新時期人事檔案管理信息化建設研究

王曉鋒

[摘 要]隨著互聯網時代的全面到來，信息技術作為一種先進的技術手段，被廣泛地應用在生活中的各個領域。而隨著市場競爭日益激烈，機關事業單位為了實現快速發展，更加看重人事檔案信息管理。為了更好地推進人事檔案管理，加強信息技術在其中的應用與管理十分必要，鑒于此，筆者主要圍繞新時期人事檔案管理信息化建設展開有效分析。

[關鍵詞]新時期；人事檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.074

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-0-02

人事檔案在機關事業單位管理與發展過程中，發揮著重要的作用，是事業單位未來發展的重點依據。隨著時代環境不斷變化，信息技術被廣泛應用，在人事管理領域，為了使檔案管理更加高效，應將信息技術與檔案管理結合起來，構建高效的人事檔案管理體系，從而為事業單位實現深入發展，奠定良好的檔案信息基礎，完善高素質人才儲備。因此，事業單位應該清楚認識到信息化管理平臺建設的重要性，并重點思考如何利用信息技術，構建信息化管理平臺，保障人事檔案管理的質量。

1 人事檔案管理信息化建設的意義

1.1 有利于實現現代化管理

隨著網絡時代的全面到來，現代生活形態發生了顯著變化，各種信息技術普遍應用于各項生活、工作活動中，智能信息技術的應用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業單位人事管理領域，人事檔案作為重點管理內容，其工作形態理應跟隨社會形態發展變化，加以改進和更新。將信息技術與人事檔案相結合，構建信息化管理體系，能夠促進事業單位在未來市場領域實現現代化管理，對事業單位實現可持續發展具有重要的意義。

1.2 有利于實現檔案資源共享

信息技術具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點，將信息技術應用于人事檔案管理中，能夠有效實現資源共享。例如，當完成人事檔案信息化管理平臺建設后，用戶完全可以在家或者任意具有網絡的地方，利用電子設備對檔案信息進行查閱。如此一來，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠實現資源共享，進而促進人事檔案信息實現最大化利用。

1.3 有利于實現檔案信息查閱

以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術有效應用于查閱平臺建設中，能夠有效解決傳統查閱體系效率低的問題。利用信息技術建立智能檢索平臺，對人事檔案信息進行分門別類。用戶可以利用現代化檢索軟件，對檔案信息進行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。

1.4 有利于檔案資源開發與利用

眾所周知，信息技術與傳統管理手段相比，存在的優勢在于該技術手段具有加強的信息存儲和傳播的功能。因此，利用信息技術對人事檔案進行管理，能夠實現原有檔案信息基礎上的人事資源有效開發與利用。可見，將信息技術有效應用于人事檔案管理中，對此項管理工作未來深入發展，以及提高事業單位在行業中的整體競爭力與影響力，具有重要的作用。

2 新時期人事檔案信息化管理中存在的問題

2.1 意識淡薄，缺乏重視

目前，國內機關事業單位在人事管理方面不夠重視。很多事業單位在建設與發展過程中，重點關注內部業務開發，以及技術研發與創新，而對于人才在事業單位建設與發展中的作用，并未形成正確的思想認知。事業單位在人事檔案管理方面花費較少的人力、物力和財力，導致內部人事管理工作并不理想。因為思想缺乏重視，導致檔案管理發展受限，這對于事業單位未來發展都是極為不利的。因此，事業單位要想順利實現人事檔案信息化管理，當務之急便是在思想上加以轉變和更新。

2.2 數據庫系統不完善，信息安全建設滯后

據了解，在信息化環境中，事業單位人事檔案管理工作系統逐漸衍生出一系列問題，由于數據庫系統建設不全面，導致事業單位構建的檔案信息管理平臺，存在較大的安全風險與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運行過程中，經常會出現人事信息記錄錯誤、混淆，甚至出現重要人事信息丟失的問題。由于人事檔案數據庫建設不夠系統、完整，導致檔案信息管理效率低下，同時也因為記錄錯誤或混淆，導致部分人事信息失真，這對于事業單位實現人事信息資源共享也較為不利。

2.3 缺乏高素質、全能型的管理人才

目前，在人事管理領域，關于檔案信息化建設效率低下的問題，主要在于在該領域缺乏高素質、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識與工作理念方面存在一定的問題，并未清楚地意識到信息技術在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統的檔案信息管理方式，而不重視建設信息化管理平臺。同時，在專業技能與素養方面，管理人員在信息技術方面所掌握的專業技能比較匱乏，信息化管理平臺建設與實施能力比較薄弱，導致事業單位現代化人事檔案管理體系建設遭受明顯阻礙。

2.4 現代化基礎設施滯后

據了解，當前機關事業單位之所以在人事檔案信息化建設方面存在發展局限，主要原因在于事業單位內部缺乏完善的現代化設施和器材。事業單位因為投入資金有限，所以在計算機硬件方面存在明顯的功能障礙，對完善檔案管理系統功能十分不利。同時，事業單位當前在軟件方面的開發與創新，也存在很大的不足，正是因為基礎設施落后，才導致人事檔案信息化發展受到限制。因此，在新時期，事業單位必須采取有效策略，改善并解決當前信息化建設中存在的問題。

3 新時期人事檔案信息化建設的路徑

3.1 更新思想，完善體制，加強隊伍建設

事業單位若想在未來的市場競爭中占據有利地位，必須加強人事管理工作體制完善與創新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業單位領導者一定要加強重視。首先，事業單位應該向內部管理部門和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據事業單位自身人事管理發展需求，結合信息技術應用條件完善現代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導下，人事檔案能夠實現高效管理，真正實現信息化管理平臺建設。最后，事業單位應該重視內部信息化管理技術開發人才隊伍建設，在招聘環節重點考查應聘者的信息技術操作能力，并加強技術人員專業素質培訓，進而為實現信息化管理平臺開發與建設提供高素質的人才儲備。

3.2 加強人事檔案信息數據庫網絡化建設

為解決人事檔案數據庫功能不健全問題，事業單位應該重點圍繞數據庫進行運行功能和安全系統建設，加強人事信息數據庫網絡安全，全面提高人事檔案信息化管理的質量。因此，事業單位可以重點發揮網絡服務器功能，將其用于數據庫建設。同時，事業單位應該針對不同部門，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數據庫中設定不同管理模塊，以確保內部各個部門能夠高效地實現人事檔案信息檢索和應用。

3.3 加強檔案管理人員素質與能力建設

在事業單位人事檔案信息化建設與管理的過程中，檔案人員自身素質在很大程度上決定了檔案信息化管理發展的進程。因此，事業單位應針對內部檔案人員進行素質教育和培訓，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺操作方式，規范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時，檔案管理人員需要掌握一定的計算機圖像處理、信息掃描、信息分類、存儲等功能，并定期對重要人事檔案信息進行備份、檢查，避免出現檔案信息泄漏、錯誤、丟失等問題，為真正實現檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應積極學習與人事檔案管理有關的法律、法規，在進行人事檔案信息化管理時，應嚴格遵守管理規章體制，杜絕出現檔案信息惡意泄露問題。

3.4 加強人事檔案管理信息化系統網絡安全

在信息化管理平臺建設的過程中，確保網絡安全是事業單位人事檔案管理深入發展的必要前提。因此，事業單位應該重視管理平臺運行環境安全檢測與優化。首先，事業單位技術開發人員，應重點加強安全系統功能建設，在數據庫中安裝安全檢測軟件，即時監測人事檔案管理中可能存在的風險因素，一旦發現，需要及時進行專業操作處理，有效規避人事檔案信息化管理系統中存在的安全風險。同時，技術人員應該在數據庫中安裝病毒查殺系統，并定期進行數據庫垃圾信息清理、系統內部結構功能檢測，確保信息化管理系統運行環境安全，提高系統運行效率，全面提升人事檔案管理質量。此外，針對不同部門人事檔案信息檢索要求，設置不同類型的安全密鑰，以及數據庫訪問權限。

3.5 加強現代化管理軟件的開發與應用

事業單位在建設人事檔案信息化管理平臺時，應重點關注管理軟件開發與應用，不斷完善數據庫的硬件和軟件設施，全面提高管理系統工作的效率和質量。事業單位應該加大資金投入，引進創新性的技術人才，專門致力于高科技、智能化管理軟件的系統研發，在做好系統功能安全和運行速度測試之后，將其與內部人事檔案管理要求相結合，完善管理系統內部結構和功能，在提高信息化管理平臺工作效率的同時，更要保證檔案信息管理的質量。

4 結 語

人事管理在當前事業單位管理領域，發揮的管理作用十分顯著。事業單位為了在未來的市場環境中占據良好的發展地位，應重點加強人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業單位需要合理利用信息技術，構建現代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強信息數據庫、系統安全、軟件開發等實施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質量。只有在信息技術的支撐下，事業單位的人事檔案管理體系才會不斷完善，進而為在新時期的市場環境中獲得快速發展，提供良好的人才數據依據。

主要參考文獻

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