檔案信息化建設現(xiàn)狀及發(fā)展策略

黃超芳

摘 要：隨著信息時代的到來，我國信息化程度不斷發(fā)展，我國各行各業(yè)逐步應用信息化管理模式進行管理。基層檔案局作為匯總收集諸多方面的內(nèi)容，需要對所有檔案進行有效管理和細致保存。本文在基層檔案局管理工作實際的基礎(chǔ)上，對我國檔案信息化管理的現(xiàn)狀及其發(fā)展策略進行全面的研究和分析，為基層檔案信息化建設的發(fā)展提出一定的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展策略

基層檔案局的檔案記錄著有關(guān)該地區(qū)及該地區(qū)的諸多信息在不同時期的工作發(fā)展情況，是對該地區(qū)的各個方面的檔案進行著有效管理和細致保存。隨著信息時代的到來，檔案管理工作亦逐漸利用信息化技術(shù)。檔案信息化建設能夠有效地提高檔案管理工作，進一步加強檔案管理中信息資源的合理利用，保證了預測決策的科學性和可靠性。本文就我國基層檔案局檔案信息化建設方面所存在的不足進行全面分析，從而提出可行性的解決措施，促進我國檔案信息化建設的發(fā)展。

1 檔案信息化建設的重要性

1）有助于提高檔案管理能力。隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然不能適應信息時代人們對檔案管理的要求。利用信息化技術(shù)，促進檔案信息化建設，并解決傳統(tǒng)檔案管理在諸多方面的不足，能夠顯著提高基層檔案局檔案管理的安全性和可靠性，能夠有效提高檔案管理的能力[1]。基層檔案局管理工作者能夠從簡單的檔案儲存，變化至主動自動進行檔案信息采集、處理等管理模式，能夠更好地進行共享信息，從而提高資源的科學利用。

2）提高信息決策與管理的準確性。檔案局在進行檔案整理工作的過程中，客觀上會面對大量的信息，為了保證對信息決策與管理的準確性、可靠性，管理人員須不斷提升自身信息化管理的能力和水平。檔案信息化建設不僅能夠提高和保證檔案信息的準確性、可靠性，亦能做到快速、準確的傳遞和處理相關(guān)信息，從而解決了傳統(tǒng)檔案管理模式的滯后性。總的來說，檔案信息化建設能夠極大地提高信息決策與管理的準確性。

3）提高檔案處理的效率。檔案信息化建設是合理利用科學研究和科學技術(shù)的發(fā)展，能夠促使檔案處理合理、科學地縮短時間，最大程度地避免資源浪費的現(xiàn)象，保證檔案信息傳輸?shù)臏蚀_性和安全性，并且極大地提高檔案處理的效率與效果。

2 檔案信息化建設現(xiàn)狀

1）檔案管理應用建設的問題。在檔案局進行檔案管理過程中，檔案信息化管理系統(tǒng)包括網(wǎng)站應用、數(shù)據(jù)庫處理以及所開發(fā)的推廣軟件等諸多不同的應用系統(tǒng)。我國很多基層檔案局已逐步建立了這種信息一體化的處理模式，為檔案信息化建設及其管理提供了有力的保

障[2]。但在信息化管理的工作實際中，諸多系統(tǒng)沒有聯(lián)網(wǎng)，沒有相應的數(shù)據(jù)庫，加之目前仍存在檔案管理人員在意識上和工作實際中把檔案管理看作單純的檔案保存。這樣長時間不建立相應的數(shù)據(jù)庫進行檔案管理，則會導致大量的信息處理不及時，不利于檔案信息化建設的發(fā)展。綜上，實現(xiàn)檔案信息的無縫化管理迫在眉睫。

2）檔案信息資源建設的問題。多媒體信息系統(tǒng)、資源目錄中心以及資源保存系統(tǒng)等不同的信息數(shù)據(jù)庫共同構(gòu)建成檔案信息化建設，并對檔案信息進行全面、科學地保存和管理。但在我國的基層檔案局工作實際中，尤其是數(shù)據(jù)資源建設中，存在著對深層數(shù)據(jù)的處理不完善問題[3]。主要表現(xiàn)在只是對信息進行簡單的掃描和記錄，而對于信息資源共享等工作的處理不完善。這樣的檔案管理工作將一定程度上阻礙檔案信息化建設的發(fā)展，亦對檔案信息的有效利用和工作落實造成阻礙。

3 檔案信息化建設的發(fā)展策略

1）加強信息化基礎(chǔ)設施建設。首先，國家應加大對檔案信息化建設的重視程度，對檔案信息化建設提供政策和資金上的支持。其次，基層檔案局應科學、合理利用專項資金，摒棄無效的系統(tǒng)配備，購入新的系統(tǒng)配備，將其運用到發(fā)展和完善檔案信息化建設上去，不斷提高檔案信息化建設程度，提高檔案信息化程度[4]。最后，基層檔案局須加強與相關(guān)部門的聯(lián)系，加強相關(guān)內(nèi)容的交流、學習，從而提高檔案信息化管理的能力和水平，為檔案信息化建設奠定設施基礎(chǔ)。

2）增強檔案管理人員的培訓力度。檔案管理人員是檔案信息化建設中必不可少的一環(huán)，只有管理人員對信息化建設有所掌握，才能最大程度上發(fā)揮檔案信息化建設的價值[5]。因此，基層檔案局要從抓住檔案管理人員的培訓工作，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，著力培養(yǎng)工作能力強、綜合素質(zhì)佳的工作者。通過開設知識講座、專家培訓等多種方式，不斷提高檔案管理人員對檔案信息化建設新技術(shù)的認識，提高其業(yè)務水平，從而建設一支高素質(zhì)的人才隊伍，為檔案信息化建設奠定人才基礎(chǔ)。

3）完善檔案信息化管理模式。基層檔案局在檔案信息化建設過程中，須重視優(yōu)化更新信息處理的方式，通過數(shù)據(jù)庫處理系統(tǒng)，以電子形式將檔案信息管理的數(shù)據(jù)進行科學、準確的保存，進行嚴格、有效的應用和管理，從而加強檔案信息化管理的科學性、有效性；同時，基層檔案局須嚴格按照目前最新、最嚴格的標準和規(guī)范，不斷要求自身，爭取不斷提高檔案信息化建設發(fā)展。其次，基層檔案局須合理利用檔案信息化建設，在合理的信息化管理模式下，根據(jù)不同的要求，全面把握檔案管理的特點，為其制定具有針對性的檔案管理方式方法，從而提高檔案的整合力度，為檔案的科學處理提供保障。

4 結(jié)束語

基層檔案局作為我國檔案信息匯集處理的重要部門，具有十分重要的作用。面對信息化時代及我國信息化建設的全面升級，對基層檔案局檔案信息化建設程度也提高了更高更嚴格的要求。針對我國基層檔案局檔案信息化建設過程中的不足之處，須進行積極的改善，不斷促進檔案信息化建設的發(fā)展，促進基層檔案局檔案信息化管理的能力，從而提高檔案管理的能力和水平。

參考文獻

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[5]呂建平.改善檔案信息化建設現(xiàn)狀的策略[J].蘭臺內(nèi)外，2017（01）：33.