對當(dāng)前工程檔案管理工作中實(shí)施信息化管理的探討

李永蘭

摘 要：隨著工程技術(shù)的不斷更新和技術(shù)新方法的逐步應(yīng)用，工程檔案管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn)，如果依舊按照傳統(tǒng)的答案管理方式針對工程檔案進(jìn)行管理，不可避免的會(huì)出現(xiàn)工作效率低下等弊端，嚴(yán)重的甚至對工程建設(shè)工作造成一定的影響。因此必須使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的管理工作。信息化技術(shù)的應(yīng)用很大程度上能夠解放工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，保證檔案管理工作出效率，確保工程建設(shè)的順利展開。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理；信息化管理；互聯(lián)網(wǎng)

信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠切實(shí)提高工程檔案管理的工作效率。利用信息化技術(shù)能夠迅速對工程檔案資料進(jìn)行檢索，快速的調(diào)取所需資料以及對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，能夠加快工程建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)展，為工程建設(shè)提供必要的數(shù)據(jù)支撐。本文介紹了當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了其中存在的問題，并提出提高工作人員的思想水平，加強(qiáng)人才培訓(xùn)建設(shè)，完善相應(yīng)的規(guī)章制度等做好對工程檔案管理工作，為我國的工程建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

1 當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

在當(dāng)前工程檔案管理工作中，面臨著復(fù)雜的局面，隨著工程技術(shù)的不斷更新，新技術(shù)新方法的復(fù)雜應(yīng)用，工程檔案管理工作也將面臨新的挑戰(zhàn)，如果依舊按照傳統(tǒng)的答案管理方式針對工程檔案進(jìn)行管理，不可避免的會(huì)出現(xiàn)工作效率低下，資料調(diào)取困難，檔案歸檔繁瑣，非常不利于工程檔案管理工作的有序展開。可見落后的管理方式，對于當(dāng)前的工作非常不利，因此必須使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的管理工作。信息化技術(shù)的應(yīng)用很大程度上能夠解放工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，保證檔案管理工作出效率出水平，能夠?qū)こ探ㄔO(shè)做到堅(jiān)實(shí)的保障[1]。

2 實(shí)施信息化技術(shù)的優(yōu)勢

信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠切實(shí)提高工程檔案管理工作效率。利用信息化技術(shù)能夠迅速對工程檔案資料進(jìn)行檢索，快速的調(diào)取和存檔，能夠加快工程建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)展。而信息化技術(shù)的優(yōu)勢不僅表現(xiàn)在內(nèi)容檢索上面，更多的是體現(xiàn)在信息的可共享，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將各地的工程檔案進(jìn)行綜合管理，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上借閱從而加強(qiáng)技術(shù)交流，實(shí)現(xiàn)資源共享。有助于推動(dòng)我國工程建設(shè)的順利發(fā)展，特別是在某工程建設(shè)過程中，方便各個(gè)部門隨時(shí)查閱工程檔案的具體詳情，能夠有效推動(dòng)工程建設(shè)的步伐。同時(shí)信息化技術(shù)也能對檔案的內(nèi)容和規(guī)格進(jìn)行分類，世界大數(shù)據(jù)挖掘，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的分析手段，通過數(shù)據(jù)的對比研究，發(fā)覺工程建設(shè)過程中出現(xiàn)的突出問題，并及時(shí)給予解決。表現(xiàn)了信息化時(shí)代的基本特征，能夠更好地服務(wù)于廣大人民群眾。

3 工程檔案信息化管理過程中遇到的突出問題

3.1 認(rèn)識(shí)不足，電子檔案建設(shè)有限

不難發(fā)現(xiàn)，由于工作管理人員長期對檔案管理信息化工作的不熟悉，導(dǎo)致檔案的電子化進(jìn)程緩慢，無法形成強(qiáng)大的有效競爭力。目前來看，信息技術(shù)的應(yīng)用還是針對與目錄檢索方面，無法實(shí)施完成在線查閱資料。同樣相關(guān)工作管理人員認(rèn)識(shí)不到位，紙質(zhì)檔案的電子化工作進(jìn)度十分有限，讓工程檔案的電子化建設(shè)方案形同虛設(shè)。隨著工程技術(shù)的不斷發(fā)展，相應(yīng)的規(guī)規(guī)格技術(shù)參數(shù)也十分復(fù)雜，對于電子化工作也帶來了一定困難，導(dǎo)致了工作陷入了僵局停滯不前[2]。

3.2 工作人員整體素質(zhì)偏低

在檔案管理信息化過程中，人才起著決定性作用，但是，就目前的情況來看，大多數(shù)工作人員都是從之前的紙質(zhì)工程檔案管理工作中轉(zhuǎn)變過來的，缺乏對信息技術(shù)的有效了解，在工程檔案信息化建設(shè)過程中，還需要不斷進(jìn)行培訓(xùn)能掌握相應(yīng)的技術(shù)要點(diǎn)。然而工程檔案信息化工作管理非常復(fù)雜和繁瑣，短時(shí)間內(nèi)無法徹底掌握，這也就給信息檔案管理工作帶來了一定的麻煩，人才技能的缺失，導(dǎo)致一些具體的工作無法有效開展，影響了檔案信息管理化的有序推進(jìn)。可見，檔案工作管理人員的整體素質(zhì)普遍偏低，制約了當(dāng)前工作的有效開展。

4 對當(dāng)前工程檔案管理工作中實(shí)施信息化我操管理的探討

4.1 加強(qiáng)管理人員對檔案管理信息工作的認(rèn)識(shí)

要提高對檔案信息管理工作的認(rèn)識(shí)，了解檔案信息管理工作的基本特點(diǎn)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更要加強(qiáng)部門人員認(rèn)識(shí)教育。可以通過舉辦一些系列講座，把檔案信息管理工作詳細(xì)的介紹給我們的工作人員，使其在日常的工作中能夠切實(shí)負(fù)起責(zé)任，把信息檔案管理工作安排的井井有條。例如，某工作人員在過程中十分懈怠，很多具體工作都無法做到上級領(lǐng)導(dǎo)滿意，有鑒于此，該工作人員的部門領(lǐng)導(dǎo)，針對該工作人員的懈怠情緒，部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員進(jìn)行了深入探討，討論過后。讓該工作人員充分認(rèn)識(shí)到了工程檔案管理的重要性，也為自己當(dāng)初的行為感到了懊悔，隨之在今后的工作中，該管理人員奮起直追，不斷的提升自己的業(yè)務(wù)水平，做出了不平凡的業(yè)績。

4.2 加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)

為了能夠讓工作人員勝任當(dāng)前的工作，需要部門領(lǐng)導(dǎo)定期組織工作人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，可以邀請一些在行業(yè)內(nèi)頂尖的技術(shù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，針對在工程檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行現(xiàn)場解答。除此之外，還要組織印刷教材，幫助工作人員了解工程檔案管理過程中的各種問題，以便于在今后的過程中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，在平時(shí)的工作過程中不斷的積累工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行理論學(xué)習(xí)和現(xiàn)場管理相結(jié)合的策略。不斷提升工作人員的整體素質(zhì)，提升在工程檔案管理過程中的工作能力，為工程檔案管理提供人才保障[3]。

4.3 針對原始數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案的電子化過程

在工程檔案管理過程中，所謂的信息化建設(shè)就是對相關(guān)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)采集并進(jìn)行歸檔，并通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)并按照一定規(guī)則、錄入信息。實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案互相補(bǔ)充的工程檔案管理格局，給工程建設(shè)工作提供良好的環(huán)境支持以及數(shù)據(jù)支撐。同時(shí)，還要針對在工程檔案管理過程中的電子數(shù)據(jù)，進(jìn)行目錄檢索的建立。通過不同方式不同內(nèi)容的檢索條件，更好的幫助借月者實(shí)現(xiàn)對資料的快速有效利用。例如可以以時(shí)間為檢索條件，進(jìn)行分類管理，也可以以項(xiàng)目種類作為分類管理的依據(jù)，同樣的，也支持關(guān)鍵字檢索。這種多樣化的檢索方式，能夠有效提高工程檔案的利用效率，為工程建設(shè)提供良好的決策依據(jù)。

4.4 為檔案信息化管理提供資金支持

在信息化管理工作的建設(shè)當(dāng)中，必須要有足夠的資金才能進(jìn)行相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，智能環(huán)境搭建，以及工作人員的培訓(xùn)等等。這些也是職稱檔案信息化管理的重要組成。必要的時(shí)候還需要邀請專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)真正整個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試和日常維護(hù)，避免遭到病毒的襲擊以及日常管理工作中的不規(guī)范操作造成的損失。由此，適當(dāng)?shù)脑黾訖n案管理的資金傾斜，能夠極大地緩解在檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各種問題，變形找出最終的解決方案，完成工程檔案信息化工作的基礎(chǔ)建設(shè)。

4.5 建立健全完善的檔案信息化管理制度

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，必須建立起一套完善的信息化管理制度。確保工程檔案的管理實(shí)現(xiàn)制度化。簡而言之，就是對日常工作的行為規(guī)范，例如檔案系統(tǒng)的操作規(guī)范以及注意事項(xiàng)，并建立一定的獎(jiǎng)懲制度促進(jìn)相關(guān)工作人員進(jìn)行工作的積極性。同時(shí)，也需要建立一定的考核制度，將工作將工作人員的薪資水平和業(yè)務(wù)水平進(jìn)行掛鉤，實(shí)現(xiàn)同工不同酬依據(jù)考核資格進(jìn)行工資的分配和發(fā)放。以此來建立學(xué)習(xí)環(huán)境，促使工作人員不斷提升自我，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)工作人員之間的良性競爭。進(jìn)而保障檔案信息管理步入健康的軌道。

4.6 建立檔案資源的共享

我國正處于高速發(fā)展階段，信息技術(shù)的資源共享提升我國當(dāng)前的行業(yè)整體水平，促進(jìn)相互之間的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)交流，因此建立起一套能實(shí)現(xiàn)彼此資源共享的平臺(tái)，就變的很有必要。而信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，解決了共享過程中出現(xiàn)的各種問題，僅僅使用互聯(lián)網(wǎng)就可以使資源進(jìn)行聯(lián)合共享，通過VPN網(wǎng)絡(luò)的架設(shè)，可以很方便的通過互聯(lián)網(wǎng)訪問工程檔案管理中心的內(nèi)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的資源共享，為我國的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供必要的技術(shù)支撐。同樣的，信息化建設(shè)過程中有著非常多的先進(jìn)技術(shù)可以被使用，例如數(shù)據(jù)挖掘，利用大數(shù)據(jù)分析工程檔案中出現(xiàn)的各種問題，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)思想進(jìn)行分析行業(yè)評估。通過這些數(shù)據(jù)的采集和應(yīng)用，可以創(chuàng)造更大的數(shù)據(jù)價(jià)值，給工程技術(shù)人員提供必要的技術(shù)支撐和數(shù)據(jù)來源，促進(jìn)行業(yè)的健康平穩(wěn)發(fā)展。

5 總結(jié)

總之，在工程檔案管理過程中實(shí)施信息化技術(shù)，首先就要做到對人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)人才的思想政治教育促進(jìn)對信息化技術(shù)的理解和應(yīng)用，通過建立一定的規(guī)章制度和考核制度充分調(diào)動(dòng)人員的工作積極性。同時(shí)做紙質(zhì)檔案的電子化工作，完成其信息錄入和歸納整理。并通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行資源共享，促進(jìn)工程建設(shè)行業(yè)的健康、穩(wěn)定、有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]魏軍，董慧慧.信息化在工程資料管理中的應(yīng)用及展望[J].工程技術(shù)：全文版，2016（9）：00130-00130.

[2]王慶玲.信息化工程管理檔案管理方法研究[J].科研，2016（10）：00231-00231.

[3]朱玲.檔案管理信息化建設(shè)探究[J].工程技術(shù)：文摘版，2016（11）：00107-00107.