信息的數字化建設期間，必須確保檔案資料的安全性，相關數據受到諸多因素的影響，例如：技術條件、軟件系統的性能、硬件設施的完善、維護工作者的技能等。伴隨我國高新技術的迅速發展，入侵、反入侵技術之間存在較大的競爭，怎樣確保檔案信息的安全性、可靠性已發展為社保檔案信息化建設的重要任務。

2.4 工作者的綜合素質偏低

社保檔案的信息化建設對相關的檔案工作者能力提出了更高的標準。現階段，我國社保部門很多檔案工作者處于兼職狀態，嚴重缺乏專業的檔案管理人員。導致很多檔案信息應用傳統的管理方式，同時，工作人員大多缺乏信息化概念，還缺少相關的專業知識，增加了檔案信息化管理的難度。

3 運用數字化技術進行社保檔案管理的策略

3.1 加強檔案信息管理的標準化

我國的社保檔案管理工作的數字化建設依然處于初起階段，政府部門雖然也提出了加大對檔案數字化管理的要求，可是，沒有頌布相應的標準化文件，導致不同區域的的工作者對檔案數字化建設的理解難以達成共識，使得各地區的檔案數據化管理的程序千差萬別。對此，有關機構應當加強制定相應的操作流程與標準規范，確保各個區域的社保單位有章可循，有法可依。檔案管理的標準化建設是實現檔案數字化的重要前提，同時，數字化建設也會推動我國的檔案信息的管理更加規范，因此，二者是辯證統一的關系。

3.2 充分發揮總體的優越性

在社保檔案管理工作中有效地應用數字化技術，不要單純考慮某個方面產生的影響，而應當兼顧整體，充分促進總體機構的優化，確保檔案數字化管理系統高質、高效地運行。同時，在檔案管理數字化建設期間，還需要注意與當前的辦公、業務、財務系統保持有效地銜接，可以確保數字化信息在體系中重復應用，降低檔案管理的任務量，提升體系的整體性能的發揮。

3.3 加強采集、統計電子文件

為了促進數字化技術更好地運用在社保檔案管理中，最為基本的應用則是檔案資料的電子化，例如：紙質的照片、檔案、錄音等內容，皆要變成電子檔案。很多管理機構利用掃描、制作的形式完成檔案的數字化。當建立數字化的管理平臺時，管理方式就要從傳統的單純儲存紙質檔案，逐漸過渡到紙制、電子檔案共同儲存、轉交的雙歸檔方式。既推進了數字化檔案管理的發展，又降低了檔案管理的工作量。在進行數字化期間，應當注意規范操作，以確保檔案的質量。正確掃描相應的索引信息，可以按照信息內容迅速查詢需要的檔案資料；且依據特定的程序完成掃描，促進檔案管理中各個環節順利進行，確保結果準確無誤。

3.4 加強檔案資料管理的信息化建設

為了提升社保檔案信息的管理水平，需要加強檔案資料管理的信息化建設。數字化技術的應用顯得十分重要，同時，還要提升檔案人員的綜合素質。唯有檔案管理人員具有較強的專業技能，才會更好地實現檔案資料的信息化管理。第一，管理人員應當增強自身對信息化的理解，積極更新傳統管理思想，加強對檔案資料信息化管理的重視。第二，對管理工作者展開應用數字化技術的培訓活動，讓其更好地適應先進的管理方式與技術。同時，管理人員還需要深入學習信息化管理技術，及時補充新的知識，從而實現社保檔案的信息化管理。

4 結束語

總之，社保檔案管理工作有序開展與每個社保工作者的切身利益密切相關。為此，相關的檔案管理人員應當轉化傳統的管理思想，增強對數字化技術的認識，不斷學習新的知識與技能，部門的管理者也需要對社保檔案的管理工作進行科學地規劃，逐漸完善管理標準，提升檔案資料的標準化管理水平，發揮數學化管理系統的優越性，促進我國社保檔案管理可持續發展。

參考文獻

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