數(shù)字檔案館（室）建設與實踐

王海景

摘 要：近年來，計算機得到了普遍應用，信息技術也得到了飛速的發(fā)展，而各行各業(yè)的檔案工作發(fā)展趨勢逐步朝著信息化的方向發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設已經成為行業(yè)發(fā)展的重要一步。隨著人力與財力的不斷投入，各個行業(yè)中數(shù)字檔案館的建設工作取得了較為顯著的進步。但是現(xiàn)今階段，各個行業(yè)的社會化信息化的發(fā)展水平不一致，有高有低，并且缺乏規(guī)范的統(tǒng)一標準，而現(xiàn)階段，我國的數(shù)字化檔案館建設工作仍然集中在信息資源的建設領域，而數(shù)字檔案館便是信息資源的管理中心，能夠長期保存信息資料，并且能夠在線存取各類電子文件，有利于跨區(qū)域間的資源共享。 本文簡單介紹了數(shù)字檔案館的建設與實踐。

關鍵詞：數(shù)字檔案館；建設；實施

數(shù)字檔案館的建設是為了滿足社會人群對檔案資源的日益增長的利用需求，通過各種現(xiàn)代化的技術，不斷進行檔案信息資源的收集、加工、管理、保存，并借助網絡平臺的各種通道[1]，為社會人員提供檔案信息資源的服務以及共享的管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館是檔案工作與信息技術相互交融的一種產物，其發(fā)展?jié)摿^為深厚，發(fā)展空間較為廣泛，在檔案管理工作中、信息技術的利用工作中，均具有較為深遠的影響。

1 數(shù)字化檔案館建設發(fā)展中的制約因素分析

1.1 標準化的建設水平較低

在信息化時代發(fā)展的進程中，檔案信息資源的管理工作也需要信息化的建設，而國家檔案事業(yè)的健康發(fā)展是檔案管理事業(yè)的重要前提，而其重要保障便是檔案的數(shù)字化建設[2]。但在各個行業(yè)的建設發(fā)展中，部分個人或者單位不能正確的認識數(shù)字化的發(fā)展規(guī)律，缺乏對檔案工作標準建設的重視程度，傳統(tǒng)的重結果與輕過程的思想較為嚴重。個體因素是影響傳統(tǒng)的紙質檔案產生的重要因素，而其質量的好壞與工作人員個體技術水平、責任心之間具有相關性。電子文件的產生更依賴軟硬件系統(tǒng)，并且受到信息技術管理水平與標準化的全程控制。

現(xiàn)今階段，各個單位的檔案數(shù)字化進程已經取得了較為明顯的進步，但是由于缺乏標準統(tǒng)計的規(guī)范，各單位檔案業(yè)務數(shù)字化建設雖然 已經有所成就 ， 但是標準規(guī)范的缺乏，導致我國當下的數(shù)字檔案館建設仍然處于較低的水平，這些問題的實際表現(xiàn)主要為標準的建設與實踐發(fā)展速度不一致，明顯落后；在收集信息、存儲信息、管理信息以及利用信息方面的處理質量水平不一，有高有低，例如通過掃描得來的電子信息質量間有明顯的差異、系統(tǒng)軟件的移植性較差、缺乏統(tǒng)一技術標準的檔案、缺乏組織工作的程序標準[3]、各個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)兼容性差、分類方法與信息技術具有較低的契合度、著錄標準與相關規(guī)定存在差異，以上這些個問題均是影響數(shù)字化檔案館發(fā)展進程的重要因素。

1.2 信息資源的建設質量較差

現(xiàn)今時代，數(shù)字化檔案館的建設核心是信息資源的建設，而這項建設工作內

容包括兩方面的內容，一方面是對存量檔案進行數(shù)字化的處理，將大量的、現(xiàn)存的傳統(tǒng)載體的各種檔案，轉換成能夠被計算機識別的資料或數(shù)據(jù)；另一方面是對增量的檔案進行電子化的進程給予有效的保障，換而言之，就是要將今后增加的檔案資料直接轉換為數(shù)字或者是電子的形式，并將這些資料直接移交到數(shù)字化的檔案館中。目前，在我國的各項行業(yè)中，檔案管理工作均以投入了大量的人力與財力，改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，雖然取得了一定的工作效果和進步，但是仍然有許多問題存留， 一方面表現(xiàn)為進行數(shù)字化檔案管理的流程不規(guī)范，對工作過程的質量控制水平缺乏監(jiān)管力度，使得數(shù)字化進程的成績水平不一；一方面的表現(xiàn)是缺乏對數(shù)字化檔案資源元數(shù)據(jù)的管理[4]，在信息資源的保存與利用中存在較大的難度；另一方面的表現(xiàn)便是缺乏有效整合來自于不同的部門、單位、形式以及渠道所得數(shù)據(jù)的能力，不能實現(xiàn)規(guī)模化的效應。

1.3 檔案的信息資源的共享水平較低

每個行業(yè)中，均有不同隸屬的機構，而且，其發(fā)展水平之間也存在不平衡性與差異性，這就使得數(shù)字化檔案館在信息資源共享水平與服務能力放賣弄存在明顯的不足。而某些單位數(shù)字化檔案館的建設往往是獨立的，并且僅僅限于內部的局域網應用，將外界隔離于自己的信息島之外，不能實現(xiàn)需求者與檔案信息之間的交流與共享。并且，部分數(shù)字化檔案館的規(guī)模較小，而檔案管理的 各類軟件多種多樣，缺乏系統(tǒng)性的平臺選型，不能彼此之間互通，缺乏信息資源的收集與共享。

2 數(shù)字化檔案館的建設與實踐原則

2.1 數(shù)字化檔案館的建設思路

以前人的工作和建設經驗為基礎，可以遵循的思路主要為定規(guī)范、建系統(tǒng)、成資源的三步思路。檔案管理工作的規(guī)范化與標準化是保障檔案信息資源高質量發(fā)展與信息資源共享的前提。標準化指的是制定各種規(guī)范與標準，為技術工作提供科學統(tǒng)一的標準，保證檔案工作于生產工作完成有效的結合。因此，在檔案管理工作中，工作人員必須克服標準不統(tǒng)一的分散局面，結束各個系統(tǒng)自成一派的局面，建立檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)律，統(tǒng)籌思想，協(xié)調行動，制定規(guī)范統(tǒng)一的規(guī)范與原則[5]，建立標準統(tǒng)一的歸檔流程與量化管理指標、建立績效考核的科學制度、制定并實施各類管理辦法，加強數(shù)字化檔案管理的管控力度，不斷提高工作質量。

2.2 數(shù)字化檔案館建立的實踐原則

2.2.1 集約化的建設

數(shù)字化檔案館的建設內容不僅包括基礎設施，還包括系統(tǒng)平臺的建設，應該選擇統(tǒng)一規(guī)劃與建設的模式，保證集約化的進程與實施，充分實現(xiàn)網絡、信息、技術以及人力資源的綜合管理，為社會人群提供各類資源信息的共享服務，保證數(shù)字化檔案館工作實現(xiàn)最大化的效益。

2.2.2 集中式的管理

數(shù)字化檔案館的建設應該充分實現(xiàn)信息系統(tǒng)之間的集成效果，集中收集各級用戶與各類用戶的檔案信息并進行集中統(tǒng)籌市的管理與利用。借助各類信息技術完成檔案信息資源的整合與處理，將異構環(huán)境中的各類檔案信息轉變?yōu)榻y(tǒng)一的統(tǒng)籌體。

2.2.3 分布式的應用服務

借助云平臺的優(yōu)勢，完成數(shù)字化檔案的建設，能夠對數(shù)字化檔案資源進行優(yōu)化整合。利用分布式的服務代替中央邊緣的緩存機制，進行方案部署、分布式的存儲與轉換，能夠使得網絡的存儲壓力大大減輕，提供各類方便服務于用戶，更好、更快、更優(yōu)質的服務于檔案管理與利用工作。

參考文獻

[1]王茂法，梁紹紅.統(tǒng)籌推進檔案登記備份與數(shù)字檔案館室建設[J].浙江檔案，2014，（1）：15-16，17.

[2]張永強.數(shù)字檔案館、室一體化與館際一體化研究[D].浙江大學，2014.

[3]陳鐳.國土資源檔案數(shù)字化建設的實踐與探索[J].檔案與建設，2013，（7）：64-65，53. DOI：10.3969/j.issn.1003-7098.2013.07.020.

[4]史志偉.循序漸進穩(wěn)步進取——談山東數(shù)字檔案館（室）建設[J].山東檔案，2013，（3）：10-11. DOI：10.3969/j.issn.1672-5402.2013.03.003.

[5]劉英俊.我國數(shù)字檔案室建設研究[D].安徽大學，2017.