煤化工企業(yè)綜合檔案的管理及利用探討

李艷妮

摘 要：檔案有著記錄真實(shí)歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數(shù)據(jù)，對(duì)解決遺留問題起了很大的作用。煤化工行業(yè)是個(gè)技術(shù)、資金密集型行業(yè)，隨著企業(yè)的發(fā)展需要，近年來煤化工企業(yè)在檔案管理方面取得了一定進(jìn)步，但是受到其他管理因素的影響，企業(yè)綜合檔案的管理和利用還與企業(yè)發(fā)展存在著一定的差距。[1]本文旨在探討分析煤化工建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新的特點(diǎn)，針對(duì)企業(yè)綜合檔案管理及利用檔案建設(shè)中存在的問題以及如何加強(qiáng)煤化企業(yè)綜合檔案管理及利用提出有效性策略，促進(jìn)煤化工企業(yè)綜合檔案的管理及利用。

關(guān)鍵詞：煤化工；綜合檔案；管理利用；策略研究

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)和市場(chǎng)發(fā)展，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)壓力加大。綜合檔案的管理及利用是我國(guó)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障。由于企業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要支撐，關(guān)系著國(guó)民民生保障的方方面面，所以必須重視和利用起來。我國(guó)企業(yè)綜合檔案的管理及利用在時(shí)代的變遷中不斷發(fā)展壯大，因?yàn)楝F(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足信息化時(shí)代的要求，而更多發(fā)展起來的電子檔案使企業(yè)綜合檔案信息化管理體系逐步得到補(bǔ)充和完善。面對(duì)目前的形勢(shì)，企業(yè)綜合檔案部門必須繼續(xù)向前推行，能促使企業(yè)對(duì)綜合檔案進(jìn)行充分挖掘和創(chuàng)造，合理保障綜合檔案管理工作的穩(wěn)定開展。

1 煤化工建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新的特點(diǎn)

企業(yè)綜合檔案管理建設(shè)在社會(huì)發(fā)展中起著不可或缺的作用，它對(duì)社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展有著重要意義。隨著信息化時(shí)代的來臨，煤化工建設(shè)項(xiàng)目檔案在發(fā)展模式上也做出了相應(yīng)的創(chuàng)新。數(shù)字化、無紙化管理都為現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展提供了新思路，在信息化發(fā)展中實(shí)現(xiàn)了檔案信息與用戶的無距離交流，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享利用。這種重要性的表現(xiàn)具體體現(xiàn)在兩方面：

1.1 檔案管理工作更加便捷

現(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足信息化時(shí)代的要求。紙質(zhì)檔案會(huì)隨著時(shí)間的發(fā)展變得難以保存甚至難以辨認(rèn)筆跡，對(duì)后來的查閱和使用都帶來了不必要的麻煩。而改為電子檔案后，檔案更容易儲(chǔ)存，不易丟失而且更易查閱。

1.2 查找檔案更加容易

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案里，如果想要在查找資料時(shí)篩選更多的信息需要浪費(fèi)很多的精力和時(shí)間。但是將綜合檔案管理之后，可以輕易的從大量復(fù)雜的文件中找到自己想要的資料，極大地節(jié)省了時(shí)間，提高了企業(yè)工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息遠(yuǎn)程化傳播，促進(jìn)了企業(yè)的有效健康發(fā)展。

1.3 檔案更加透明化

檔案在進(jìn)行了管理信息化后更加透明，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工都可以對(duì)公開檔案進(jìn)行查閱，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣可以使員工參與到企業(yè)的發(fā)展中，同時(shí)企業(yè)也可以接受員工的監(jiān)督，調(diào)動(dòng)了員工工作的積極性和主動(dòng)性。

2 煤化工企業(yè)綜合檔案管理中存在的問題

2.1 傳統(tǒng)的管理方法落后

紙質(zhì)檔案存在不完善、管理設(shè)備落后、檔案利用率低等問題，給企業(yè)綜合檔案管理帶來了一定的麻煩。一方面是檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善。目前有一些企業(yè)綜合檔案管理及利用部門在信息開發(fā)時(shí)，由于對(duì)信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來完成對(duì)數(shù)據(jù)的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統(tǒng)的分析企業(yè)信息化管理未來的趨勢(shì)，造成信息缺失影響員工工作效率。

2.2 對(duì)企業(yè)綜合檔案管理的信息化建設(shè)不夠重視

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)綜合檔案管理及利用中的信息化研究也越來越深入，不斷形成了新的發(fā)展趨勢(shì)但是企業(yè)部門對(duì)檔案管理信息化采取忽視的態(tài)度，沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性。并且我國(guó)對(duì)企業(yè)綜合檔案信息資源管理的經(jīng)驗(yàn)不足，建設(shè)程度與實(shí)際情況不匹配，造成資源浪費(fèi)和信息流失。

2.3 軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善

目前有些企業(yè)缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業(yè)績(jī)上而忽略了軟硬件設(shè)備的不完善問題，沒有配套的軟硬件設(shè)備就無法滿足企業(yè)中大量的檔案信息管理需求。企業(yè)綜合檔案管理及利用部門的電子化設(shè)備還比較落后，沒有及時(shí)更新發(fā)展觀念和方法，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)都比較陳舊，企業(yè)綜合檔案管理及利用沒有辦法及時(shí)的傳遞信息，傳統(tǒng)的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

3 加強(qiáng)煤化企業(yè)綜合檔案管理及利用的措施

現(xiàn)階段，信息化建設(shè)在全社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域中迅速鋪開，該項(xiàng)工作的執(zhí)行狀況是否良好將直接關(guān)系到企業(yè)相關(guān)部門或是組織機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量以及管理能效。綜合檔案管理是組織單位準(zhǔn)確了解和掌握單位內(nèi)部人事、財(cái)務(wù)、員工等情況的重要基礎(chǔ)，同時(shí)，檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行也是便于相關(guān)部門查閱、調(diào)取信息的關(guān)鍵渠道。對(duì)于企業(yè)綜合檔案管理及利用而言，若想要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來完善管理，就必須深入了解信息化技術(shù)的特性，基于信息化技術(shù)的企業(yè)綜合檔案管理工作在執(zhí)行過程，企業(yè)需要更加注重信息的安全性、保密性以及信息流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的科學(xué)性等。因此企業(yè)要在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，遵循社會(huì)發(fā)展規(guī)律、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息管理觀念、建立健全信息化的企業(yè)檔案管理制度和創(chuàng)新企業(yè)檔案信息資源管理方式，拓寬人才隊(duì)伍培養(yǎng)途徑四個(gè)方面對(duì)檔案管理工作發(fā)揮作用。

3.1 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，遵循社會(huì)發(fā)展規(guī)律

煤化工企業(yè)綜合檔案的管理及利用工作的開展應(yīng)當(dāng)符合社會(huì)的發(fā)展情況。相關(guān)部門應(yīng)該時(shí)刻把握群眾需要的走向，多方面考慮未來煤化工企業(yè)綜合檔案管理的規(guī)劃，使煤化工管理體制與社會(huì)管理標(biāo)準(zhǔn)接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權(quán)益，保障相關(guān)部門穩(wěn)定有序的開展動(dòng)態(tài)管理工作。

3.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念

目前煤化工企業(yè)相關(guān)部門采取的綜合檔案管理都存在一定的缺陷，起因就是相關(guān)部門的管理觀念陳舊。管理部門必須轉(zhuǎn)變管理檔案人員的傳統(tǒng)觀念，著重發(fā)展信息化建設(shè)管理。利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行歸納和總結(jié)，以充分調(diào)動(dòng)積極主動(dòng)參加工作。

3.3 建立健煤化工企業(yè)綜合檔案管理制度

煤化工企業(yè)綜合檔案管理是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系統(tǒng)管理模式對(duì)其進(jìn)行有效指導(dǎo)，造成現(xiàn)在很多地區(qū)企業(yè)單位綜合檔案管理建設(shè)進(jìn)度緩慢。所以煤化工企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合有關(guān)實(shí)際情況，建立健全綜合檔案的發(fā)展模式，促進(jìn)煤化工企業(yè)檔案管理工作效率的提升。

3.4 創(chuàng)新企業(yè)綜合檔案管理方式，拓寬人才隊(duì)伍培養(yǎng)途徑

煤化工企業(yè)綜合檔案的管理和利用可推進(jìn)相關(guān)部門的工作創(chuàng)新，增強(qiáng)基層組織工作活力。加強(qiáng)綜合檔案的信息化是我國(guó)煤化工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障，主要責(zé)任是對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案進(jìn)行組織和管理工作，也是相關(guān)部門對(duì)黨建發(fā)展，人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)的重要活動(dòng)載體。新時(shí)期的企業(yè)綜合檔案信息化可以圍繞人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新企業(yè)的管理機(jī)制，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的人員活動(dòng)，加強(qiáng)綜合檔案信息的專業(yè)性和先進(jìn)性。

4 結(jié)語

當(dāng)前我國(guó)煤化工企業(yè)的綜合檔案管理工作還存在著很多問題，工作的模式需要不斷地創(chuàng)新和改進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展要求煤化工企業(yè)在綜合檔案管理工作上做出改變，同時(shí)煤化工企業(yè)的檔案管理信息化就要求我們必須具有新時(shí)代的管理經(jīng)驗(yàn)，以現(xiàn)代化的措施使企業(yè)更好的向前發(fā)展。當(dāng)前最主要的工作就是煤化工企業(yè)綜合檔案的管理和利用，因此加強(qiáng)煤化工企業(yè)的信息化建設(shè)是目前綜合檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。只有這樣，信息化的進(jìn)程才能順利，人民群眾的利益才能得到相應(yīng)的保障，事業(yè)單位更好的為人民群眾和社會(huì)服務(wù)，構(gòu)建和諧穩(wěn)定的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]張彩彩.加強(qiáng)煤化工企業(yè)檔案管理工作淺析[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014（19）：257-257.